1. Kredietbeheer als kernfunctie
Vertrouwen op braaf betalende klanten is nooit verstandig. Voor ieder onbetaald product, moet je er twintig verkopen. Maak kredietbeheer tot een kernfunctie in je organisatie en geef klanten niet te veel speelruimte bij het betalen van rekeningen. 30 dagen is de maximale betalingstermijn. Geef korting bij tijdig betalen. Hoe sneller je jouw geld krijgt hoe stabieler de cashflow wordt en je weer nieuwe investeringen kan doen.
2. Duidelijke afspraken
Iedere ondernemer heeft moeilijke gevallen in de debiteurenadministratie. Klanten die veel tijd kosten en uiteindelijk weinig opleveren. Zorg voor duidelijke betalingsafspraken, let op probleemdossiers en maak gebruik van een ERP systeem – een registratiesysteem voor klantafspraken. En focus je op de top 20 procent van uw doelgroep. Lastige klanten zorgen zelden voor de meeste omzet.
3. Vooruitbetalen
Betalen bij afleveren is ideaal, vooraf betalen nog beter. Let wel op de regels. De wetgever heeft bepaald dat consumenten vooraf nooit meer dan 50 procent van de aankoopprijs hoeven te voldoen. Probeer die 50 procent te pakken en doe die andere vijftig volgens de standaard dertig dagen termijn.
4. Korte betalingstermijn
De concurrent volgen met uw betalingstermijn is nergens voor nodig. Wees niet bang om de in de branche geldende algemene betalingstermijn in te korten. 30 dagen is gebruikelijk. Hoe kleiner je marges, hoe korter je de betalingstermijn moet houden. Blijven bepaalde klanten notoire wanbetalers of blijven ze de betalingstermijn oprekken? Wees dan niet bang om afscheid van ze te nemen. Wat ook werkt: bereken een trage betaler eens voor wat zijn gedrag je kost. Breng eventueel een boeterente in rekening.
5. Rapporteer regelmatig
Maak een wekelijks cashflowoverzicht dat inzicht geeft in de kasstromen van uw bedrijf. Een grafiek met een lijn van de uitstaande facturen in juli zou gelijk moeten lopen met de grafiek van de ontvangen betalingen in augustus. Tenminste, als al je klanten netjes binnen dertig dagen betalen. De praktijk is vaak anders. Probeer de lijnen gelijk te houden. Een strakke boekhouding is daarbij onontbeerlijk. Leg gerust een zwartboek aan van discutabele klanten. Bestellingen op rekening laat je liggen totdat openstaande facturen van eerdere bestellingen zijn betaald.
6. Contant afrekenen
De krediettermijn afschaffen en alleen bestellen bij contant betalen kan natuurlijk ook. Een dergelijke keuze moet dan wel bij jouw branche passen. Als je een legitieme reden hebt om de klant toch dertig dagen uitstel van betaling te geven, zorg er dan voor dat je de factuur zo snel mogelijk de deur uit doet.
7. Ken de klant
Ga eens om tafel zitten met die notoire wanbetaler en vraag open en eerlijk waarom zijn betaling altijd zo lang op zich laat wachten. Vaak is er een simpele verklaring: facturen kloppen niet of bestellingen worden onvolledig geleverd. Dat is mooi, want daar kun je zelf direct iets aan doen. Doe je facturen voor grote bedragen de deur uit? Bel dan de klant en informeer of de factuur is aangekomen en of die duidelijk is. Een kleine moeite die de betaling flink blijkt te bespoedigen.
