Als er veel en vaak gedachten in je hoofd opkomen op het moment dat je je eigenlijk met een ding moet bezighouden, heb je last van stress. Stresshormonen als cortisol en adrenaline zorgen ervoor dat je voortdurend alert bent. Een systeem dat ons goed van pas kwam toen we over de savanne liepen op zoek naar voedsel en we alert moesten blijven op de aanwezigheid van hyena’s, vijandige stammen en naderend onweer.
Ook nu helpt het ons zo nu en dan bij het ontwijken van bellende moeders op bakfietsen, Albert Heijn-bezorgers die achteruitrijden of de binnenkomst van een chagrijnig directielid.
Niks mis met stress dus, zolang het maar bij vlagen komt. Alleen af en toe zouden we het even ‘uit’ willen zetten. Als het goed is, lukt dat ook vrij gemakkelijk door je inderdaad even af te zonderen en af te sluiten voor prikkels van buitenaf. Net zoals we vroeger tot rust kwamen als we onze grot inliepen.
Soms gaat het niet vanzelf. Kun je iets doen al die opspelende gedachten stoppen? Ja, tenminste, mits je geen last hebt van een burn-out. In dat geval zal het je niet meer lukken om je zenuwstelsel tot rust te brengen en heb je hulp nodig. Maar in alle andere gevallen kan het wel. Een bruikbare en praktische manier om dit te doen is de methode van productiviteitsgoeroe David Allen.
David Allen
Allen schreef begin deze eeuw de bestseller ‘Getting things Done’. Allen doet sindsdien weinig anders dan mensen helpen zich meer te concentreren op de taak die ze moeten uitvoeren en heeft daar een systeem voor ontwikkeld.
‘Veel mensen weten helemaal niet precies waar ze in hun hoofd mee bezig zijn’, zegt Allen. ‘Het allereerste wat je moet doen is zorgen dat je al die dingen identificeert door ze allemaal op te schrijven.’ Het maakt volgens hem niet uit of je dat op papier doet of in je telefoon, het gaat erom dat je alle gedachten vastlegt.
Nu hebben veel mensen een to-do list, maar dat helpt vaak onvoldoende. Sterker nog, soms maakt het mensen alleen maar meer gestrest om een hele lijst met dingen te zien die ze nog moeten doen. Maar ook daar heeft Allen antwoord op. ‘Wat je vervolgens moet doen is bij al die zaken op je lijst bedenken wat je doel is en vervolgens wat de allereerste actie is die je moet gaan ondernemen om dat doel te bereiken.’
De externe harde schijf
Die stap is heel belangrijk omdat jouw brein of ‘The crappy office’ zoals hij het noemt, op die manier een teken krijgt dat er actie wordt ondernomen. Er wordt aan het probleem gewerkt, waardoor het niet nodig is om de hele tijd alarmbellen af te doen gaan.
Die opspelende gedachten stopzetten daar is het je om te doen. ‘Ze zijn vaak ook zinloos want het vervelende is namelijk dat die gedachten altijd opkomen het moment dat je niets aan dat probleem kan doen. Je bedenkt je nooit dat het eten voor de kat op is als je in de supermarkt staat.’
Doel van het noteren van alles wat je bezighoudt, wat je doel is en wat de eerste stap is die je moet gaan zetten, is het vrijmaken van je ‘werkgeheugen’ door dingen op te slaan op een externe harde schijf, of het nu een schriftje is, of een document op je smartphone, dat maakt volgens Allen niet uit. ‘Het is daarbij wel heel belangrijk dat je die lijst wel op een vast moment bekijkt’, zegt Allen.
Jouw brein moet er namelijk wel vanuit kunnen gaan dat de dingen die op de harde schijf staan in de toekomst echt jouw volle aandacht zullen krijgen. Verzuim je de harde schijf met enige regelmaat op te ruimen, dan ben je terug bij af, want dan zal je brein op willekeurige momenten weer alarmsignalen geven.
