Goede algemene voorwaarden kunnen je een hoop gedoe besparen. Bijvoorbeeld wanneer je onenigheid krijgt over de levering van een product of dienst, de betaling of garantie. Anke Linssen, jurist bij DAS, zet de 6 redenen om vandaag nog naar je algemene voorwaarden te kijken op een rij.
1. Zonder algemene voorwaarden loop je meer risico
Ondernemen betekent risico’s nemen, maar niet onnodig natuurlijk. Met duidelijke en solide algemene voorwaarden sluit je veel risico’s uit. Een voorbeeld: je hebt een drukkerij en moet voor een winkelketen tassen bedrukken. De leverancier van de tassen levert echter te laat, waardoor je ze niet op tijd klaar hebt. Een flinke kostenpost, tenzij je in je algemene voorwaarden hebt aangegeven dat je niet aansprakelijk bent voor een te late levering buiten jouw schuld om en de eventuele schade die daaruit voortvloeit.
2. Standaardvoorwaarden zijn niet altijd genoeg
Bij het opstellen van voorwaarden kun je prima gebruikmaken van standaardvoorwaarden, bijvoorbeeld die van de Kamer van Koophandel of je branchevereniging. Het kan noodzakelijk zijn om die voorwaarden aan te passen, omdat ze net niet bij jouw producten of diensten passen. Of omdat bepaalde belangrijke voorwaarden die voor jou gunstig zijn, zoals eigendomsvoorbehoud of retentierecht, niet zijn opgenomen. Dan kunnen extra afspraken in je algemene voorwaarden nodig zijn.
Bedenk wel dat in je algemene voorwaarden alleen afspraken mogen staan die voor al je klanten gelden. Je mag wel een onderscheid maken tussen voorwaarden voor particuliere en zakelijke klanten.
3. Mondelinge afspraken bieden weinig zekerheid
Zelfs als je zakendoet met je beste vriend geldt: ondernemen zonder duidelijke afspraken is niet verstandig. Leg daarom de belangrijkste spelregels schriftelijk vast in algemene voorwaarden, verklaar ze geldig en stel ze fysiek of digitaal ter beschikking aan je klanten, voor of bij het sluiten van de overeenkomst. Bijvoorbeeld door ze af te drukken op de achterkant van de overeenkomst.
In je webshop moet je een duidelijke hyperlink opnemen en een klant moet de voorwaarden kunnen opslaan en aangeven dat hij akkoord is. Bespreek je de afspraken alleen mondeling en gaat er iets mis? Dan is het altijd jouw woord tegen dat van de klant. En probeer dan maar eens te bewijzen dat je de ander de mogelijkheid hebt geboden kennis te nemen van de algemene voorwaarden.
4. Onredelijke afspraken tellen niet
Het is niet zo dat je helemaal zelf mag weten wat er in je algemene voorwaarden staat. Daar gelden regels voor. Afspraken mogen bijvoorbeeld niet afwijken van het consumentenrecht en je mag geen onredelijke bepalingen opnemen. Soms is snel duidelijk of iets onredelijk is. Je mag bijvoorbeeld niet aangeven dat alleen jij de koopovereenkomst mag ontbinden en een klant niet. In andere gevallen bepaalt de situatie wat onredelijk is.
Om je wat houvast te geven en om consumenten te beschermen, heeft de overheid een zwarte en een grijze lijst gemaakt. Bepalingen op de zwarte lijst zal een rechter als onredelijk bestempelen, die op de grijze lijst als twijfelachtig. Staan er onredelijke afspraken in je voorwaarden, dan ben je waarschijnlijk minder goed beschermd dan je denkt.
5. Meer grip op je debiteuren
Goede algemene voorwaarden zijn ook cruciaal in je debiteurentraject. Je kunt afspraken opnemen om te voorkomen dat je blijft zitten met onbetaalde rekeningen. Bijvoorbeeld een eigendomsvoorbehoud. Hiermee geef je aan dat het product dat je levert van jou blijft, tot de klant heeft betaald.
Of je gebruikt het retentierecht. Dit betekent dat je afspreekt dat je goederen pas teruggeeft of levert, zodra de klant heeft betaald. Heeft een klant bijvoorbeeld een caravan bij je gestald, maar betaalt hij al tijden de huur niet? Dan mag je de caravan in bezit houden tot de klant de huurachterstand heeft voldaan.
6. Algemene voorwaarden moeten actueel zijn
Heb je je algemene voorwaarden een hele tijd geleden gemaakt? Dan is de kans groot dat ze verouderd zijn en je niet meer optimaal beschermen. Er zijn namelijk allerlei gebeurtenissen denkbaar die vragen om een aanpassing van je voorwaarden. De meest voor de hand liggende zijn wetswijzigingen waaraan je bedrijf moet voldoen.
Verandert de overheid bijvoorbeeld de incassoregels of de wettelijke bedenktijd, dan kan dat gevolgen hebben voor jouw voorwaarden. Maar het kan ook zijn dat juist je bedrijf verandert of de samenstelling van je producten of diensten wijzigt. Ook dan moet je de algemene voorwaarden op tijd bijwerken.
Lees ook:
- Deze ondernemer stond plots lijnrecht tegenover zijn onderaannemer
- Onbetaalde facturen: zoveel geld laat je liggen
- De lessen van een ondernemer die 3 ton leergeld moest betalen
Anke Linssen
Anke is jurist bij DAS. Haar specialiteiten zijn onroerend goed, erfenissen en verzekeringsrecht. Anke is goed op de hoogte van spraakmakende zaken en schrijft daar geregeld over in blogs en artikelen. Vragen aan Anke, stuur een mail naar [email protected].
