Mag je Twitteraccounts van ontslagen medewerkers claimen? En hoe voorkom je dat een Twitterende werknemer bedrijfsgeheimen openbaar maakt? Podiumauteur Simone Versteeg over de Twitterregels in haar bedrijf.
Twittermania publiceerde een tijdje terug een artikel met de vraag of bedrijven Twitter-accounts na beëindiging van het dienstverband terug kunnen vragen. Ook Forbes boog zich over de kwestie en sprak over account ownership. Daarop aansluitend wordt vaak gevraagd hoe wij bij Dell omgaan met social media. Wat is het geheim? Hoe gaat dat intern? Waar is Dell allemaal mee bezig en welke tips kunnen bedrijven krijgen?
Vuistregels
Dell – breeduit actief op social media – hanteert een Social Media Policy voor alle medewerkers.De belangrijkste vuistregels zijn:
Bescherm informatie. Feitelijk niets anders dan hoe er offline met informatie wordt omgegaan, wat er wel of niet wordt gedeeld en de vertrouwelijkheid van informatie. Je laat informatie ook niet zomaar op je bureau liggen. Via de verschillende sociale media delen mederwerkers geen klantgegevens of zelf ook maar klantnamen wanneer de zaak nog niet rond is en er nog geen toestemming voor gegeven wordt. Wees je ervan bewust dat de hele wereld ‘meeluistert’. Ieder jaar volgen onze medewerkers een privacytraining.
Daarnaast is transparantie en openbaring erg belangrijk. Vertel wie je bent en wat je bij Dell doet. Identificeer jezelf zodat mensen weten uit welke hoedanigheid te spreekt. Volg tevens Dell’s law & code of conduct. Informatie staat in een flits van een seconde online, dus bedenk vooraf goed wat je er loslaat en of het ook accuraat is. Eén van de kernwaarden van ons bedrijf is integriteit, ook bij communicatie. Hier geldt vooral common sense, dus behandel anderen respectvol. Maak geen grapjes over collega’s en wees niet negatief.
Wees verantwoordelijk in de manier waarop je communiceert en de keuzes die je maakt. Retweet bijvoorbeeld geen geruchten, vertrouwelijke informatie of onverstandige foto’s. Ben je geen expert, zoek dan naar een medewerker die dat wel is en die met de juiste informatie kan komen.
Bovendien wil Dell dat de medewerkers vriendelijk zijn, plezier hebben en de verbinding aangaan met anderen. Vooral verbinding is essentieel. Daar draait het om. In de verbinding zit de toegevoegde waarde. Ga een gesprek aan, probeer te helpen en wees echt. Luister goed.
Account ownership
Naast de policyregels voor het gebruik van social media, hebben we ook afspraken gemaakt over het account ownership. Gebruik je een officiële Dell-avatar en Twibbon, dan maak je gebruik van een bedrijfsaccount. Ons bedrijf gebruikt verschillende kleuren. Zo is oranje en groen voor customer care. De officiële bedrijfsaccounts zijn gekoppeld aan de zakelijke e-mailboxen en worden gezien als accounts achter de Dell branded accounts.
Dell geeft medewerkers veel vrijheid maar constateert dat afspraken in de toekomst via de arbeidsovereenkomsten zeker te verwachten zijn. Een kwestie van tijd. Ook zien we dat trainingen door de werkgever noodzakelijk zijn. Wij bieden onze medewerkers vijftien verschillende trainingen aan waarbij ze verschillende certificeringen ontvangen, van ‘get started’ tot ‘building brand’ en van ‘professional’ tot specifieke trainingen zoals ‘Google+’ of ‘LinkedIn’.
Shadi Jaber volgde intern diverse zogenoemde SMaC-trainingen: Social Media and Communities. Hij raadt managers aan om dit soort trainingen voor hun medewerkers beschikbaar te stellen: “De meeste zaken spreken voor zich dus ik vind het ook niet moeilijk om mij aan de regels te houden. Tegelijkertijd werkt social media zo goed dat wij dat ook voor intern gebruik erbij halen. Wij vervangen een stuk e-mailverkeer door chatten. Verminder je opslag, dat is groener en levert een kostenbesparing op. Dat is het bijzondere aan deze tijd: er is veel mogelijk.”
Over de auteur:
Dit podiumartikel is geschreven door Simone Versteeg, PR & Corporate Communications Manager bij Dell Services EMEA bij Dell Services.
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
