Hoe verander je de loop van een olifantenpaadje?

Het kost 3 maanden om een ingesleten gewoonte te veranderen. Kleine, dagelijkse opdrachten werken hiervoor het best.

Wat wil je eigenlijk veranderen als verandermanager? Toen ik deze vraag stelde aan een groep change managers kreeg ik antwoorden variërend van: ‘Ik wil de organisatie verder centraliseren’ en ‘de processen simplificeren en standaardiseren’ tot ‘de afdelingen beter laten samenwerken’. Allemaal begrijpelijke doelen, maar geen van deze antwoorden raakt volgens mij de kern waar het in verandermanagement om gaat. Een proces an sich is namelijk niets meer dan een reeks afspraken. Het zijn de acties (of het gebrek eraan) van mensen die de processtappen uitvoeren, wat uiteindelijk een concreet tastbaar resultaat oplevert.

Uitgesleten paadje

De crux van verandermanagement betreft dus uiteindelijk altijd het veranderen van menselijk gedrag. Hierin ligt meteen ook de complexiteit. Het is geen eenvoudige taak om gedrag te veranderen. Of het nu strookt met de officieel gedocumenteerde werkprocessen of niet, je bent eraan gewend om iets op een bepaalde manier te doen. Het levert uit ervaring het beste resultaat. Het is het uitgesleten paadje in het gras dat een betere route aangeeft dan de geplaveide weg eromheen. Hoe verander je de loop van zo’n uitgesleten paadje?

Hulpmiddelen

De traditionele gereedschapskist van de change manager bevat verschillende hulpmiddelen om buiten de gebaande paden te treden:

• Communicatie: uitleggen waarom het volgen van de nieuwe geplaveide weg belangrijk is en vertellen wat de juiste route is;

• Training: samen leren hoe de geplaveide weg te bewandelen;

• Voorbeeldgedrag: de baas elke dag over het geplaveide pad sturen;

• Change agents: collega’s het goede voorbeeld laten geven;

• Metingen: scoreborden die aantonen hoeveel mensen vandaag over de nieuwe weg zijn gelopen;

• Beloning: een incentive geven aan mensen die over het pad lopen

• Succesverhalen: berichten in de nieuwsbrief over tevreden mensen wiens schoenen een stuk schoner blijven dankzij de geplaveide weg.

Minstens drie maanden

Het zijn stuk voor stuk handige hulpmiddelen. Toch is het niet onwaarschijnlijk dat, nadat in het begin de nieuwe weg intensiever wordt gebruikt, mensen snel terugvallen in hun oude gedrag. Zeker als de aandacht op iets anders gevestigd is, of de factor stress om de hoek komt kijken. Het nieuwe gedrag kan alleen een nieuwe gewoonte worden, als we er lang genoeg mee oefenen. Maar hoe lang is lang genoeg? De meningen daarover verschillen, maar het ligt ergens tussen de 1 en 3 maanden. Probeer daarom mensen zodanig te stimuleren dat ze minstens drie maanden de geplaveide route nemen. De kans is dan groot dat het uitgesleten paadje ook mentaal overwoekerd is geraakt en de nieuwe gewoonte vaste routine is geworden.

Praktijkvoorbeeld: Uno

Een goed voorbeeld van deze toepassing is verandertraject Uno. Het doel van dit traject betrof een betere samenwerking over de silo’s van de bedrijfsafdelingen heen. Om de gedragsverandering te bereiken werden drie aanvullende componenten toegevoegd aan de meer traditionele change management-technieken:

1. Concrete verwachtingen

Allereerst werd de gewenste, nieuwe manier van werken vertaald in concrete verwachtingen. De uitspraak ‘De regio’s gaan intensiever samenwerken’ werd bijvoorbeeld vertaald in het meer concrete ‘Tijdens de maandelijkse vergadering van regio-Zuid neemt een afgevaardigde van de andere regio deel om ideeën te evalueren en te delen in regio-Noord’.

2. Persoonlijk veranderplan

Na deze concrete verwachtingen te hebben uitgesproken werd de medewerkers gevraagd op basis hiervan  een persoonlijk veranderplan te maken. Daarin moesten ze drie tot vijf persoonlijke gedragsveranderingen aangeven waaraan ze zich zouden committeren. Bijvoorbeeld ‘ik coach ook altijd iemand uit een andere regio’, of ‘ik doe mee aan minimaal één cross-regio-initiatief’.

3. De 30-dagen-uitdaging

Na deze stap werd ten slotte op het ‘go live’ -moment een ‘30-dagen-uitdaging’ gestart. Deze uitdaging bestond uit 30 verschillende micro-opdrachten, één opdracht per dag, die het nieuwe gewenste gedrag versterkten. Deze opdrachten werden door de verantwoordelijke manager uitgestuurd via sociale media. Het was daarbij de bedoeling dat de werknemers allemaal deelnamen en ook terugkoppeling gaven over het resultaat van de micro-opdracht. Voorbeelden van de micro-opdrachten: ‘complimenteer iemand vandaag die je in de Uno-spirit ziet samenwerken’, en ‘vraag iemand uit een andere regio om feedback bij een huidig project.’
De reacties van de medewerkers waren overweldigend positief. De micro-opdrachten kostten weinig tijd en hielpen bij het inslijten van de nieuwe manier van samenwerken. De inzet van social media zorgde voor een positieve buzz omdat mensen continu feedback zagen van collega’s die allemaal bezig waren met dezelfde opdracht. Natuurlijk stopt het veranderingstraject hier niet. Een volgende 30-dagen-uitdaging moet verderop in het traject de nieuwe routine nogmaals ondersteunen. Maar de vertaling naar concreet ander gedrag, en het ondersteunen hiervan gedurende een langere periode, maakt dat de verandering veel sneller en beter beklijft en het gewenste resultaat eerder wordt behaald.

Focus op gedrag

Hoe verloopt jouw huidige verandertraject? Krijgt de benodigde gedragsverandering voldoende aandacht om de loop van het uitgesleten pad om te buigen naar nieuwe wegen? Met de focus op gedrag zit je zeker op de goede weg!

Beeld via Flickr