In beginsel moet de administratie zeven jaar lang bewaard blijven. De administratie omvat veel onderdelen: van facturen tot personeelsadministratie en van de bankafschriften tot aan alle afgesloten contracten. Dat betekent een dik pak papier dat bewaard moet worden. Zomaar alles inscannen en het origineel weggooien mag niet. Maar andersom mag je ook geen digitaal aangeleverde stukken uitprinten en het origineel deleten. Ondernemerinbusiness.nl geeft aantal tips waar je op moet letten.
Bewaartermijn is zeven jaar
De bewaartermijn gaat lopen na afloop van het boekjaar. Een factuur van 2 januari 2010 mag dus pas op 2018 vernietigd worden. Het zelfde geldt voor de loonadministratie. Let wel: bij langlopende contract, gaat de bewaartermijn pas in op het moment dat het contract niet langer van toepassing is. Heb je dus in 2007 een contract met een leverancier afgesloten dat in 2012 afloopt? Dan mag het contract pas in 2020 worden vernietigd.
Afwijkende bewaartermijnen
Voor het personeelsdossier gelden voor ieder onderdeel weer andere bewaartermijnen. Al die termijnen gaan pas in zodra de werknemer het bedrijf heeft verlaten. Vervelende bijkomstigheid is dat je sommige gegevens juist langer moét bewaren, terwijl je aan de andere kant verplicht bent om bepaalde gegevens juist eerder te vernietigen. Goed opletten dus. Andere uitzondering is informatie rondom onroerende zaken. Deze gegevens moet je op verzoek van de belastingdienst tot tien jaar terug kunnen laten zien.
Digitaal krijgen is digitaal bewaren
Hoe moet je de administratie bewaren? De belastingdienst hanteert de stelregel dat je alle gegevens bewaard in de vorm waarin je ze ontvangen hebt. Alles wat je digitaal hebt ontvangen, dien je daarom digitaal te bewaren. Krijg je bijvoorbeeld de bankafschriften niet meer per post opgestuurd? Dan mag je ze nog wel uitprinten, maar moet je ze ook te allen tijde digitaal kunnen laten zien. Extra aandachtspunt is dat digitale bankafschriften in de meeste gevallen slechts beperkte tijd beschikbaar zijn. Sla ze daarom tijdig en goed op. In de meeste gevallen kun je ze nog wel achteraf opvragen, maar daaraan zijn extra kosten verbonden.
Papieren versie scannen
Andersom gaat deze stelregel ook op: ontvang je de facturen nog gewoon per post? Dan mag je ze wel inscannen voor je eigen administratie. Maar als de belastinginspecteur op bezoek komt, moet je de originele versies kunnen aantonen. Erg dubbel is het dat de belastingdienst het inscannen van bonnen wel aanraadt, omdat de inkt vaak al verdwenen is nog voor de bewaartermijn voorbij is. De verwachting is dat op niet al te lange termijn de belastingdienst ook ingescande documenten accepteert – mits duidelijk is dat het integer en authentiek is. Maar tot nu toe houdt de belastingdienst nog vast aan haar eigen strenge regels.
Gevolgen
Heb je als ondernemer geen zin en tijd om de administratie bij te houden en te bewaren? Dan kunnen de gevolgen zuur zijn. Sowieso ben je verplicht om btw- en belastingaangifte te doen, daarvoor heb je al die papieren nodig. Komt de belastinginspecteur langs en constateert deze dat je niet aan de bewaarplicht voldoet, dan loop je – naast een door de belastingdienst opgelegde boete – het risico op een strafrechtelijke vervolging. De uitkomst is een forse geldboete of gevangenisstraf.
Meer weten over het opzetten en bijhouden van de boekhouding en administratie? Ga naar ondernemerinbusiness.nl. Een site met veel praktische informatie en stappenplannen voor de ondernemer.
