Een effectieve vergadering begint bij de voorzitter en notulist. Maar productief werken is natuurlijk niet alleen hun verantwoordelijkheid. Timemanagement doe je samen. Dit is hoe je als ‘gewone’ vergaderdeelnemer kunt helpen om elke meeting tevreden en op tijd (!) af te sluiten.
1. Gij zult u goed voorbereiden
Lees de bijlagen, lees de agenda. Vraag van tevoren om opheldering wanneer een agendapunt of doel niet duidelijk is. Denk na over wat je eigen inbreng gaat worden en wat je uit de vergadering wilt halen.
2. Gij zult met feiten spreken
Ik voel, ik denk, ik vermoed… Beter is het om een zin te beginnen met ‘ik weet’. Bij Google is het zelfs een regel dat je tijdens vergaderingen alleen een op feiten gebaseerde inbreng mag delen.
3. Gij zult niet overbodig zijn
Heb je een hele vergadering je mond niet opengedaan? Vraag je dan af of je eigenlijk wel aanwezig had moeten zijn.
4. Gij zult uw kennis niet ijdel gebruiken
Een vergadering met 10 man is niet het platform om indruk te maken op die ene collega van personeelszaken of de marketingmanager. Deel alleen kennis die echt relevant is voor het vergaderdoel of doel van een agendapunt.
5. Gij zult met interesse luisteren
Leun voorover, kijk iemand af en toe in de ogen wanneer deze praat, knik instemmend, laat kortom zien dat je luistert. Daarmee verklein je de kans dat iemand zijn punt gaat herhalen omdat ie niet zeker weet of het wel aangekomen is.
6. Gij zult uzelf niet herhalen
Zeg duidelijk wat je wilt zeggen en laat daarna ruimte voor andere opvattingen. Je punt wordt er niet sterker door als je het eindeloos gaat herhalen. Laat dat maar aan politici over.
7. Gij zult niet steeds hetzelfde zeggen
Je hoeft dus niet meerdere keren te zeggen wat je bedoelt. Zelfs niet als je het net iets anders formuleert.
Oeps.
Lees ook: 10 vergadertips waarmee je nooit meer in een ‘verticale coma’ belandt
