Waarom tijdsdruk juist zorgt voor kwaliteit – tenminste: als je het slim aanpakt

Weet je wat het is met software? Het kan áltijd ietsje beter. Zeker voor een perfectionistische productontwikkelaar. Als je niet oppast, ga je aan de slag en blijf je aan de slag. Steeds iets mooier, steeds iets sneller. Maar het eind komt niet in zicht. En daar hebben klanten natuurlijk helemaal niks aan.

Vandaar dat wij altijd een deadline zetten op nieuwe functionaliteiten in ons product. Ieder jaar in juni – met onze klantendagen – moeten ze af zijn. Punt. En het lukt altijd.

Houd vergaderingen kort

Tijdsdruk is voor mij een bepaler van kwaliteit. Als iets eindeloos mag duren, wordt het er niet beter en vooral niet leuker van. Dat geldt ook voor overleggen. Het liefst nemen we besluiten in zo kort mogelijke tijd. Ook als het om grote bedragen of impactvolle veranderingen gaat.

Als je minder tijd hebt, dwing je jezelf je argumenten goed te ordenen en om tot de kern te komen. Dat draagt bij aan het niveau. Van langer praten, wordt je besluit misschien meer weloverwogen, maar niet per se beter.

Lees ook: 10 vergadertips waarmee je nooit meer in een ‘verticale coma’ belandt

Voordat je denkt dat wij als een kip zonder kop besluiten afhameren: het vraagt wel wat om onder tijdsdruk goede beslissingen te nemen. Allereerst een degelijke voorbereiding. Je moet je niet ter plekke nog hoeven inlezen.

Daarnaast kan het alleen met mensen die je vertrouwt (wantrouwen kost tijd), die hun moraliteit op orde hebben (daar gaat de kwaliteit sowieso van omhoog), én die een beetje lenig van geest zijn. Het is immers belangrijk dat je een kwestie in sneltreinvaart van alle kanten bekijkt (lees vooral dit boek van filosoof Lammert Kamphuis als je daar meer over wilt weten).

Wees zuinig met deadlines

Hoe kort is kort vergaderen dan? Nou, in ieder geval korter dan comfortabel is. We voelen allemaal wel dat tien uur praten over verlofdagen te veel is. Maar een uur zou wel lekker zijn. En lekker, dát is precies niet de bedoeling. Kort het in tot een tijdspanne die net even ongemakkelijk is.

Zelfopgelegde deadlines werken, blijkt ook uit onderzoek van Klaus Wertenbroch en Dan Ariely. Het uitstelgedrag wordt minder en de prestaties gaan omhoog. Tegelijkertijd moet je er wat mij betreft wel zuinig mee zijn. Ze mogen nooit een trucje zijn om stress in de organisatie te pompen.

Het gaat erom dat je zeker weet dat iets wat je echt belangrijk vindt, ook echt gedaan wordt. En die kans wordt flink groter als je de deadline niet alleen voor jezelf stelt, maar ook deelt met anderen. En liever nog: als je voorbereidingen treft voor het feestelijke moment suprême.

De clowns en het springkasteel

Iedereen kent in zijn woonplaats wel een voorbeeld van een straat of brug die op de schop gaat. Er komen grote gele borden met: ‘afgesloten tot dan en dan’. En we weten allemaal: die datum gaan ze niet halen.

Stel je nu voor dat de gemeente vast een springkasteel, clowns en de fanfare bestelt voor de geplande einddatum. Én dat ze alle basisschoolklassen en de regionale omroep uitnodigt. Knappe jongen die dan nog een week te lang met zijn shovel aan de slag is.

Zoiets hebben wij ieder jaar met de klantendagen waar ik het net over had: AFAS Open. We plannen de data en nodigen een paar duizend klanten uit voor de presentatie van nieuwe functionaliteiten en voor een te gekke dag. Dan moet je wel, en het moet nog goed ook. En elk jaar lukt dat weer. Magisch gewoon.

Lees ook deze columns van Bas van der Veldt:

• Naam vergeten van een collega? Dit is de beste tactiek
• Waarom je prima zonder juridische afdeling kunt (en wilt)
• Persoonlijk leiderschap is ook: jezelf steeds ontwikkelen