Op een gegeven moment was het de gewoonste zaak dat agenten hun eigen WhatsApp gebruikten om zo snel en handig mogelijk informatie aan elkaar door te spelen, vertelt Katja Zackaroff. Zij is sinds 2017 Business Unit Manager bij de Federale Politie in België en richt zich sindsdien op een nieuwe, moderne manier van werken. Persoonlijke apps zouden daar geen onderdeel van uit mogen maken, zeker niet als het dikwijls gaat om vertrouwelijke informatie, benadrukt ze. ‘Maar ja, wat als ze geen goede alternatieven tot hun beschikking hebben?’
Draagvlak creëren
Dat moest beter, gemakkelijker en toegankelijker kunnen. De technologie ervoor was beschikbaar: tools te over. Maar hoe creëer je draagvlak daarvoor binnen zo’n grote organisatie? Hoe zorg je ervoor dat je iedereen meekrijgt als de interne communicatie structureel veranderd wordt? Dat is iets waar ICT Productmanager Vincent Moreau zich behoorlijk zorgen over maakte, vertelt hij tijdens een bijeenkomst waarbij hij en Zackaroff hun bevindingen delen. Zelf werkt hij al sinds 2002 bij de politie, en uit ervaring wist hij hoe graag medewerkers vasthielden aan het bekende en vertrouwde.
Toch verliep de overgang, naar het platform van Microsoft Teams, verrassend gladjes, aldus Moreau. ‘Het voordeel van de huidige technologische tools is dat ze zó gebruiksvriendelijk zijn dat ze heel intuïtief toe te passen zijn. In feite verschillen ze maar weinig van die op je eigen smartphone.’ Hij wijst op de chat-app binnen een team, dat nauwelijks verschilt van het WhatsApp dat ze eerst gebruiken. Inclusief emoji’s en gifjes.
Voorheen ondenkbaar
De nieuwe manier van digitaal samenwerken is niet alleen handiger en leuker, het zorgt er ook voor dat mensen daadwerkelijk béter met elkaar kunnen communiceren. Zackaroff: ‘België kent nota bene drie officiële talen, dus je kunt je voorstellen dat zoiets de onderlinge samenwerking bemoeilijkt. De ingebouwde vertaalopties, zelfs in de vorm van transcripten van meetings, vormen dan een heel welkome toevoeging.’
‘Of neem de agent die laatst op het interne Yammer-kanaal een foto plaatste van graffiti die hij keer op keer tegenkwam. Hij snapte niet wat het betekende, maar een agent uit een ander deel van het land herkende het en droeg op die manier bij aan het oppakken van deze persoon. Zoiets als dit was voorheen gewoon ondenkbaar.’
De eerste gebruikers vonden het zo’n welkome toevoeging binnen hun werk, dat ze maar al te graag anderen erover vertelden, aldus IT-manager Moreau. ‘Ook draagt het gebruiksgemak binnen het nieuwe platform eraan bij dat er ook gemakkelijk tips worden gedeeld. Dus zonder dat leidinggevenden zich ermee bemoeien, helpen medewerkers elkaar het gebruiken.’
Zelf bepalen hoe je ermee werkt
Verder lieten ze iedereen vrij om haar of zijn eigen manier van werken ermee te construeren. Dat is goed mogelijk, gezien de wetenschap dat alle communicatie op het platform hoe dan ook plaatsvindt binnen een gegarandeerd veilige en afgesloten omgeving. ‘Juist die vrijheid is een aanjager voor mensen om op ontdekkingstocht te gaan. Op die manier voelde het niet alsof hen iets opgelegd werd, maar eerder als een uitnodiging.’
Wel zorgde hijzelf en Katja Zackaroff, beide verantwoordelijk voor dit project, ervoor dat de allereerste gebruikers medewerkers waren waarvan ze wisten dat die er sowieso enthousiast over zouden zijn. ‘De geeks, zeg maar,’ lachen ze. Het inzetten van zulke ‘ambassadeurs’ is mede onderdeel geweest van het succes en het rap uitrollen van zo’n nieuwe manier van samenwerken, denken ze. ‘Het enthousiasme van de eerste gebruikers werkte aanstekelijk.’
Kritische vakbond
Toch was het niet alleen maar juichen. Een duidelijk knelpunt vormde de vele data die dankzij de nieuwe manier van werken ook eindelijk toegepast zou kunnen worden. België kent echter sterke vakbonden en ook binnen die van de federale politie waren ze niet heel blij met het delen van persoonlijke gegevens over onder meer locatie en activiteit, vertelt Zackaroff. ‘We moesten hen er echt van overtuigen dat je bijvoorbeeld niet letterlijk kunt zien van wie de data afkomstig is, en dat privacy dus niet in het geding is. Daarbij lieten we zien dat we de gegevens juist gebruikten om de omstandigheden voor hen te verbeteren, in plaats van hen ergens op af te willen rekenen.’
Katja Zackaroff en Vincent Moreau worden nu zelf ook uitgenodigd: bij diverse politieorganisaties in Europa, om te vertellen over hun succesvolle nieuwe manier van digitaal samenwerken. Ze gingen onder meer langs bij de politiemacht in Denemarken. Zackaroff: ‘Weinig organisaties zijn zo mobiel als de politie. De behoefte aan een goede samenwerking en een duidelijk overzicht van beschikbare informatie is dus enorm.’
Inmiddels maken al meer dan 16 duizend gebruikers binnen de Belgische politie gebruik van het nieuwe platform.
