De Olympische Spelen zijn méér dan een sportevenement. Ook wat betreft logistiek, bedrijfsvoering en ict wordt in Vancouver topsport bedreven. Een Frans-Nederlands bedrijf speelt een opvallende rol.
Op het moment dat Sven Kramer op 13 februari aanstaande in het startschot valt van zijn olympische 5.000-meterrace, zal hij zich nauwelijks bewust zijn van de indrukwekkende informatieketen die hij met het verplaatsen van zijn voet op gang brengt. Terwijl op het Omega-scorebord boven zijn hoofd de secondes worden weergegeven, komt het Commentator Information System in de tv-studio’s elders in de Richmond Oval (de locatie van de schaatswedstrijden) tot leven. Op aanraakschermen krijgen de verzamelde tv-commentatoren niet alleen de precieze rondetijden binnen, maar hebben ze een compleet overzicht van vergelijkende tijden, achtergronden van de schaatser en alles wat nodig is om de race geïnformeerd van commentaar te voorzien. Of Kramer afgaat op een persoonlijk, nationaal, olympisch of wereldrecord kunnen ze aflezen lang vóór het gejuich in het stadion opklinkt.
Aanraakscherm
Intussen is de gegevensstroom verder gereisd. Door de datakabels naar het omroepcentrum in het centrum van -Vancouver. En verder naar de satellietschotels in de bergen, voor transport naar omroepstudio’s in verre landen, waar commentatoren die geen tijd of geld hadden om naar de Olympische Winterspelen te komen, over precies zo’n aanraakscherm beschikken. En misschien alleen maar dóen of ze lijfelijk bij de wedstrijd in de Richmond Oval aanwezig zijn.
Tegelijk worden de gegevens uitgestuurd door de Internet Data Feed, waarmee websites over de hele wereld van realtime informatie worden voorzien. Als Kramer de finish passeert, moeten de wereld media binnen 0,3 seconde alle gegevens over de wedstrijd binnenhebben. Dan weet u de uitslag ook, ongeacht hoe u de wedstrijd volgt: achter de tv, via radio of internet of op het scherm van uw mobiele telefoon.
Vlekkeloos
De Olympische Spelen zijn méér dan een sportevenement. Voor een kleine groep bedrijven zijn ze de apotheose van een jarenlange voorbereiding om het evenement niet alleen vlekkeloos te laten verlopen, maar ook aantrekkelijk uit te serveren naar miljarden mediaconsumenten. Om dat mogelijk te maken is een ict-organisatie opgebouwd die vergelijkbaar is met het informatiesysteem van een multinational met 200.000 werknemers. Kort na de spelen in Vancouver, vanaf maart, wordt de infrastructuur die in ongeveer vier jaar is opgebouwd, in ¬enkele weken tijd weer compleet ontmanteld.
Decimeters dikke kabels
In downtown Vancouver aan de oever van de Burrard Inlet (de fjord die de stad in stukken verdeelt), is de backbone van deze infrastructuur bijna met het blote oog te zien. Langs de hoge bruggen over de zeearm zijn decimeters dikke glasvezelkabels aangelegd. De kabels verbinden het omroepcentrum met de skipistes en communicatiecentra in de bergen. Een computernetwerk met onder meer 6.000 pc’s, 800 servers en talloze Wifi-routers is op de verschillende sportlocaties geïnstalleerd. Verantwoordelijk voor het netwerk zijn de technologiepartners van het olympisch comité, zoals Acer (pc’s en laptops), Sun Microsystems (servers), Ricoh (printers) en Samsung (draadloos internet). Ongeveer 10.000 verslaggevers zullen gebruik maken van het netwerk, naast organisatoren en officials, de begeleiders van de 3.000 aanwezige sporters en de ongeveer 25.000 vrijwilligers – die zich onder andere zullen bezighouden met toegangspasjes uitreiken en auto’s de weg wijzen naar de parkeerplaatsen.
De spin in dit omvangrijke web is een oude bekende van de Nederlandse ict-sector. Atos Origin, het Frans–Nederlandse fusiebedrijf, is de IT-partner van Vanoc, het uitvoerend bedrijf van het Canadees olympisch comité. Daarmee heeft Atos de taak de olympische ict te integreren en, niet onbelangrijk, te beveiligen. Dat Kramers ronde-tijden op het tv-scherm verschijnen zal mede de verdienste van Atos zijn – omgekeerd: als de verkeerde tijden worden geregistreerd, gaat Atos voor schut.
Geen tweede kans
“Inderdaad, een hele verantwoordelijkheid”, zegt Magnus Alvarsson, de chief integrator van Atos Origin en verantwoordelijk voor de ict van de Spelen. “Een wedstrijd is eenmalig, je krijgt geen tweede kans. Een sporter heeft jarenlang voor die ene wedstrijd getraind. Wij mogen geen tel missen.”
De Winterspelen in Vancouver zijn niet Atos’ eerste olympische ‘kunstje’. Het bedrijf is verantwoordelijk voor de ict sinds de zomerspelen in Athene in 2004, en was er ook bij in 2006 en 2008 in respectievelijk Turijn en Peking. Onlangs is het contract verlengd: ook in 2012 (Londen), 2014 (Sochi) en 2016 (Rio) doet Atos de olympische ict.
Poolse landdag
Het is een bijzonder specialisme, vertelt Ward Chapin, de chief information officer van Vanoc. Tijdens de Spelen moeten ongeveer 3.000 ict-mensen, afkomstig van verschillende technologieleveranciers, nauw samenwerken. Veel van die mensen zien elkaar in Vancouver voor het eerst. Deze ‘Poolse landdag’ moet uiteindelijk tot een vlekkeloze registratie leiden. Voor Vancouver is de ervaring van Atos daarom erg waardevol, zegt Chapin. “Wij doen het allemaal voor het eerst, de mensen van Atos hebben het vaker gedaan. Zij zijn onze coach.”
Bij Atos is inmiddels een aparte divisie uitsluitend rond dit specialisme opgericht: de afdeling Olympic Games and -Major Events, die hoofdkantoor houdt in Barcelona. Jaren voordat een evenement plaatsvindt beginnen medewerkers van de afdeling met de projectorganisatie in de betreffende olympische stad. Terwijl (zoals in Vancouver) nog gewerkt wordt aan de nieuwe metrolijn naar het olympisch dorp, zijn mensen van Atos al bezig met het systeemontwerp en het inrichten van een testcentrum. Het aantal medewerkers van Atos groeit gestaag tot er, zoals tijdens de Spelen in Vancouver, zo’n 200 ict’ers van het bedrijf rondlopen.
Het is op het oog nét een ‘gewoon’ ict-¬project, zegt Patrick Abida, de executive vice president van Olympic Games and Major Events, maar in verschillende opzichten is het ook totaal anders dan andere grote projecten. Abida: “Omdat het een project is waarvan de deadline volledig vastligt. Bij andere ict-projecten wil de deadline nogal eens -verschuiven. Bovendien is de ‘zichtbaarheid’ enorm groot.” Eén klein foutje van Atos wordt immers waargenomen door pakweg 4 miljard mensen.
The games can go on
“De succesfactoren zijn testen en redundancy”, zegt Abida. Redundancy wil zeggen dat alle belangrijke systemen dubbel of drievoudig zijn uitgevoerd. Als apparatuur uitvalt, is er altijd een backup. Een voorbeeld is de dikke glasvezelbackbone die in dubbele uitvoering door de stad loopt, linksom en rechtsom over de beide bruggen over de Burrard Inlet. Nergens komen de kabels dichter bij elkaar dan 50 meter. Zelfs al zou er een aanslag komen op de ict-infrastructuur, the games can go on.
Waar de ict-mensen de afgelopen maanden veruit de meeste tijd in hebben gestoken, is het testen van de systemen. Abida: “In totaal is er 200.000 uur getest.” Als de Spelen begonnen zijn, is er geen ruimte voor fouten. Daarom moeten ze vooraf worden opgespoord. Medewerkers van de verschillende technologiepartners hebben onder leiding van Atos 600 scenario’s ‘nagespeeld’: scenario’s waarbij apparatuur kapot gaat of hackers proberen in te breken, zodat snel moet worden opgetreden.
Veel aandacht is er voor computerbeveiliging. Tijdens eerdere olympische evenementen kwamen 12 miljoen -beveiligingsincidenten per dag voor. Meestal ging het om onschuldige gebeurtenissen: mensen die hun inlogcode vergeten waren, losschietende computerkabels. Maar er waren ook talloze virusaanvallen en pogingen om de olympische site te hacken. “Het probleem is dat je van tevoren nooit weet of het incident onschuldig is”, zegt Magnus Alvarsson.
Zeldzaam
Het olympisch specialisme heeft Atos unieke kennis opgeleverd van de ict-regie van een groot sportevenement. Een nadeel is dat het bedrijf de kennis beperkt te gelde kan maken. Evenementen op de schaal van de Olympische Spelen zijn immers zeldzaam.
Is het een strategisch verstandige investering om kennis op te bouwen die maar eens in de twee jaar kan worden gebruikt? Patrick Abida: “Hoewel wij als sponsor worden aangemerkt van de Olympische Spelen, moet je niet vergeten dat we een commercieel contract hebben getekend. Met gezonde winstmarges. Dus in zoverre is het zeker een verstandige strategie.”
Atos maakt overigens, zoals bij dit soort contracten gebruikelijk is, niet bekend wat de kosten en opbrengsten van de olympische activiteiten zijn. Abida: “Maar er zijn ook nog andere opbrengsten. Uit de hele wereld komen bijvoorbeeld Atos-mensen tijdens de Spelen als vrijwilligers naar Vancouver. Het evenement speelt een belangrijke rol in de bedrijfscultuur. Het is bovendien een showcase voor onze klanten.”
Daarnaast, zegt Abida, is het wel degelijk een groeimarkt. “Het vorige decennium zijn er niet alleen grote internationale sportevenementen bijgekomen, de evenementen zelf worden ook steeds groter.” Atos heeft inmiddels contracten binnengesleept voor de ict van andere evenementen, zoals de eerste editie van de Youth Olympic Games, komende zomer in Singapore.
Tegen die tijd is het ict-netwerk in Vancouver alweer opgedoekt en is het aantal van 3.000 aanwezige ict’ers teruggebracht naar 10. Reizend circus Atos is verder getrokken. Onder meer naar Londen, ter voorbereiding van de Zomerspelen van 2012. Daar moet over twee jaar opnieuw een ict-infrastructuur staan waar een bedrijf van 200.000 man mee toe zou kunnen.
Ex-rekencentrum
Atos Origin is het product van de fusie van het Franse Atos met het Nederlandse Origin, het voormalige rekencentrum van Philips. Het bedrijf heeft zijn hoofdkantoor in Parijs, is genoteerd aan de Franse Euronext-beurs en heeft ongeveer 50.000 werknemers in dienst verspreid over kantoren in 40 landen. In de MT500 (bedrijven met het beste imago) stond Atos Origin in 2009 op de 60ste plaats. In de MT ICT-gids 2009 (met de beste ict-bedrijven) was Atos Origin overall winnaar.
