Hoe houd je jouw werkdag dus behapbaar en zorg je dat je met een voldaan gevoel naar huis gaat? Ook op kantoor geldt de kracht van het loslaten. Meer bereiken, is vooral minder doen. Enkele tips.
1. Maak een to do-lijst light
Er zijn ondernemers die nooit iets opschrijven en zich al improviserend door het leven slaan. Anderen zetten zich er toe om iedere dag heel ijverig een to do-lijst te maken. De fout die ze daarbij maken: ze zetten er veel te veel dingen op. Het resultaat: een heleboel niet gehaalde doelen aan het einde van de dag en een onbevredigd gevoel. Oplossing: werk met een lijstje, maar houd het aantal beperkt.
2. Beperk het aantal vergaderingen
Met name in kleinere organisaties, waar de lijnen kort zijn, komt dit veel voor. Voor ieder plannetje wordt er een vergadering bijeengeroepen. “Oh, dat is dan ook wel handig als die en die er meteen bijzitten.” Vage plannen leiden echter vaak tot vage vergaderingen. Het worden verhalen met een open einde. Als je dan toch zo’n vergaderfan bent, zorg er dan voor dat alle besprekingen een duidelijk omschreven doel hebben. Maak aan het begin duidelijk hoeveel tijd er is. wat het doel is, en wat de agenda is.
3. Maak je bureau leeg
Een mooi moment is natuurlijk de dag voor je op vakantie gaat, maar ook als je net terug bent, kun je het doen. Maak je bureau leeg. Archiveer de stapels papier die je op je bureau hebt liggen. Het is natuurlijk heel romantisch, zo’n chaotisch ogend bureau van ondernemer, het werkt echter niet. Het helpt je veel meer als je wat netter bent. Bekijk alles dat er op je bureau ligt en stel je bij iedere notitie of uitgeprinte e-mail de vraag: als ik dit weggooi, wordt mijn bedrijf er slechter van? Vaak blijven dingen liggen op je bureau, omdat je denkt dat je er misschien nog eens iets mee moet doen. Maak een frisse start en leg vanaf nu alles dat voorbij komt langs deze meetlat:”Ga ik er de komende twee dagen actie op nemen? Zo niet, de prullenbak in.”
4. Val niet in herhaling
Misschien herken je dit? Iedere dag is er wel een klant of werknemer die aanklopt met dezelfde vraag, iedere keer lepel je hetzelfde antwoord op. Of: er gaat geen week voorbij of een van je medewerkers wil de accountgegevens hebben van een klant, die jij ergens uit een Excellijst moet vissen. Zodra het je opvalt dat je dingen herhaalt moet uitleggen of uitvoeren, moet er een belletje gaan rinkelen. Stel een FAQ (frequently asked question)- lijst op of zorg dat bestanden centraal staan. Steek liever een keer tijd in een werkinstructie dan dat je steeds weer opnieuw iets moet uitleggen. Succes met de tips.
Lees ook: zo maak je je bedrijf beheersbaar
