Dagelijkse operationele- en regeldingen slokken je tijd zo op dat je te weinig toekomt aan de écht belangrijke zaken zoals business development, sales en strategie. Hoe zorg je dan als ondernemer dat je je doelen bereikt? Ik werk op dagelijkse basis met ondernemers en zie welke gewoonten en werkwijzen daadwerkelijk meer productiviteit opleveren.
6 belangrijke hacks:
1. Super uur
Gebruik je eerste uur als ‘super-uur’, waarin je zoveel mogelijk werk verzet. Laat je niet afleiden door je inbox, nieuws updates of je telefoon, zorg dat je dat eerste uur geconcentreerd aan het knallen bent. Start elke dag met het meest belangrijke dat die dag op je to do lijst staat. Wanneer je het eerste uur van je werkdag veel hebt gedaan en het belangrijkste van die dag al van je lijstje kan strepen, geeft dit je een positief en energiek gevoel voor de rest van de dag.
2. Verdeel je tijd in blokken
Klinkt heel simpel, dat is het ook, toch doen heel weinig ondernemers dit. Maak in je agenda een duidelijke weekindeling en verdeel je dag in blokken, zodat je in één oogopslag kan zien wanneer je wat gaat doen. Blok bijvoorbeeld het eerste uur voor je super uur en blok daarna een uur om je emails te verwerken. Cluster afspraken zoveel mogelijk en zet ook blokken in je agenda om aan grotere to do’s te werken. Op deze manier ga je efficiënt met je tijd om, krijg je een realistisch beeld van wat je in een week kan doen en creëer je rust in je hoofd.
3. Laat je niet afleiden
Misschien wel de meest effectieve tip, tevens één van de moeilijkste. Wanneer je gefocused en met aandacht wilt werken, zorg dan dat er zo min mogelijk afleiding is. Leg je telefoon weg, sluit je inbox, sluit alle webpagina’s die je niet nodig hebt en ga op een plek zitten waar je niet gestoord wordt. En probeer het jezelf sowieso aan te leren om Twitter, Facebook, WhatsApp, Instagram, nu.nl, etc. dagelijks minder vaak te checken.
4. Focus je op één ding tegelijk
Hoe vaak komt het niet voor dat je je emails aan het beantwoorden bent, ondertussen op Slack iets met je collega bespreekt, je er tussendoor een Tweetje uitgooit en je ook de blog post open hebt staan die je die dag aan het schrijven bent? Gedurende de dag zijn we continu aan het multitasken, terwijl uit onderzoek steeds vaker blijkt dat we hier focus verliezen, dat ons brein er niet goed in is, dat het een gevoel van stress oplevert en zelfs dat ons IQ achteruit kan gaan als we dit vaak doen. Het is een hele uitdaging, maar probeer zoveel mogelijk je focus te houden bij hetgeen dat je op dat moment aan het doen bent. Sluit die taak bewust af en ga dan door naar de volgende. De grootste afleiders zijn je inbox en WhatsApp, dus blok vaste tijden dat je je email en WhatsApp checkt.
5. Neem vaak een korte pauze
Hoe voller je dag, hoe minder je geneigd bent pauze te nemen. Met een overvolle agenda en planning lijkt het onzin om momenten te nemen om ‘niets’ te doen. Maar juist op overvolle dagen is het essentieel om tussendoor even op te laden. Niet elke pauze die je neemt is even effectief. Je kan in je pauze een leuke blog lezen, een online shopje doen of het laatste nieuws checken, maar op deze manier raak je alleen maar vermoeider. Zorg dat je tijdens je pauze geen activiteiten verricht die op werk lijken. Klets met collega’s, neem een moment om te mediteren of te dagdromen of beter nog, maak een wandeling buiten (het liefst in een natuurrijke omgeving zoals een park).
6. Delegeer
Je kan niet alles zelf doen en hoe sneller je je dat realiseert hoe meer baat je erbij hebt. Hoe meer jij je bezig houdt met dingen die je leuk vindt en waar je goed in bent, hoe productiever je bent. Kijk kritisch naar de werkzaamheden die bij je liggen en kijk bij welke van die werkzaamheden jij echt meerwaarde biedt. De rest besteed je uit binnen je team en aan een Personal Assistant. Prepare yourself voor meer tijd & focus!
