‘Het gaat wel hard hè, met die nieuwe collega’s’, zeiden financieel directeur Arnold en ik in februari vorig jaar tegen elkaar. We waren voor het tweede jaar op rij met meer dan honderd medewerkers gegroeid. En alleen al in februari stelden we twintig nieuwe medewerkers voor in ons maandelijkse Cultuurcafé.
Natuurlijk waren daar goede redenen voor. Zo hebben we een nieuw pand – met theater – dat acht keer zo groot is als het oude. Dat betekent nogal wat voor bijvoorbeeld schoonmaak, facilitair en beveiliging. Maar we zagen ook groei in de breedte, op alle afdelingen. Allemaal in de categorie: hier kunnen we nog wel iemand gebruiken, en hier ook, en hier ook.
Allergisch voor stroop
Financieel gaat het allemaal fantastisch. Geen vuiltje aan de lucht, zou je dus zeggen. Maar die groei wíllen we helemaal niet. Wij zijn de club van leuker en beter ondernemen. We hebben een allergie voor alles wat log en stroperig is. ‘Hoe groter, hoe kloter’, zeggen we vaak tegen elkaar. En dat is niet voor niks. Hoe groter de organisatie, hoe moeilijker het is om slimmer te werken en om te innoveren.
In De Prooi kon je al lezen dat het ABN Amro in tien jaar tijd niet lukte om wezenlijke veranderingen door te voeren. En onlangs bleek nog uit onderzoek van PWC dat de productiviteit bij uitvoeringsorganisaties van de overheid met gemiddeld 9 procent afgenomen is, terwijl het personeelsbestand alleen maar toenam.
Nu dreigden wij zelf verdikkie ook zo’n mammoettanker te worden.
Duidelijke taal
Na ons gesprek zeiden Arnold en ik tegen de andere directieleden: ‘Er moet een rem op de groei, dan kunnen we beter automatiseren en innoveren, en houden we onze unieke cultuur beter vast.’ Nou, daar was iedereen het hartgrondig mee eens.
Maar in het najaar bleek er nog niet echt iets veranderd. Want ja, hier was nog iemand nodig, en daar eigenlijk ook.
Achteraf denk ik dat we er niet duidelijk genoeg met elkaar over gesproken hebben. We hadden het over ‘rem op de groei’. Als je dan de helft minder mensen aanneemt, heb je het goed gedaan. Maar je groeit nog steeds, en onder de streep best hard ook. In februari 2023 stond de teller boven de 700 medewerkers.
Tijd dus voor een meer rigoureuze aanpak. Ik deelde in het Cultuurcafé met alle medewerkers dat we geen nieuwe mensen meer gingen aannemen. Nul, noppes, nada. Uiteindelijk betekent dat natuurlijk ook dat we een beetje gaan krimpen. Er gaan immers altijd mensen weg. Dat is geen doel op zich (bij ons heeft nog nooit iemand verplicht het bedrijf verlaten vanwege de formatie), maar we vinden het ook niet erg.
Creativiteit vanuit krapte
Op mijn verhaal in het Cultuurcafé kwamen twee soorten reacties. De eerste was enthousiast: ‘Wat fijn dat AFAS AFAS blijft’. De tweede was bezorgd: ‘Maar ik heb het al zo druk.’
Dat begrijpen we, het is ook zeker niet onze bedoeling dat mensen te hard moeten werken, we willen vooral slímmer werken. En creativiteit en innovatie ontstaan gemakkelijker vanuit krapte. Daarmee helpen we collega’s graag.
We hebben daarvoor een eenvoudig modelletje, waarmee we samen met medewerkers aan de slag gaan. Knijpt het qua drukte? Dan vraag je je eerst af of bepaald werk eigenlijk wel echt gedaan moet worden. Misschien kun je er wel mee stoppen. Is het wél echt nodig? Dan kijken we of het leuker of beter kan door te automatiseren. Kan dat ook niet? Dan kijken we hoe we het werk beter kunnen verdelen over collega’s.
Automatische mailing
Dit model werkt prima. Een voorbeeld. Mensen die bij ons een brochure downloaden, kregen altijd een telefoontje van commercie. Óók de mensen die al lang en breed klant bij ons zijn, ontdekten we. En die telefoontjes leverden bijna niks op. Daar zijn we dus mee gestopt.
Ander voorbeeld. Als we gasten uitnodigden voor een wedstrijd van AZ kregen ze een persoonlijke mail, met onder meer een persoonlijk parkeerticket. Best bewerkelijk. Daarom hebben we overlegd met AZ en doen we het nu anders: alle gasten krijgen een P1-ticket en staan op de grote nieuwe parkeerplaats. Nu versturen we (geautomatiseerd) een mailing met de mededeling: je kunt gratis parkeren op P1.
In april heb ik de laatste nieuwe medewerker voorgesteld (die was vorig jaar al aangenomen, maar ging eerst op wereldreis). En nu zijn we weer op koers, met een afgebakende club. ‘Kijk maar eens goed rond’, zei een van onze directeuren tegen de medewerkers van zijn afdeling. ‘Want met deze mensen gaan we het de komende tijd doen.’ Niet groot, maar groots. We hebben er zin in.
Lees meer columns van Bas van der Veldt:
- Naam vergeten van een collega? Dit is de beste tactiek
- Waarom je prima zonder juridische afdeling kunt (en wilt)
- Persoonlijk leiderschap is ook: jezelf steeds ontwikkelen
