Heb jij Federer wel eens zien appen na een gewonnen game? Of Van der Vaart vlak voor hij mag gaan spelen zijn telefoon tevoorschijn zien halen? Nee, natuurlijk niet. Topsporters willen tijdens de wedstrijd opperste concentratie. Focus op de bal, het spel en de taak die ze op dat moment moeten uitvoeren.
Wij kenniswerkers denken echter dat we een en ander wel kunnen combineren. Even een appje terwijl je in gesprek bent, een mail tijdens de vergadering en ondertussen knikken om aan te geven dat je het eens bent met de spreker. Maar wacht even, wat zei hij nou daar als laatste?
Multitasking werkt niet
Precies: als je twee dingen tegelijkertijd probeert te doen is de concentratie is zoek. Eerder kon je bij MT lezen over het onderzoek van Adrian Ward. Hij ontdekte dat alleen al de aanwezigheid van je telefoon in dezelfde ruimte een afleiding is en leidt tot productiviteitsverlies. Dat sluit aan bij onderzoek van onder andere de universiteit van Stanford en Michigan: daaruit blijkt dat het onmogelijk is om te multitasken. Je brein kan slechts één informatieverwerkend proces tegelijkertijd aan. Terwijl jij denkt dat je twee dingen tegelijkertijd doet, wisselt je brein feitelijk de aandacht op de twee processen af. En dat gaat, helaas, gepaard met verlies aan efficiency en effectiviteit. Je bent minder geconcentreerd, werkt langzamer en maakt meer fouten.
Multitasking lijkt te lukken bij geautomatiseerde processen: activiteiten die je zo vaak hebt gedaan, dat ze als vanzelf gaan. Je kan wandelen en kletsen tegelijk, autorijden en naar BNR luisteren. Dat komt omdat je al zoveel uren hebt gewandeld of achter het stuur hebt gezeten, dat je dat als vanzelf doet. Maar… zodra er iets onverwachts gebeurt – een stoeptegel die schuin ligt, knipperlichten voor je – dan eist dat al je aandacht op.
Ook tijdens het werk wil je aandacht nog wel eens afdwalen. Gelukkig kunnen we leren van topsporters. Velen van hen gebruiken ‘aandachtscirkels’, een instrument van de Duitse sportpsycholoog Eberspächer. Je kunt aandacht vergelijken met een spotlight: hoe kleiner het oppervlak waarop het schijnt, des te scherper het licht. Bestrijk je een groter oppervlak, dan wordt het licht vaag en diffuus.
Hoe werken die aandachtscirkels dan?
In het midden staat de belangrijkste cirkel: ‘ik en mijn taak’. Je concentreert je op de dingen die je moet doen om je taak goed uit te voeren: zaken waarover je zelf controle hebt. Om optimaal te presteren is het nodig om in die middencirkel te blijven.
Raak je afgeleid door dingen om je heen, zoals een bliepje dat je een nieuw bericht hebt, of geklets op de gang? Dan kom je in de tweede cirkel: ‘directe afleidingen’. Het zijn dingen waarover je geen controle hebt. Haal je schouders op en breng je aandacht weer terug naar de middencirkel.
Misschien laat je je afleiden en kom je in de derde cirkel terecht: die van de vergelijking tussen de huidige en de gewenste situatie: ‘Eigenlijk zou ik nu dat stuk moeten schrijven’, ‘Ai, dat had ik niet mogen missen’.
De vierde cirkel is die van ‘winnen of verliezen’: je gaat nadenken over het al dan niet behalen van je doelen. ‘Ik moet wel een goede presentatie geven.’ ‘Ik wil dit contract absoluut binnenhalen!’ ‘Die analyse van mij zal toch wel kloppen?
Nog meer afgeleid raak je wanneer je in de vijfde cirkel terecht komt: ‘gevolgen van winnen of verliezen’. ‘Als deze presentatie lukt, dan krijg ik de promotie.’, ’Als ik deze deal niet binnenhaal, dan mis ik de salesbonus van dit jaar.’
In de zesde en laatste aandachtscirkel ben je je focus volledig kwijt en vraag je je af ‘wat doe ik hier?’. Ook alledaagse gedachten die niets met de taak te maken hebben horen in deze cirkel. ‘Ik had ook nooit bij deze organisatie moeten gaan werken.’ ‘Waar zullen we dit jaar naar toe gaan met vakantie?’
Gerichte aandacht
Zorg dat je je aandacht houdt bij je taak, en de dingen waarover jij zelf controle hebt. Dan kun je het beste resultaat behalen. Helaas is niet mogelijk om altijd in die middencirkel te zitten: je aandacht zal af en toe afdwalen en wisselen van cirkel. Wees daarop voorbereid. Bedenk bijvoorbeeld vooraf wanneer jij in ieder geval in cirkel 1 wilt zitten, bijvoorbeeld tijdens een bepaald agendapunt, of een specifieke klus die je moet klaren. Als je dan bij die punten aankomt, is het makkelijker om je aandacht te richten.
Dus: wanneer wil jij vandaag per se in cirkel 1 zitten?
