Het pensioen is misschien geen leuk gespreksonderwerp, maar wel heel belangrijk. Podiumauteur Jan Willem Dirkse beschrijft 5 valkuilen wanneer je als werkgever het pensioengesprek aan gaat met je personeel.
Werknemers informeren over hun pensioen is een beetje vergelijkbaar met het afsluiten van een verzekering of het doen van je belastingaangifte. Niet per se leuk, maar wel noodzakelijk om problemen te voorkomen. Zonde, want als we werknemers informeren over hun pensioen is dat een kans om met hen in gesprek te raken. Zien we het als noodzakelijk kwaad, dan heeft communiceren zelden het gewenste effect. Goede informatie en communicatie over pensioenen verhoogt het bewustzijn van werknemers over arbeidsvoorwaarden én resulteert in meer betrokkenheid. Ga je het gesprek aan met je werknemers? Let dan op deze 5 valkuilen:
1. Denken dat je werknemers geen behoefte hebben aan informatie over pensioenen
In een tijd waarin iedereen overspoeld wordt met informatie – al dan niet vanuit de overheid – kunnen werknemers de indruk wekken een ‘het zal mijn tijd wel duren’-houding te hebben. Negeer dit. Uit onderzoek blijkt dat in die gevallen de informatie gewoon niet aansluit bij de behoefte. Daarom is het belangrijk om te weten hoe en wat je pensioenuitvoerder communiceert richting je werknemers. Je kunt dan een eventueel gat in je informatievoorziening dichten.
2. Te weinig tijd nemen om je werknemers te informeren
Geloven dat je werknemers in één bijeenkomst kunt bijpraten over hun pensioen, is ijdele hoop. De gemiddelde werknemer is namelijk slecht op de hoogte van zijn of haar arbeidsvoorwaarden en is niet binnen een paar uur bijgepraat. Investeer dus tijd in communicatie. Zorg bijvoorbeeld voor herhaling en voor eenvoud. Direct resultaat zie je misschien niet, maar het betaalt zich op den duur terug door meer betrokken werknemers.
3. Je communicatiemiddelen niet op elkaar afstemmen
Je hebt een handboek met informatie over arbeidsvoorwaarden, maar diezelfde informatie staat niet op je intranet. Werknemers met een pensioenvraag weten personeelszaken te vinden, maar echt geholpen zijn ze daarmee niet. Het niet op orde hebben van je communicatiemiddelen zorgt voor veel onduidelijkheid en frustratie bij werknemers. Bedenk dus van te voren goed wat de routing is en stem de verschillende communicatiemiddelen op elkaar af.
4. Het informeren aan de pensioenuitvoerder overlaten
Negen van de tien keer communiceert de pensioenuitvoerder over pensioenen. En negen van de tien keer is die informatie niet duidelijk of schetst de uitvoerder een algemeen beeld waar jouw werknemer zich niet in herkent. De boodschap komt dan niet aan en kan zelfs leiden tot meer onduidelijkheid. Neem daarom zelf het heft in handen en stem – al dan niet samen met een adviseur – je communicatie af op de specifieke situatie van jouw werknemers en met betrekking tot de situatie in jouw bedrijf.
5. Je werknemers altijd op dezelfde manier informeren over hun pensioen
Als je maar vaak genoeg een brief naar je werknemers stuurt met inhoud die saai is of complex, dan is de kans groot dat de boodschap op den duur niet meer overkomt. Zorg ervoor dat je de aandacht van je werknemers vasthoudt. Wijk bijvoorbeeld eens helemaal af van de standaard en gebruik een video of een infographic om je werknemers te informeren over hun pensioen of doe dit eens in een persoonlijk gesprek. Zo weet je meteen wat er speelt en welke informatiebehoefte er is.
Over de auteur:
Dit Podiumartikel is geschreven door Jan Willem Dirkse, gespecialiseerd in Employee Benefits, Pensioen training en communicatie, en Arbeidsvoorwaarden bij Mercer Marsh Benefits
