Welke teambuildingactiviteit gebruik je wanneer? Vier soorten vragen en drie verschillende categorieën om rekening mee te houden.
Het afdelingshoofd van een team dat verdeeld is over verschillende locaties wilde iedereen samenbrengen voor een gezamenlijke kick-off van het nieuwe jaar. Jaap kreeg als vrijwilliger uit het team de schone taak de agenda voor deze dag in te vullen. Hoewel het inhoudelijke onderdeel van de samenkomst vrij snel vorm kreeg, had Jaap ook de opdracht gekregen ‘iets te doen aan teambuilding’. Dat laatste leverde behoorlijk wat stress op de afdeling.
Geschikt voor heterogene afdeling
Voor het ‘fun-onderdeel’ van de bijeenkomst presenteerde Jaap zijn baas twee opties: paintballen en karten. Twee dames die dit in de wandelgangen vernamen, lieten subtiel weten in beide gevallen af te haken. Niet hun ‘piece of cake’. Een wat oudere collega met last van zijn rug meldde zich bij voorbaat ook al af. Het afdelingshoofd vroeg mij vervolgens om raad. Welk teambuildingevenement is geschikt voor een heterogene afdeling?
Beantwoord deze vragen
Om een goede keuze te maken, kun je een aantal vragen beantwoorden:
- Hoe groot is de groep?
- Hoe goed kennen de mensen elkaar? Alleen van naam, van gezicht of zelfs van de verhalen over de schoonmoeder?
- Wat is het doel van de teambuildingsessie? Zijn er problemen in de samenwerking, moeten mensen in de toekomst meer met elkaar samenwerken?
- Op welke plek in de agenda komt deze teambuildingactiviteit? Aan het einde van een dag tjokvol met inhoud en taaie discussies, of op een moment dat mensen nog enige inspanning kunnen leveren?
Drie categorieën
Daarnaast zijn teambuildingactiviteiten grofweg in te delen in drie categorieën:
A. Focus op groepsdynamiek
Door middel van modellen, zoals bijvoorbeeld Belbin of Social Styles Myers-Briggs (MBTI), kun je als groep elkaar op een andere manier leren kennen en inzicht krijgen in de sterke en zwakke punten van de groep. Andere methoden zijn spelvormen waarbij teams in een race tegen de klok bijvoorbeeld een eiffeltoren moeten maken van tandenstokers. Hier worden de rollen die mensen nemen in het team of het belang van goed communiceren uitgelegd. Deze categorie is met name nuttig als mensen elkaar nog niet zo goed kennen, maar wel intensief moeten samenwerken.
B. Focus op inhoud
Een andere benadering is het opzetten van een teamactiviteit rondom het oplossen van een concreet probleem (hoe kunnen we de kwaliteitsproblemen aanpakken?) of het bepalen van een toekomstvisie (wat is het artikel dat over drie jaar over ons bedrijf in Management Team verschijnt?). Deel mensen in groepen in met collega’s die ze nog niet zo goed kennen en laat ze samen de vraag beantwoorden. Vervolgens moet het antwoord plenair op creatieve wijze of in de vorm van een ‘Dragons Den’ aan elkaar terug worden gepresenteerd. Deze activiteit is effectief bij groepen van 10 – 100 personen.
C. Focus op ontspanning
Wanneer er al veel inhoud besproken is tijdens een dag, kan het ook goed zijn de vergaderzaal te verlaten. De deelnemers kunnen elkaar dan in een meer informele sfeer beter leren kennen. Hier komen het type activiteit paintballen of karten om de hoek kijken. Maar ook een gps-speurtocht door de stad, het samen koken of samen een promotiefilm maken zijn mogelijkheden. Deze activiteit werkt goed met groepen van allerlei formaat, maar is lastiger in te zetten wanneer de ambitie is om concrete doelstellingen te behalen.
Het genoemde geval
In het genoemde geval bestond de groep uit 40 personen. Op iedere locatie kennen mensen elkaar erg goed, daartussen alleen van naam en van werkgerelateerde telefoongesprekken. De plannen voor het nieuwe jaar omvatten onder andere de intentie om minder gespecialiseerd te gaan werken en meer werkgroepen te vormen over de locaties heen. Dit met als doel de flexibiliteit te bevorderen en elkaars expertise beter te benutten. De teambuildingactiviteit stond ingepland vanaf drie uur en mocht, inclusief vervoer, tot het diner duren. Na het diner zou het hoofd van de afdeling de meeting afsluiten.
Vijf ideeën generen
Uiteindelijk viel de keuze op een variatie van categorie B. De teams werd gevraagd elk vijf ideeën te generen om de samenwerking tussen de verschillende afdelingen te verbeteren. Deze ideeën moesten ze zo creatief mogelijk uitbeelden en filmen met hun PDA. Vlak voor de borrel kwam iedereen terug en werden in een grote zaal onder grote hilariteit de filmpjes bekeken en uiteindelijk de ‘Oscars’ uitgereikt. Het afdelingshoofd keek tevreden terug op de gehele kickoff. Voor deze groep en voor dit moment bleek een inhoudelijke groepsactiviteit een uitstekende keuze voor een nadere kennismaking. Maak dus een bewuste afweging over het doel en bijpassende vorm van een teambuildingactiviteit. Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden.
Beeld via Flickr.
