Droom jij als leider van vergadervrije dagen? Je bent niet alleen, maar als je wil veranderen, dan heb je argumenten nodig. Hier zijn een paar cijfers die kunnen helpen. Maar liefst 70 procent van alle vergaderingen zijn pure tijdverspilling. Dat bleek al in 2017 uit onderzoek van de University of North Carolina onder 182 senior managers in diverse sectoren.
De jongere generaties staan al helemaal niet te trappelen om te worden ondergedompeld in een vergadercultuur: 70 procent van de 18 tot 29-jarigen vindt de gratis lunch nog het meest opwindende onderdeel van een meeting. Uit Nederlands onderzoek komt naar voren dat 57 procent van de werknemers vergaderen saai vindt. Daarbij geeft 85 procent aan dat ze aan hun bureau productiever zijn.
Lees ook: 10 vergadertips waarmee je nooit meer in een ‘verticale coma’ belandt
De roep om vergadervrije dagen neemt overal toe
Het is dan ook niet vreemd dat de roep om vergadervrije dagen overal toeneemt. Voorlopers zoals Facebook en Atlassian hebben dat al ingevoerd, maar steeds meer bedrijven volgen hierin. Ben Laker (professor aan Henley Business School), Vijay Pereira (professor aan NEOMA) en Pawan Budhwar (professor aan Aston Business School) hebben onderzoek gedaan naar het effect van vergadervrije dagen.
Werknemers vervangen de meetings door andere manieren om met elkaar te communiceren
Ze volgden een jaar lang 76 bedrijven met meer dan 1.000 werknemers en activiteiten in meer dan 50 landen. Al deze bedrijven hebben vergadervrije dagen ingevoerd, variërend van één tot vijf dagen per week, inclusief de een-op-een-gesprekken. Ze hebben managers en hr-directeuren geïnterviewd en data bestudeerd over het stressniveau van werknemers voor en na het invoeren van vergadervrije dagen.
Meer dan de helft van de onderzochte bedrijven voerden twee vergadervrije dagen per week in, 35 procent koos voor drie dagen en 11 procent zelfs voor vier. Het effect hiervan was enorm. Communicatie, betrokkenheid en tevredenheid namen toe. Micromanagement en stress namen af.
Meer betrokkenheid
Bij bedrijven die twee dagen per week een vergadervrije dag invoerden, nam de productiviteit met 71 procent toe. Werknemers voelden zich meer empowered om zelf over hun to-do-lijstje te beslissen. Bovendien namen ze daar ook zelf de verantwoordelijkheid voor. Dit leidde tot 52 procent meer werktevredenheid.
De meeste vragen worden vaak al aan de ‘virtuele waterkoeler’ beantwoord
Bedrijven die drie dagen per week niet vergaderden, zagen de samenwerking met 55 procent toenemen en de stress verminderen met 57 procent. De werknemers vervingen de meetings door andere manieren om met elkaar te communiceren, gewoon onderling en in eigen tempo. Om te helpen bij de communicatie werden meer tools gebruikt voor projectmanagement.
De meeste vragen van medewerkers worden vaak al op een informele manier beantwoord, aan de ‘virtuele waterkoeler’ (87 procent). Moedig als manager dit soort interne platforms aan en laat mensen hun verhaal delen, zich ontspannen, of gewoon het nieuws bespreken, geven de onderzoekers mee.
Minder micromanagement door vergadervrij
Vier dagen per week vergadervrij laten, had de meeste impact op het micromanagement. Dat daalde met 74 procent, omdat werknemers zich gewaardeerd en vertrouwd voelden. Tegelijkertijd werd er harder gewerkt, omdat ze zich ook meer betrokken voelden (44 procent). Ook de communicatie verbeterde met 65 procent.
Wat managers moeten voorkomen: alle vergaderingen alsnog in twee werkdagen proppen
Toch zien de onderzoekers dat de vooroordelen af beginnen te vlakken bij het schrappen van 60 procent van de vergaderingen. Het optimale resultaat wordt bereikt bij drie vergadervrije dagen per week. Wat managers daarbij moeten zien te voorkomen, is dat alle vergaderingen dan alsnog in de twee overige werkdagen worden gepropt.
De onderzoekers beseffen dat het plannen van vergaderingen bij vergadervrije periodes wat meer creativiteit vraagt. Vraag voor je ze invoert dan ook eerst feedback aan je team(s). Mensen die op complexe projecten werken, zullen misschien wat minder enthousiast reageren, omdat die het wel nuttig vinden om bijeen te komen.
Vergaderingen blijven wel nodig
Vergaderingen blijven sowieso nodig voor het onderhouden van de sociale contacten en het opvolgen van het werk, geven de onderzoekers mee. Ook stippen ze het remote werken nog even aan. Het risico op isolement is daarbij ‘uitzonderlijk hoog’.
‘Vergaderingen zijn niet de meest natuurlijke manier waarop mensen met elkaar omgaan, maar ze bieden wel de mogelijkheid om contact te maken en te socializen. Managers moeten hier bewust kansen voor creëren. Informele vergaderingen, zonder agenda, kunnen al effectief voldoen aan de behoefte voor sociaal contact’, schrijven ze op MIT Sloan Management Review.
Vier tips voor efficiënter vergaderen
Als je minder vergaderingen hebt, dan is het wel belangrijk om zo effectief mogelijk te vergaderen. Vier eenvoudige tips:
- Begin op tijd: Voor wie productief en constructief wil vergaderen, is er maar één regel: op tijd beginnen. Onderzoek bewijst dat tien minuten te laat starten de sfeer al negatief beïnvloedt. Bovendien worden er veel minder ideeën gegeneerd en ook de haalbaarheid ervan daalt.
- Stel vooraf een duidelijke agenda op en geef aan welk resultaat wordt verwacht. Bijna 65 procent van de werknemers zijn namelijk enthousiast over goed geplande vergaderingen.
- Wijs mensen aan om notities nemen en de tijd bij te houden. Vooral als je weet dat 90 procent zit te multitasken tijdens een vergadering. Bijna 40 procent van de werknemers doezelt gewoon even weg.
- Stuur achteraf de belangrijkste zaken nog even door: een kort overzicht van taken, vragen, beslissingen. Dan hoeft dat in de volgende vergadering alvast niet terug aan bod te komen.
