Wie wil dat nieuwe projecten effectief en snel worden omarmd, moet activiteiten door een 'veranderbril' bekijken.
Bij complexe transformatieprogramma’s zorgt het ‘harkje’ van het projectorganogram er vaak voor dat changemanagement een aparte werkstroom wordt. Het leidt tot de verkeerde conclusie dat changemanagement een aparte wereld is, eentje met eigen activiteiten en eentje die niets te maken heeft met de andere onderdelen van het project. En hoewel er veel hardcore activiteiten zijn, zoals communicatie, zijn vrijwel alle activiteiten door een ‘veranderbril’ te bekijken. Zo neemt de acceptatie bij de ontvangende organisatie toe en komt de klap van de verandering minder hard aan.
Drie voorbeelden van typische projectactiviteiten die – bekeken door de verandermanagementbril – nog effectiever zijn:
- Ontwerpen van de nieuwe manier van werken
Aan het begin van elk veranderproject moet eerst tijd worden besteed aan het ontwerpen van de toekomst. Wat zijn onze doelen? Hoe gaan de nieuwe processen eruit zien? Hoe gaan we de organisatie inrichten? Deze ontwerpfase is erg belangrijk, omdat het de basis legt voor de omvang van de verandering. De meeste projectorganisaties voeren deze fase uit door een klein groepje experts samen te brengen met een klein groepje vertegenwoordigers van de belangrijkste afdelingen. In een afgesloten ruimte worden de nieuwe processen op papier gezet die de stuurgroep dient af te tekenen. Wat zonde! Hoe meer mensen van de organisatie hierbij betrokken zijn, hoe beter. Dat legt al vroeg de fundamenten voor het begrip en enthousiasme voor de transitie. En natuurlijk is het niet praktisch om met 300 man een nieuwe manier van werken te ontwerpen. Maar je kunt de vertegenwoordigers wel stimuleren en faciliteren om gedurende het denkproces regelmatig te overleggen met collega’s om ze realtime te betrekken bij beslissingen.
- Testen van de nieuwe IT-oplossing
Bij verandertrajecten waar ook een IT-systeem (her)ontworpen wordt, is een van de vaste activiteiten de zogenaamde ‘gebruikersacceptatietest’. Hier testen eindgebruikers of het nieuwe systeem inderdaad doet wat het zou moeten doen, door van tevoren door afgesproken ‘testscripts’ heen te lopen. Ook deze activiteit gebeurt vaak in klein comité en achter gesloten deuren. En dat terwijl deze activiteit een belangrijke mijlpaal in het project betekent: de gebruikersorganisatie bevestigt officieel dat het systeem werkt! Geef deze testfase daarom een veel prominenter plaats in de communicatie. Laat mensen van alle locaties virtueel meekijken met het testen, zet ook een aantal ‘negatieve’ testers in, interview de medewerkers over hun ervaringen en publiceer die video’s op het internet. Laat ten slotte de projectsponsor aan het einde van de testperiode formeel een acceptatiedocument ondertekenen. Dit levert uiteindelijk de duidelijke boodschap op dat, ondanks de onvermijdelijke problemen die de verandering met zich meebrengt, het niet allemáál de schuld is van dat nieuwe IT-systeem.
- Selecteren van pilots
Wanneer een drastische verandering op stapel staat, is het uitvoeren van één of twee ‘pilots’ een veel gebruikte aanpak. Deze pilots hebben tot doel om te testen hoe de verandering het best kan landen, en of er nog kritische dingen missen of anders moeten. Een aantal criteria bepalen de aard van de pilots. De kleinste groep mensen om zo min mogelijk ‘schade te lijden’ als het niet goed gaat; de meest complexe regio zodat alle eisen goed getest worden; de locatie van het hoofdkantoor want dat is lekker dicht bij huis of bijvoorbeeld de locatie waar het huidige IT-systeem op omvallen staat. Vanuit het perspectief van verandermanagement is een van de belangrijkste elementen van de pilot het succes ervan. Als in ieder geval één van de pilots goede resultaten levert, kan dat gebruikt worden in de communicatie naar de volgende groepen. Daarom is het verstandig ook andere aspecten mee te laten wegen in de keuze voor een pilotomgeving. Waar zitten de grootste sponsoren van de verandering die enthousiast en positief zijn? Waar is de wetgeving rondom ondernemingsraden niet te streng om extra risico’s en vertraging te voorkomen? Waar is de grootste verbetering voor de werknemers te verwachten als gevolg van de verandering? Weeg deze overwegingen even zwaar mee als de meer technische of logistieke parameters om een goede pilotkeuze te maken.
Succes gegarandeerd
De inhoud van de projectactiviteiten, het ‘wat’, wordt vaak gedicteerd door de projectmanagementaanpak. Maar de manier waarop activiteiten worden uitgevoerd, ligt helemaal open. Door verandermanagement te betrekken bij het ‘hoe’ van de activiteiten, sla je twee vliegen in een klap. Voortgang rond bijvoorbeeld de proces- of datawerkzaamheden, én toename van de acceptatie en betrokkenheid van de organisatie. Bekijk alle projectactiviteiten eens door de verandermanagementbril: succes gegarandeerd.
Beeld via Flickr door Evil Erin
