10 vergadertips waarmee je nooit meer in een ‘verticale coma’ belandt

Hier wil je niet dood gevonden worden: een vergadering waarin iedereen over alles – onvoorbereid – meepraat, maar niet zegt wat hij of zij werkelijk denkt. Die een uur duurt ‘omdat dat in Outlook zo was ingepland’, met een voorzitter die geen leiding neemt, zelf meediscussieert en net als iedereen zijn associaties (‘Dat had ik ook laatst!’) de vrije loop laat.

Zulke horrorvergaderingen zijn een bron van ergernis en demotivatie.

En dan de kosten van vergaderingen: die bedragen in Nederland ongeveer 60 miljard euro per jaar, bleek enkele jaren geleden uit een steekproef. De helft van dat bedrag gaat zitten in het vergaderen zelf, een kwart gaat op aan reistijd en een kwart aan voorbereidingen. Gemeten in tijd zijn we in Nederland gemiddeld een dag per week kwijt aan vergaderingen (bij gemeenten ligt het vaak op het dubbele).

Maar eerlijk is eerlijk, we kunnen niet zonder vergaderen. Teamleden moeten de koppen bij elkaar steken om informatie te delen, en ondernemers moeten de neuzen binnen het bedrijf dezelfde kant op zien te krijgen. De aanname dat hoe minder je vergadert, hoe beter het bedrijf, snijdt geen hout.

Vergaderen is maatstaf voor samenwerking

Hoe een groep vervolgens overlegt, wordt grotendeels bepaald door hoe deelnemers buiten de vergadering samenwerken, zegt Bart Nijhuis, oprichter van Effectiefvergaderen.nl. ‘Een vergadering is eigenlijk het platform waarop de effectiviteit van het samenwerken zich manifesteert. Als een team goed samenwerkt, is kan een vergadering zo voorbij  zijn. Of de vergadering duurt langer, maar is heel nuttig.’

Waar het volgens Nijhuis om gaat, is dat goede teams ook de manier waarop ze samenwerken ter discussie durven te stellen. ‘Die hebben het vertrouwen om daar iets over te zeggen. Zo ontwikkelt je je met elkaar als team.’

Een vergadering is de plek waar de effectiviteit van samenwerken zich manifesteert

Voor een onderwerp dat zoveel tijd, energie en motivatie vreet, is ‘vergaderen’ eigenlijk nog een vrij onaangeraakt probleem, merkt Nijhuis op. ‘We komen al duizenden jaren bij elkaar om beslissingen te nemen, dat is waanzinnig boeiend.’Men

Mentaal afwezig tijdens vergadering

Wat het boeiend, maar ook uitdagend maakt, is dat aan tafel verschillende menselijke behoeften bij elkaar komen, van gezien willen worden tot een productieve indruk willen maken. Het aanscherpen van je vergader-skills is als groepsactiviteit dan ook een lastigere uitdaging dan het verbeteren van je persoonlijke productiviteit. ‘Maar het bewustzijn groeit dat er winst te behalen valt. Als je een groep vakidioten bij elkaar zet, dan zou dat toch een inspirerend moment moeten zijn?’

Slechte vergaderingen leiden tot wat Nijhuis een ‘verticaal coma’ noemt. ‘Mensen nemen niks op en je kan ze wegdragen. Ze zijn er fysiek wel, maar mentaal afwezig. Platgekletst door van alles en nog wat.’

Ook berucht zijn inhoudelijke discussies die maar twee of drie mensen aangaan. En die bij deelnemers associaties oproepen waarover verteld moet worden vanuit een ‘ik-reflex’ (‘Dat had ik ook’).

Tips voor vergaderen

Hoe overleggen weer een bron van energie wordt? We geven 10 tips voor vergaderen:

1. Hoe minder zielen, hoe meer vreugd

De meest productieve meetings hebben vijf tot negen deelnemers. Tot die conclusie kwam hoogleraar Robert Sutton vier jaar geleden na het analyseren van meerdere onderzoeken. Maak een groep groter en de kwaliteit van het overleg daalt, omdat niet iedereen genoeg tijd heeft om echt mee te doen aan het gesprek en diepgang wordt verruild voor oppervlakkige opmerkingen.

Deelnemers zijn in een grotere groep ook meer op hun hoede, en minder openhartig. Mede hierdoor worden lastige onderwerpen minder snel, en goed, besproken.

Nijhuis wijst op het Ringelmann-effect, de neiging van individuele leden van een groep om steeds minder productief te worden naarmate een groep groter wordt. ‘Ze gaan ervan uit dat een ander wel de bijdrage levert, kritiek verwoord, een voorstel doet of ingrijpt als de vergadering dreigt te verzanden. Vraag je dus telkens af, wie heeft er echt toegevoegde waarde gedurende de gehele vergadering en wie kan er ook bijvoorbeeld alleen een klein gedeelte van de bijeenkomst bij aanwezig zijn?’ (zie ook punt 5)

2. Veiligheid

Een voorwaarde voor goede, effectieve teams is de basisbehoefte van veiligheid. Kunnen mensen echt zichzelf zijn? Goed weten wat er zich ‘onder water’ afspeelt, gaat een vergadering vaak te boven, erkent Nijhuis. ‘Daar heb je soms een paar dagen voor nodig. Soms kun je wel praktische tips geven, maar gaan mensen op de gang roddelen en zeggen hoe slecht ‘Pietje’ het heeft gedaan en wat een slechte leider ‘Sarah’ is.’

Ondertussen hebben we allemaal verschillende normen. De ene persoon vindt bijvoorbeeld 30 kilometer per uur hard genoeg voor een woonwijk, terwijl iemand anders dat te traag vindt.

Tip: pak aan het einde van de vergadering vijf minuten om iedereen in de meeting een cijfer te laten geven. Wat ging er goed en wat is er nodig om de volgende keer beter te scoren?

3. Bespreek het proces

Vraag jezelf altijd af of een vergadering überhaupt nodig is. Het probleem is dat die waarom-vraag zelden wordt gesteld. Nijhuis: ‘We handelen in routines. Als gewoontedieren stellen we de status quo te weinig ter discussie.’

Tips: bepaal per agendapunt het doel van dat onderdeel. ‘Wat ik vaak zie, is dat mensen wel een agenda maken, maar niet per agendapunt bepalen wat ze ermee moeten doen. Is het een discussie-item, ter informatie of moet er een besluit worden genomen? Het is nogal belangrijk hoeveel tijd je daarvoor neemt. Als het alleen maar discussie is, hoeft er geen besluit te worden genomen.’

Als je een besluit gaat nemen, bepaal dan hoe je dat neemt: unaniem, met een meerderheid, of is er één iemand die het besluit neemt. Neem tot slot drie minuten om de vergadering gericht te evalueren. Met deze ingrepen kun je soms tot wel de helft van de vergadertijd besparen, schat Nijhuis.

4. Neem (de juiste) tijd

Een overleg zou, vanwege onze aandachtsboog, nooit langer dan een uur moeten duren. ‘Als je toch langer dan een uur moet vergaderingen, zorg dan in ieder geval voor goede breaks. Zuurstoftekort is ook een aandachtspunt, daar kakken mensen van in.’

‘Vaak blokken mensen een uur, omdat dat dat de standaardblokken zijn in Microsoft Outlook. Wat je ziet is dat er dan een wet in werking treedt: meestal wordt de tijd benut die ervoor staat in je agenda. Terwijl je soms in tien minuten klaar zou kunnen zijn.’

Tips: zoals je ook per agendapunt een actie kan bedenken, kan je kan ook per agenda-onderdeel een tijd bepalen. Nijhuis: ‘Je kan best over de tijd heen gaan, maar iedereen is zo in ieder geval bewust dat je überhaupt over de tijd bent. Je neemt op een veel bewuster niveau tijd voor beslissingen.’

Sommige bedrijven houden zich strikt aan tijdlimiet. Zo staat er bij het Amerikaanse bedrijf Tripping.com een stopwatch op tafel, vertelt ceo Jen O’Neal aan Fast Company. Als de vergadering langer duurt dan het afgesproken half uur, moet de organisator 5 dollar doneren aan een gezamenlijke drankpot. Bij een ander bedrijf moet, als de vergadering uitloopt, de laatste die aan het woord is vijftig push-ups doen.

5. Loop weg als het je niet aangaat

Zoals Elon Musk ooit schreef in een interne mail: is een vergadering voor jou niet relevant, loop dan weg en ga verder met je werk. Nijhuis: ‘Het is niet onbeleefd om weg te lopen, maar om mensen te dwingen te blijven en tijd te verspillen.’

Tip: de opdracht aan de leider is om de agenda goed neer te zetten. Bijvoorbeeld, het eerste halfuur is voor deze mensen, daarna kunnen anderen weg of sluiten aan.

6. Begin met iets opvallends

Net als goede presentatoren hun presentatie vaak met iets onverwachts aftrappen, is het goed om een vergadering met iets ‘fris’ te beginnen. Maak even een momentje van de opening, raadt Nijhuis aan. ‘De toon die je in de eerste minuten zet, is bepalend voor de rest van het overleg, de aandacht van mensen en hun mindset. Iedereen is druk, heeft net een huilend kind weggebracht, stond in de file of is in zijn hoofd bezig met een belangrijke mail voor een klant.’

Nijhuis geeft een voorbeeld dat hij in Scandinavië zag. ‘Daar beginnen ze nu vaak met de vraag: hoe zit je er eigenlijk bij nu? Hoe was je ochtend tot nu toe? Dat heeft te maken met de behoefte van mensen om even iets te vertellen, hun ei kwijt te kunnen.’

Een behaald succes is ook een mooie opening. ‘De motivatie van mensen neemt toe als ze zien wat voor effect ze hebben op de eindgebruiker, waar je het allemaal voor doet. Stel je voor dat je tijdens een overleg hoort wat voor complimenten gebruikers hebben. Dat geeft een motivatieboost en helpt je bij het zien van het grotere geheel.’

7. Kijk vooruit

Een vergadering zou voor minimaal 80 procent uit vooruitkijken moeten bestaan. ‘We praten snel vanuit associaties, ‘dat heb ik ook gehad’. Maar dat ligt achter je en is tijdens een vergadering een valkuil. Bovendien: als de focus op het verleden ligt, hebben mensen het vaak niet over hun succesverhalen. Dat creëert vaak een negatieve vibe.’

8. Strakke leiding

Het is geen rocket science, maar een goede leider is essentieel. Zo iemand zorgt ervoor dat sprekers niet afdwalen, dat iedereen aan het woord komt, dat er tijd is om na te denken.

Een valkuil, zeker bij kleinere bedrijven, is dat iets te veel om de ondernemer zelf draait. ‘Als je voorzitter bent, ben je er om het proces te bewaken’, benadrukt Nijhuis. ‘Dan is het lastig om mee te doen in de discussie. Als je de inhoud in wil, geef het vergaderstokje dan af aan iemand anders.  Het is sowieso goed om af en toe iemand anders voor te laten zitten.’

9. Staan verslaat zitten

Zittende vergaderingen duren gemiddeld 34 procent langer dan staande varianten, maar de resultaten zijn niet beter. Sterker nog, staand vergaderen bevordert creativiteit en teamwork, ontdekten onderzoekers van Washington University. Ook zijn staande vergaderaars gemiddeld meer betrokken bij het gesprek en zijn ze minder geneigd om ideeën voor zichzelf te claimen. Bekende voorvechters van staand (of lopend) vergaderen zijn Richard Branson, Steve Jobs, Mark Zuckerberg en Jack Dorsey.

10. Doe de scrum

Over staan gesproken: wanneer je werkzaamheden goed op elkaar af wil stemmen, minder wil e-mailen en een plan wil hebben voor de komende 24 uur, is een standup-overleg een goed format. Tijdens deze maximaal 15 minuten durende scrum beantwoordt iedere deelnemer deze drie vragen:

• Wat heb ik bereikt sinds de vorige daily standup?
• Wat ga ik vandaag bereiken?
• Loop ik ergens tegenaan, en kan het team me daarbij helpen?

Deze overlegvorm wordt vooral gebruikt bij het ontwikkelen van software, maar kan ook bij niet-technische bedrijven van pas komen.