Fase 1 – De voorbereiding
# Snelle check
Denk niet dat het wel goed zal komen met die factuur. Zeker niet wanneer je voor het eerst zaken doet met elkaar. Zo kun je van tevoren de kredietwaardigheid van een bedrijf checken, om er zeker van te zijn dat deze klant straks ook echt in staat is om jouw rekening te betalen. Google maar even op kredietwaardigheid. Keuze genoeg in aanbod. Ruim de helft van de MKB’ers doet dit overigens nooit, bleek een aantal jaar geleden uit een onderzoek van DAS.
# Afspraken maken
Begin nooit aan een nieuwe klus of met het leveren van een product voordat je een gesprek (face-to-face, telefonisch of per mail) hebt gevoerd over de voorwaarden. En – heel belangrijk – bevestig deze vervolgens. Dan kan met een krabbel onder een contract of een mailtje waarin je terugkomt op de gemaakte lever- en betaalafspraken. Mocht het uiteindelijk helemaal misgaan, dan heb je hiermee belangrijk bewijsmateriaal in handen.
# Algemene voorwaarden
Als het goed is heb je al eerder algemene voorwaarden opgesteld. En zo niet, dan is het slim dat zo snel mogelijk alsnog te doen. In Nederland geldt de first-shot-theorie. Dat wil zeggen: de algemene voorwaarden waar in de correspondentie als eerste naar verwezen wordt gelden, tenzij die door de andere partij worden verworpen. Verwijs in je mail met een linkje naar jouw algemene voorwaarden, zodat de partij voor wie je goederen of diensten gaat leveren weet waar het op moet rekenen.
Fase 2 – Het project afgerond
# Factuur de deur uit
Wacht niet tot het einde van de maand met het versturen van je facturen. Zo loop je onnodig veel vertraging op. Slimmer is het om er een wekelijks ritueel van te maken. Met een vast moment op een vaste dag. Veel ondernemers gebruiken dit moment ook om hun administratie meteen even bij te werken.
# Noem een betalingstermijn
‘Binnen 21 dagen betalen.’ ‘Betaaltermijn: 1 maand’. Toegegeven, het is lekker makkelijk om zo’n standaardzinnetje op je factuur te zetten. Dat hoef je dan tenminste niet iedere keer aan te passen. Toch raden we je met klem aan om er geen termijn, maar een datum op te zetten waarop het geld moet zijn overgemaakt. Zo kan daarover bij je klant geen enkele misverstand ontstaan.
# De standaard betalingstermijn
Sinds 2013 is het wettelijk vastgelegd dat facturen die bedrijven elkaar sturen in principe binnen 30 dagen betaald moeten zijn. Uitzonderingen zijn slechts beperkt mogelijk.
De praktijk is vaak weerbarstiger. Als kleinere ondernemer kun je namelijk te maken krijgen met de weinig buigzame betaalvoorwaarden van grote spelers. Zij stellen 60 dagen? Je hebt het maar te slikken, anders gaat de opdracht naar je collega. Heb je de betalingstermijn van de ander geaccepteerd? Houd dan wel in de gaten of ook echt op die bewuste dag betaald wordt. Anders schakel je gelijk over op fase 3.
Fase 3 – De betalingstermijn overschreden
# Herinnering
De betalingstermijn is verstreken, maar het geld staat nog niet op de rekening. Hoog tijd voor een eerste herinnering. Stuur deze binnen een week, zodat je niet onnodig veel tijd verliest. En, houd het vriendelijk. De kans is namelijk groot dat de klant je factuur uit het oog heeft verloren en gewoon nog de intentie heeft om die te betalen.
Hanteer dit keer een kortere betalingstermijn. 7, 10 of 14 dagen is in deze fase van het proces gebruikelijk. Zet er overigens niet in dat het om een EERSTE herinnering gaat. Klanten kunnen daardoor denken dat er ook nog een tweede komt. Zo verdwijnt als vanzelf het gevoel van urgentie.
Tip: wanneer je gebruik maakt van een (online) boekhoudpakket, krijg je automatisch een seintje als jouw rekening de betalingstermijn heeft overschreden. Zo raak je nooit meer een factuur uit het oog. Stel je je facturen nog steeds op in Word of Excel? Maak dan een apart lijstje waarop je alle data noteert waarop het geld moet zijn gestort. Er zijn ook ondernemers die werken met reminders in hun agenda.
# Het telefoongesprek
Pak drie, vier dagen na de herinnering de telefoon en bel je klant op. Vraag of de herinnering goed is ontvangen en wanneer je het nog openstaande bedrag kunt verwachten. Niet gaan dreigen, houd het vriendelijk. In de meeste gevallen wordt het bedrag alsnog snel op je rekening gestort.
Fase 4 – De klant blijft verzaken
# Eerste aanmaning
Je online administratiepakket laat weten dat nu ook de betalingstermijn van je herinnering is verstreken. Wacht geen dag langer en stuur een aanmaning. Naast een brief per post – eventueel aangetekend – is het raadzaam om de aanmaning tevens per mail te verzenden.
Consumenten moeten nu minimaal 14 dagen de tijd krijgen om de factuur alsnog over te maken. Voor zakelijke klanten kun je in deze fase strenger zijn, 7 dagen is gebruikelijk.
Vanaf dit moment mag je voor zakelijke klanten gaan werken met een wettelijke rente over het nog openstaande bedrag. Bij particulieren moet je eerst een 14-dagenbrief (de zogenoemde WIK-brief) versturen. In die brief geef je de consument 14 dagen de tijd om zonder bijkomende kosten de factuur te voldoen. Vermeld duidelijk dat er na afloop van deze termijn bijkomende kosten in rekening worden gebracht. Dat kun je mooi in deze aanmaning meenemen.
# Tweede aanmaning
Nog steeds geeft je klant niet thuis. Dan kun je vervolgens nog een tweede aanmaning sturen. Zet in de brief dat het om een allerlaatste kans gaat en je bij een volgend verzuim een incassoprocedure opstart. Hanteer nu een betalingstermijn van 7 dagen. O ja, en vergeet niet te vermelden dat de kosten hiervoor voor rekening van de klant zijn.
Blijft je klant nog steeds verzaken? Dan is het tijd om de zaak in handen te geven van een incassobureau. Die regelen vanaf dit moment de vervolgstappen voor je.
Lees ook:
- ‘Handmatig een factuur maken leidde gelijk weer tot problemen’
- Zo voldoet jouw factuur aan alle eisen (en is er geen excuus meer om te laat te betalen)
- Hoe je met data kunt voorspellen of een klant wel betaalt
Anja Bartelen
Anja is incassospecialist bij DAS Incasso Rotterdam. Zij en haar team helpen dagelijks ondernemers met incassovraagstukken. Vragen aan Anja, stuur een mail naar [email protected].
