Uit recent onderzoek van de Economist Intelligence Unit blijkt dat communicatieproblemen, zoals gebrek aan duidelijkheid, zinloze meetings en zelfs verschillen in communicatiestijl een groot effect hebben op productiviteit en efficiëntie. 44 procent van de respondenten wees dergelijke problemen aan als de oorzaak van vertraging of mislukken van projecten, en bijna een derde gaf aan dat ze tot laag moreel leidden. Ook gemiste sales werden geweten aan communicatieproblemen, soms tot in de tienduizenden euro’s. Als je baas slecht communiceert, is het in ieders belang daar iets aan te doen.
Breng in kaart waar het misgaat
Om erachter te komen waar het misgaat, is het niet alleen nuttig om je eigen communicatie met je baas onder de loep te nemen, maar ook om te kijken naar hoe de interactie tussen je baas en collega’s verloopt. Lopen zij tegen dezelfde problemen aan als jij? Het helpt als je begrijpt hoe verschillende communicatiestijlen werken, zoals typisch introvert en extravert, en waar de gaten vallen.
Als je zelf leidinggevende bent, kun je grote stappen zetten door je werknemers te vragen om aan te geven wat zij van jou nodig hebben om hun werk beter te doen. Daar is die communicatie immers voor nodig.
Volg de gedachtegang
Als je de gedachte achter een vraag beter begrijpt, snap je vaak ook beter wát er precies wordt gevraagd. Doorgaans is een verzoek van een leidinggevende het resultaat van een denkproces; er is een gedachtegang die heeft geleid tot een conclusie, en aan het eind van die conclusie staat het verzoek aan jou om bijvoorbeeld een project aan te gaan. Als je die weet wat die gedachtegang is, begrijp je niet alleen waarom het verzoek gedaan wordt maar vaak ben je ook beter op de hoogte van de verwachtingen.
[tweet_dis]Je helpt je werknemers een heel eind als je ze niet alleen conclusies meedeelt, maar context geeft en ze meeneemt in het denkproces.[/tweet_dis]
Framen, focussen, verleggen
Wanneer je in gesprek bent met je baas en je hebt niet het gevoel dat jullie eruit komen, probeer dan om een vraag op een andere manier te stellen, of samen te vatten wat jij begrepen hebt. Bijvoorbeeld: ‘Als ik het goed begrijp, wil je graag dat ik …’ of ‘Wat ik je hoor zeggen is …’. Als wat jij zegt niet begrepen wordt, kun je proberen het op een andere manier te zeggen, of het aan iets anders te koppelen.
Hou de prioriteiten in het vizier
Mocht het nog steeds niet lukken om heldere instructies te krijgen, zoek dan de prioriteiten op. Wat is belangrijk? Wat is het doel? Hoe ziet een succesvol resultaat eruit? Als het duidelijker wordt wat dat doel is en hoe het resultaat eruit moet zien, wordt het makkelijker om uit te vogelen hoe je dat kunt bereiken.
Sommige leidinggevenden zijn niet precies in hun instructies omdat ze verwachten dat je zelf beslissingen maakt, maar die verwachting spreken ze vaak niet uit. Ben je er niet zeker van of je project de goede kant op gaat, spreek dat incheckmomenten af om te zorgen dat je op het juiste spoor blijft.
Zoek andere stakeholders
Zoek collega’s of andere managers op om je richting te geven. Als je baas slecht communiceert over de richting die je op moet, is hij mogelijk ook niet duidelijk over wie bij het project betrokken is of zou moeten worden. Vraag rond om informatie te krijgen, en misschien kom je ook wel mensen tegen die hun ervaring delen over effectief communiceren met jouw baas.
…en als jíj als baas slecht communiceert?
Annett Grand, CEO van Executive Speaking, geeft in een artikel op Fast Company een paar tips hoe je je eigen communicatie als baas kunt verbeteren:
- Wees oprecht – dat werkt aanstekelijk
- Zeg het in je eigen woorden – dat houdt een gesprek op gang
- Gebruik geen platitudes, maar wees concreet – dat houdt de ander betrokken
- Sta jezelf toe om jezelf te zijn – dat geeft veel ontspanning, en dat breng je dan weer over op je werknemers
