Een van de vele keuzes die je als ondernemer moet maken, betreft de vraag wie jouw administratie onder de hoede neemt. Geen leuk, maar wel een belangrijk onderdeel. Je zou de eerste ondernemer niet zijn die zich hierin verkijkt en daardoor op een faillissement afstevent. Doe je alles helemaal zelf, gebruik je de hulp van (online) boekhoudsoftware of schakel je een boekhouder of accountant in? Iedere optie heeft zo zijn voor- en nadelen. Ondernemer in Business zet de feiten op een rij, zodat je zelf kunt kiezen wat het beste bij je past.
Optie 1: zelf de boekhouding doen
De voordelen van zelf de boekhouding doen is dat het gratis is en je hierdoor een goed financieel inzicht in je bedrijf krijgt en houdt. We gaan er hierbij wel vanuit dat je de discipline hebt om de boekhouding minimaal één keer per maand bij te houden. Wanneer je die discipline niet hebt, kun je deze optie beter uit je hoofd zetten.
Ander nadeel van de boekhouding in eigen hand houden is dat je er vaak veel tijd mee kwijt bent, omdat het niet jouw expertise is. Om diezelfde reden is de kans groot dat je geld laat liggen, omdat je gewoonweg niet weet welke posten je allemaal bij de belastingdienst kunt opvoeren.
Optie 2: (online) boekhoudsoftware inzetten
De markt van boekhoudsoftware en vooral online boekhoudmodules is steeds uitgebreider. Alle mogelijke pakketten zijn tegenwoordig beschikbaar. Het maakt boekhouden voor ondernemers makkelijker, terwijl alles toch in eigen hand wordt gehouden. Je behoudt dus een goed financieel inzicht, terwijl je enkel de openstaande velden wekelijks of maandelijks invult.
Let wel, ook bij deze methode moet je zelf de discipline kunnen opbrengen om regelmatig de boekhouding bij te werken. Sommige systemen kun je echter wel zo instellen dat ze je een waarschuwing geven als het weer ‘tijd’ is.
Optie 3: Boekhouder inhuren
Wanneer je weet dat je jezelf niet ertoe kunt zetten om regelmatig de boekhouding te doen of er gewoon geen snars van snapt, is het niet verkeerd om je administratie bij een boekhouder neer te leggen. Het kost je wel wat geld, maar aan de andere kant bespaart het je veel tijd waarin je andere (betaalde) opdrachten kunt uitvoeren. Daarnaast is het advies meer toegespitst op jouw situatie, waardoor jij je ook niet meer hoeft te verdiepen in de nieuwste wet- en regelgeving omtrent de administratie.
Het enige gevaar van het uitbesteden van de boekhouding is dat je het financieel overzicht verliest. Blijf daarom in overleg met je boekhouder. Een keer per jaar het jaaroverzicht doorbladeren is niet voldoende. Verzeker jezelf ervan dat je begrijpt hoe het bedrijf ervoor staat, en vraag om uitleg als je bepaalde cijfers of berekeningen niet snapt.
Optie 4: Accountant inhuren
De voor- en nadelen van de boekhouding uitbesteden aan een accountant zijn vrijwel hetzelfde als die bij het inhuren van een boekhouder. Het grote verschil is echter dat een accountant meer bevoegdheden heeft. Je kunt je administratie dus nog verder uitbesteden. Werkt jouw accountant bij een groot kantoor, dan is er meestal voldoende fiscaal juridische kennis in huis om complexe vraagstukken te beantwoorden. Logisch dat aan deze expertise wel het hoogste prijskaartje hangt.
Welke optie kies je?
Hoe je jouw boekhouding vormt geeft, hangt af van jouw wensen en de grootte van je bedrijf. Bij een grote onderneming met een complexe administratie, ligt het eerder voor de hand om deze uit te besteden dan bij een eenmanszaak waar aan langdurige projecten wordt gewerkt en weinig onkosten worden gemaakt. Maar welke optie je ook kiest, zorg dat je altijd het financieel inzicht behoud. Als je het niet begrijpt, laat je het net zo lang uitleggen totdat je het wel begrijpt. Want ook al laat je een ander jouw btw-aangifte of inkomstenbelasting doen, jij krijgt de boete als er fouten worden gemaakt. En die mag je niet afschuiven.
