Zo komt je boodschap écht aan

Hoe bereik je grote groepen mensen? Veranderexpert Inge Oosterhuis over de kracht van creatieve communicatie.

Daar stond hij dan: mijn harp. Hij is klein genoeg om hem alleen te dragen, maar het bleek toch wel een gedoe om hem in en uit de lift te tillen, de hoes eraf te halen en de poten erin te schroeven. Tijdens mijn presentatie stond hij in de hoek van de zaal en dat wekte de nodige nieuwsgierigheid. Gedurende de introductie, de uitleg over de projectaanpak en de slides waarop de planning uit de doeken werd gedaan, keken de aanwezige managers er af en toe steels naar. Toen ik tijdens het gedeelte over verandermanagement een analogie maakte met een orkest en daarbij af en toe naar de harp verwees, knikten de toehoorders begrijpend. Daarom had ze dat instrument meegenomen! Maar waarom had ik niet gewoon een foto van een harp in de presentatie opgenomen? Waarom al die moeite?

Impact

Het antwoord op die vraag heeft te maken met de impact van mijn communicatie. Door mijn eigen harp fysiek mee te nemen en die tijdens het verhaal kort te bespelen, zijn mensen verrast en trek ik hen tijdelijk uit hun ‘toehoorders-coma’. De verschillende visuele en auditieve prikkels stellen de aanwezigen op veel verschillende manieren in staat verbanden met hun eigen ervaring te leggen. Dat helpt om dit stukje over changemanagement en communicatie langer te onthouden. Op deze manier weet ik zeker dat men over een week, een maand en over een half jaar zich in ieder geval iets herinnert van ‘die vrouw met die harp over communicatie’, terwijl de rest van de sessie al in een zwart gat verdwenen is.

Aandacht krijgen en houden

Als gevolg van de overload aan professionele presentaties, e-mails van de baas en projectnieuwsbrieven is het steeds lastiger de aandacht te krijgen en te houden. Om ervoor te zorgen dat je boodschap echt aan komt, is het dus zaak creatiever te worden in je projectcommunicatie. Helaas zijn variaties op het meebrengen van de harp geen panacee, omdat het onmogelijk is alle communicatie op kleinschalige, persoonlijke manier vorm te geven. Verander- en communicatieteams staan daarom voor de schone taak telkens te bedenken hoe ze de informatie zo kunnen verpakken dat ze grote groepen van hun collega’s effectief bereiken.

Maatwerk

Een succesnummer bij een project dat met name afdelingen in grote fabrieken raakte, was het aanbieden van informatie op place-mats die precies op de dienbladen in de kantine pasten. Ook mensen die zelf brood meenamen, aten wel een kop soep of kroket en bleken de updates bij te houden.

In een ander project, waar meer inhoudelijke informatie verspreid moest worden, bleken erg low-tech filmpjes van topmanagers, gewoon gemaakt met een iPhone, grappig genoeg bijzonder goed gewaardeerd te worden. Juist omdat normaliter alle teksten bij deze grote multinational tot in de puntjes voorbereid werden, kwamen deze wat wazigere opnames inclusief versprekingen veel authentieker en geloofwaardiger over.

Een andere hit was de instructiefilm over een nieuw ingevoerd proces, waarbij de vicepresident zelf het proces uitlegde. Tegen een Flintstones-achtige achtergrond werd getekend weergegeven wat hij vertelde. Dat de normaliter bloedserieuze VP meedeed in een filmpje met cartoon-elementen verraste de medewerkers en het filmpje werd dan ook door iedereen gretig bekeken en gedeeld.

'Telestrations'

De laatste twee voorbeelden laten zien dat de standaard ‘glossy’ filmpjes wel op hun retour zijn. Een trend die daar op inspeelt, is die van de ‘telestrations’, waar als visuele ondersteuning van een serieus verhaal een tekenaar simpele en heldere lijnen mee tekent. Mooie voorbeelden (met interessante onderwerpen!) hiervan staan op RSA-animate.

Zorg dat jouw projectcommunicatie niet verzandt in ‘hoe het altijd gedaan wordt’. Jij leest zelf toch ook die honderdste goedbedoelde e-mail niet meer? De aandacht van je medewerkers moet je verdienen.

Prikkel dus het communicatieteam, vraag om iets anders, iets unieks, iets wat de aandacht grijpt en de boodschap van je project recht doet.

Meer blogs van Inge Oosterhuis over verandermanagement:

• Wie is de baas van je project?
  
• De 5 fases bij verandertrajecten
  
• 5 verschuivingen in change management in 2013
  
• Change management voor dummies