Onboarding draait om meer dan een inwerkplan en werkende laptop

Eindelijk heb je die vacature ingevuld waar maandenlang niemand voor te vinden was. Eindelijk kunnen je medewerkers ontlast worden met een nieuwe collega, want de werkdruk was eigenlijk veel te hoog. Nu is dat eindelijk opgelost… Maar dat betekent niet dat je al ‘klaar’ bent.

Zorg dat je je nieuwe medewerker niet meteen in het diepe gooit. Want een nieuwe medewerker betekent niet meteen een betrokken en ingewerkte collega. Niet voor niets overweeg 60 procent (!) van de mensen hun kersverse werkgever na een maand alweer te verlaten. Hoe kan dat?

Goede onboarding is een absolute must

Nieuwe mensen vinden en een contract aanbieden is één ding, mensen daadwerkelijk behouden is iets anders. Goede onboarding speelt daarbij een belangrijke rol.

80 procent van de medewerkers die positief is over hun onboarding-ervaring voelt zich daardoor langdurig sterk betrokken. Daardoor wordt vroegtijdig ongewenst vertrek voorkomen. Een must in deze tijd waar bedrijven schreeuwen om personeel. Want het heeft geen zin om medewerkers te werven wanneer je ze vervolgens weer snel verliest.

Toch hebben veel bedrijven hun onboarding niet op orde. Dat gaat verder dan allerlei handleidingen en procedures die nieuwe werknemers zich eigen moeten maken.

Thuisgevoel creëren

Onboarding is meer dan de laptop gereedmaken, het inwerkplan voor de eerste week uit de doeken doen of uitleggen over hoe je documenten opslaat in de cloud.

Het inwerkplan is absoluut een onderdeel van onboarding, maar het gaat verder dan dat

Met onboarding bereid je een nieuwe medewerker voor op zijn nieuwe rol. Je bereidt hem of haar voor op de nieuwe werkomgeving. Met alle positieve én minder positieve zaken die diegene kan en gaat tegenkomen. Je geeft de middelen, kennis en het sociale netwerk om snel een productief en betrokken onderdeel te worden van de organisatie.

Het gaat erom dat mensen zich zo snel mogelijk thuis voelen binnen hun rol en werkomgeving. Zich onderdeel voelen van het team. Vanuit de juiste wederzijdse verwachtingen. En dat duidelijk is wat mensen nodig hebben om goed tot hun recht te komen binnen hun werk. Dát is waar een goede onboarding om draait.

Onboarding start al bij werving en selectie

Het woord ‘onboarding’ wordt nogal eens kritisch onder de loep genomen. Het is toch ‘gewoon’ een inwerkplan? Nee, dat is het dus niet. Het inwerkplan is absoluut een onderdeel van onboarding, maar het gaat verder dan dat.

Het gaat erover dat mensen vanuit de juiste verwachtingen met hun nieuwe baan starten in een, voor hen, nieuwe werkomgeving. Die verwachtingen worden al geschetst en gecreëerd in de wervings- en selectiefase, want daar start je met het geven van informatie over hoe de rol eruitziet waarvoor de kandidaat op gesprek komt en over de omgeving waarin die persoon zou komen te werken.

Dat geldt ook andersom. Weet wat je van je nieuwe medewerker kunt verwachten. Die wederzijds verwachtingen aan de voorkant zijn cruciaal.

Uiteindelijk gaat het erom dat de verwachtingen die je aan het begin hebt geschetst, tijdens die wervings- en selectiefase, uitkomen als de kandidaat het contract heeft getekend en als nieuwe medewerker start.

Het inwerktraject

Daarnaast is een gedegen inwerktraject een belangrijk onderdeel van een goede onboarding. Het inwerktraject zorgt voor de ervaringen en bepaalt hoe mensen het beleven. Hoe je dit inwerktraject vormgeeft, is zeer bepalend. Hoe beter dit wordt gedaan, hoe positiever de ervaring van de nieuwe medewerker zal zijn.

In feite gaat onboarding namelijk over beleving. En die beleving probeer je als werkgever zo positief mogelijk te laten zijn door middel van een goed wervings- en selectietraject én een onboardingplan, waar het inwerktraject een onderdeel van is.

Goede onboarding kost tijd

Goede onboarding kost tijd en aandacht. Te vaak wordt het als een last gezien, in plaats van een noodzakelijke investering die zich gauw genoeg terugverdiend. Kortetermijndenken overheerst.

Ik hoor vaak opmerkingen als ‘we hebben al zo lang moeten wachten op een nieuwe collega, voor inwerken hebben we echt geen tijd’ en ‘we hebben niet verteld tijdens de sollicitatieprocedure dat zijn manager en directe collega ontslag hebben genomen, dat zal wel goed komen’ of ‘we hebben toch geen inwerkplan gemaakt, want zij heeft zo veel ervaring, dat zal wel niet nodig zijn’.

Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker kennis heeft van de visie, de waarden en de doelen van de organisatie

Allemaal aannames en onduidelijke verwachtingen die vanaf de eerste dag de kans vergroten dat de nieuwe medewerker voor onaangename verrassingen komt te staan, aan het twijfelen slaat en weer vertrekt. Dat heeft grote gevolgen, zeker wanneer je veel medewerkers verliest door een slechte onboarding en de werkdruk toeneemt voor collega’s.

Het is daarom essentieel om een nieuwe medewerker te helpen landen in zijn rol en zijn plek te vinden. Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker kennis heeft van de visie, de waarden en de doelen van de organisatie. Zorg dat hij weet hoe hij vanuit zijn rol daaraan kan bijdragen en weet wat het vraagt vanuit leiderschap om de nieuwe medewerker daarin goed te begeleiden.

Goede onboarding staat of valt met leiderschap

Een goede onboarding vraagt om goed leiderschap. Want het zijn jouw medewerkers, die jij nodig hebt om succesvol te kunnen zijn. Dus jij als ondernemer of leidinggevende van het team hebt hier een belangrijke rol in. Het staat of valt met hoe aan dit hele proces leiding wordt gegeven, hoe de uitvoering wordt gedaan.

Stel een goed onboardinsgplan op voor de eerste 90 dagen:

• Betrek daar de hr-afdeling en de juiste collega’s bij, waarbij ieder zijn rol neemt;
• Neem mensen aan vanuit de juiste (wederzijdse) verwachtingen. Beloof geen dingen aan elkaar die niet waargemaakt kunnen worden;
• Evalueer de eerste weken dagelijks en later wekelijks. Hoe nauwer je in contact staat met elkaar, hoe beter je samen kunt schakelen wanneer zaken niet goed lopen;
• Kijk naar wat goed gaat en wat minder goed gaat met elkaar. Stel vragen en doe geen aannames. Want dat kan voor onaangename verrassingen zorgen.

Investeer dus tijd en moeite in een goede onboarding. Eenmaal goed op orde, dan heb je het zo terugverdiend. Doe je dat niet, kom je van een koude kermis thuis en beland je in een vicieuze (verloop)cirkel.

Lees meer columns van Kirsten de Roo:

• Goede werknemers vertrekken? Jouw leiderschap geeft de doorslag
• De beste kandidaat voor een functie is zelden degene met het sterkste cv
• Krappe arbeidsmarkt? Soms is een personeelstekort je eigen schuld