Slechte teamspirit? Modder niet door met een team waarin de ‘cover your ass’-mentaliteit heerst. Maak zaken bespreekbaar.
Het werken in een projectteam is niet altijd een feestje. Wanneer mensen van verschillende bloedgroepen met tegengestelde belangen geforceerd voor dezelfde kar worden gespannen, kan deze tijdelijke samenwerking uitmonden in ware oorlogsvoering. Met de daarmee gepaard gaande vertragingen, budgetoverschrijdingen, steeds terugkerende problemen en gebrek aan besliskracht als resultaat.
Je hoeft geen Sherlock Holmes te zijn om een dergelijke situatie te onderkennen. Ik kon dan ook de symptomen als change manager in een groot internationaal projectteam niet langer negeren. Het ‘wij’ versus ‘zij’ was niet van de lucht en het vingerwijzen tussen ‘IT’ en ‘de business’, tussen ‘Londen’ en ‘Parijs’ en tussen ‘de klant’ en ‘de consultants’ was aan de orde van de dag. Roddels over ‘het andere team’ regeerden de koffiehoek. Eigen stoepjes werden schoongeveegd, in plaats van samen te werken aan dezelfde doelen.
Cultuurveranderingsprogramma
De negatieve sfeer viel ook de projectmanager op. Samen bedachten we een plan om de ingesleten manier van samenwerken in dit geografisch verspreide projectteam aan te pakken. We waren ervan overtuigd dat een ombuiging naar een meer productieve cultuur zou leiden tot beter resultaat. Een cultuurveranderingsprogramma met de naam ‘OneTeam’ werd in het leven geroepen.
Het programma bestond uit drie fases. We organiseerden ten eerste een Management Team-bijeenkomst rondom het thema ‘High Performing Teams’. Het MT was een goede afspiegeling van de verschillende bloedgroepen in het project en moest als rolmodel gaan dienen voor de nieuwe manier van samenwerken.
Fase 1
Het doel van deze eerste sessie was om elkaar beter te leren kennen, om onderling vertrouwen op te bouwen en als MT samen de grondwet en leefregels vast te stellen voor het team. Leefregels die we niet uit een willekeurig boek over samenwerking haalden, maar zelf defineerden wat het MT een sterk gevoel van eigenaarschap en commitment gaf. Deze grondwet verspreidden we op verschillende manier op alle locaties en aan alle teamleden, van posters tot persoonlijke geheugensteunkaartjes.
Fase 2
Vervolgens kwam het tweede en moeilijkste onderdeel. Het MT moest het goede voorbeeld geven en laten zien dat we de nieuwe manier van werken echt serieus namen. De grondwet moest zichtbaar zijn in de dagelijkse manier van werken. Om dit te bewerkstelligen, begonnen alle (sub)team-meetings met vijf minuten discussie over het ‘OneTeam’-gevoel, de positieve en negatieve ervaringen. Na een opstartperiode begonnen teamleden elkaar al snel te erkennen voor een avond belangeloos doorwerken of voorbeelden als een goed of minder goed gecommuniceerde beslissing te noemen. Het had echter de grootste impact als een MT-lid iemand persoonlijk aansprak op zijn of haar gedrag, ook als dat een ander MT-lid betrof.
Fase 3
Het laatste terugkerende onderdeel van het ‘OneTeam’ programma was een halfjaarlijkse, anonieme vragenlijst. Hierin werd mensen gevraagd in hoeverre ze vonden dat het projectteam opereerde naar de regels in de grondwet. De resultaten werden vervolgens met iedereen gedeeld, en afhankelijk van de pijnpunten werden actieplannen opgesteld met de relevante teams. Gedurende de 2,5 jaar van het programma zagen we dat meer dan 80 procent van het team de vragenlijsten invulde en dat de scores telkens verder verbeterde.
Resultaten
Een aantal maanden na de start van het ‘OneTeam’-programma was de sfeer aanmerkelijk beter dan bij aanvang. Teamleden voelden zich gewaardeerd om hun bijdrage en werkten daarom veel beter samen. De negatieve sfeer had plaatsgemaakt voor een manier van werken waarin risico’s in een vroeg stadium werden aangekaart en opgepakt. Met positieve projectresultaten tot gevolg. Nog jaren later noemen teamleden uit alle gelederen dit project als één van hun beste ervaringen. Het ‘OneTeam’-concept is nadien nog vaak gekopieerd om andere projecten met gelijksoortige problemen terug op koers te brengen. Blijf dus niet doormodderen met een team waarin de ‘cover your ass’-mentaliteit heerst. Maar maak het bespreekbaar. Dit komt niet alleen de teamspirit, maar ook het eindresultaat ten goede.
