Of je het nu over het weer had, over een nieuw televisieprogramma of over een lekker recept dat je de avond ervoor had uitgeprobeerd, de spontane gesprekken die we met onze collega’s voerden, inspireerden ons. Tijdens deze toevallige ontmoetingen – momenten van ‘serendipiteit’ – werden er heel wat ideeën uitgewisseld, ook al waren we ons hier niet altijd bewust van.
Nieuwe inzichten
In een artikel op FastCompany stelt organisatiepsycholoog Anita Williams Woolley dat ongeplande ontmoetingen op kantoor kunnen leiden tot verbeterde probleemoplossing, productiviteit en creativiteit. Voordat we massaal vanuit huis begonnen te werken, zorgden die spontane praatjes bovendien voor de broodnodige pauzes gedurende de werkdag. ‘De psychologie van productiviteit en probleemoplossing vertelt ons dat periodieke pauzes echt nuttig zijn’, aldus Woolley.
Die onderbrekingen hadden niet alleen tot gevolg dat we regelmatig in beweging kwamen, ze gaven ons ook creatieve ruimte om bepaalde zaken te (her)overwegen en te analyseren. Woolley zegt hierover: ‘Het kan zeker helpen even afstand te nemen van waar je op dat moment bezig bent. Als je na een korte onderbreking en een gesprekje met een collega dan weer terugkeert naar het werk, kunnen er zich opeens nieuwe inzichten of oplossingen aandienen.’
Groepsgevoel
In dit opinistuk verwoordt sociaal psycholoog Naomi Ellemers het als volgt: ‘Bij een moeilijk probleem of een nieuwe uitdaging bieden dit soort informele contacten vaak de korte lijntjes, waardoor het mogelijk is snelle oplossingen te verzinnen.’
Op deze manier worden er dwarsverbanden gelegd over afdelingen en functies heen. Daarmee vormen de ‘kleine contacten en toevallige ontmoetingen’ een sterk bindmiddel tussen de mensen in de organisatie.
Tevens willen mensen graag deel uitmaken van een groep, of liever nog meerdere groepen. Een onderzoek van psycholoog Niklas Steffens toont aan dat het gevoel bij meerdere groepen te horen een positief effect heeft op onze geestelijke en lichamelijke gezondheid.
Elke keer dat je mensen in een ander verband spreekt, word je geprikkeld om andere vergelijkingen te maken. ‘En die kunnen je helpen je beter te voelen (omdat anderen slechter af zijn), of beter je best te doen (omdat je hoort hoe anderen het aanpakken)’, aldus Ellemers.
Lunchwandelen
Aukje Nauta, organisatiepsycholoog en bijzonder hoogleraar aan de Universiteit van Leiden, benadrukt de invloed van spontane ontmoetingen op creativiteit en innovatie. ‘Innovaties ontstaan vanuit toevalligheden. Je kan bijvoorbeeld een eureka-moment krijgen als je iets op straat vindt. Ditzelfde zie je ook wel gebeuren bij spontane ontmoetingen’, vertelt zij. Het wegvallen van die momenten van serendipiteit kan dan ook een nadelig effect hebben op onze creativiteit en zelfs op de kwaliteit van ons werk.
De toevallige ontmoetingen op het werk worden bovendien zeer gemist: ‘Ik heb gesprekken gevoerd met verschillende wetenschappers over wat voor hen van waarde is in deze bijzondere coronatijden. Daarbij kwam iedere keer weer het gemis van de dagelijkse, spontane gesprekjes met collega’s naar boven.’
Maar er is ook goed nieuws: er zijn alternatieven. ‘Ik zou zeggen, ga lunchwandelen!’, aldus Nauta. ‘Dat is een echte win-winsituatie. Op deze wijze kan je weer een praatje maken met een collega en je komt ook nog eens lekker buiten en in beweging. Het is dan misschien niet een hele spontane ontmoeting, maar je kan zo wel goed brainstormen. Overigens zou je hierin best nog iets kunnen doen met toeval. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van willekeurige koppelingen tussen verschillende teamleden, als een soort blind dates.’
Een andere optie is het willekeurig opsplitsen van collega’s in breakout rooms na een overleg via een vergaderapp. Digitale ontmoetingen en brainstormsessies ziet Nauta sowieso als iets blijvends: ‘We moeten wat dat betreft allemaal nieuwe vaardigheden leren en een nieuwe balans zien te vinden.’ Nauta adviseert, tot slot: ‘Denk niet dat dit alles maar tijdelijk is. Schrijf voor jezelf op wat je mist en probeer daarin oplossingen te bedenken. Mis je die toevallige ontmoetingen? Kijk dan eens hoe je die via andere wegen toch kan entameren.’
Virtueel koffieapparaat
Een voorbeeld van zo’n creatieve oplossing is Slack. Deze tool wordt al langere tijd door veel bedrijven gebruikt als intern communicatiemiddel. Sinds de coronacrisis zijn er verschillende kanalen toegevoegd als virtueel alternatief voor de spontane gesprekjes bij de waterkoeler of het koffiezetapparaat.
Bij het bedrijf Strategiemakers is de Donut app erg populair. Medewerker Marlise van der Plas vertelt: ‘Wij merkten dat we bij digitale meetings vaak snel ter zake kwamen. Daardoor werd het allemaal erg serieus, terwijl we normaal gesproken veel meer losse gesprekjes voerden. Met de Donut app worden de gesprekken nu weer sneller informeel.’
Dergelijke apps stellen de gebruikers in staat digitaal een kopje koffie te drinken met elkaar. Mensen worden willekeurig aan elkaar gekoppeld en kunnen dan zelf bepalen hoe en wanneer ze willen afspreken. ‘In de praktijk zie je dat veel collega’s tijdens een telefoongesprek met hun ‘date’ lekker gaan wandelen. Of ze maken een fysieke afspraak waarbij ze op anderhalve meter afstand blijven’, zegt Van der Plas. Ook haar klanten raadt ze nu aan creatief te zijn in de manier waarop ze contact houden met collega’s. Het is goed om even niet bezig te zijn met werk en af en toe eens een informeel gesprekje te voeren. Door het wegvallen van de toevallige ontmoetingen op kantoor is dat nu veel lastiger. ‘Met een app als Donut creëer je weer wat meer dat toevallige. Het is belangrijk dat organisaties zich daar actief mee bezighouden’, adviseert Van der Plas.
