Volgens een onderzoek onder 4000 Amerikaanse en Britse werknemers heeft 86 procent van de mensen geen duidelijk beeld van waar zijn of haar collega’s aan werken. Ook geloven we bijna allemaal dat we zelf de meest productieve van de hele werkvloer zijn. Dit kunnen we natuurlijk onmogelijk allemaal tegelijk zijn. Daarom leidt deze opvatting tussen medewerkers tot verwarring en conflict.
Dit is zonde, want collega’s kunnen een sterke invloed hebben op het werknemersgeluk. FastCompany zet de drie grootste bronnen van frustratie met collega’s op een rij én doet uit de doeken hoe we conflicten het best kunnen oplossen, terwijl we zowel onze samenwerkingen als onze productiviteit verbeteren.
Prioriteiten
Volgens FastCompany is de grootste bron van problemen tegenstrijdige prioriteiten. Maar liefst 57 procent van de werknemers zegt dat er te weinig afstemming met collega’s is om gezamenlijke doelstellingen te bereiken.
Duidelijk maken wat de doelstellingen binnen de organisatie zijn is hiervoor de oplossing. Wat is het belangrijkste gezamenlijke doel? Wat zijn de visie, missie en waarden van het bedrijf? Als hierover duidelijker wordt gecommuniceerd, is de kans kleiner dat collega’s prioriteit geven aan verschillende doelen.
Ook geeft loopbaananalist Laura Handrick een aantal praktische tips. ‘Door transparante online projectmanagementtools zoals Asana of Trello te gebruiken, kan iedereen ervoor zorgen dat ze op dezelfde golflengte zitten’, stelt ze. Ook helpt het als collega’s prioriteitenlijsten maken aan het begin van een nieuw project. Dan staan de belangrijkste taken voor iedereen duidelijk bovenaan de lijst.
Communicatie
Een andere belangrijke oorzaak van conflict is gebrekkige communicatie. Volgens het onderzoek onder 4000 werknemers heeft 56 procent last van communicatieproblemen. Scott Lee, vicepresident bij communicatieplatform Workfront, verklaart dit: we gebruiken ouderwetse communicatiemanieren tegelijk met nieuwe middelen, zoals Slack.
‘Het verzamelen en delen van informatie is nog steeds een redelijk analoog, handmatig proces’, zegt Lee. ‘Hoe vaak ontstaat een conflict omdat een persoon of een team niet wist dat een ander persoon of team iets deed?’ Collega’s moeten dezelfde voorkeursmethodes voor communicatie krijgen. Is een sms of mail voldoende om iets af te spreken, of is hiervoor een vergadering nodig?
Ook is meer en regelmatige feedback tussen collega’s en tussen management en collega’s binnen bijna alle organisaties een goed idee.
Urgentie
Gerelateerd aan communicatieproblemen zijn problemen rond urgentie. Van de ondervraagde werknemers heeft 47 procent het hier moeilijk mee. De meeste mensen zijn geneigd zich te richten op hun eigen, meest drukkende deadlines. Vaak kennen collega’s elkaars verplichtingen niet voldoende om begrip op te brengen voor waar de ander het druk mee heeft.
Neem dus de tijd om de urgentie van bepaalde werkzaamheden aan elkaar uit te leggen. Daarnaast is het voor effectieve samenwerkingen nodig om gezamenlijke doelen en verplichtingen te hebben. Hierbij is het nodig dat iemand de leiding neemt en een overzicht maakt van de meest urgente opgaves en deadlines. ‘Of het nu in kleine of grote groepen is, iemand moet de dirigent van het orkest zijn’, aldus FastCompany.
