Iedereen zal het gevoel herkennen, of het nu van het per ongeluk ‘allen beantwoorden’ op een mail is, of van het versturen van een privébericht in een groepschat in WhatsApp. Benauwdheid, verstijving, warmte en een samenknijpende maag. ‘Misschien moeten we het e-barrassment noemen’, schrijft Pogue.
Slapeloze nachten
Hoe het ook heet: de gevolgen van een verkeerd verzonden bericht kunnen groot zijn. Het is geen ramp als je je dieetwensen voor een etentje per ongeluk naar al je collega’s stuurt in plaats van naar de organisator. Erger is het als je onvrede over een samenwerking of je salarisonderhandeling ineens zichtbaar zijn voor het hele bedrijf, of als het onderwerp van een klacht of gemene opmerking die onder ogen krijgt. Ineens zorgt één druk op de knop voor slapeloze nachten en ongemakkelijke dagen op de werkvloer.
Hoe het goed op te lossen
Gelukkig waait deze fout bijna altijd over, daarvan zijn duizenden mensen die het overkwam getuige. Maar wat kun je doen tot het zover is? Stilte is in het geval van een verkeerd verstuurd bericht nooit de beste oplossing. Het is zaak om je groepsmail snel op te volgen met een luchtig, kort en – indien gepast – geestig bericht. Steek je hand in eigen boezem: met de schuld geven aan een virus of je kat die over je toetsenbord loopt, kom je in 2019 niet meer weg. Bied kort je excuses aan en maak, als het onderwerp niet te zwaar is, een grapje om de pijnlijke situatie iets luchtiger te maken.
Heb je een bericht óver iemand per ongeluk náár iemand gestuurd, dan is dit niet vanachter een scherm op te lossen. Ga naar je collega toe en bied je je excuses aan. Leg uit waar je frustratie jegens hem of haar vandaan komt zodat het je de kans geeft om een (misschien al lang sluimerend) conflict goed uit te praten.
Een enigszins opdringerige, maar mogelijk effectieve oplossing als je verkeerde informatie hebt gemaild naar meerdere ontvangers, is het nasturen van een correct bericht. Benoem daarbij niet de fout en je eerdere e-mail. De kans is groot dat de lezers vooral aandacht besteden aan de laatste, juiste, e-mail.
Subtieler is het om een bevriende collega op je e-mail te laten reageren. Een grappige reactie kan de spanning verlichten en haalt bovendien de aandacht weg van jouw bericht.
Alleen bij brand
Elle Hunt komt in The Guardian met een simpele oplossing: gebruik de ‘allen beantwoorden’ knop gewoon helemaal niet. ‘Er is één situatie waarin ik het absoluut noodzakelijk zou vinden om ‘allen te beantwoorden’: als er een bedrijfsbrede e-mail in je inbox is terechtgekomen, je merkt dat het kantoor in brand staat en je geen tijd hebt om een nieuwe e-mail te schrijven voor alle medewerkers,’ schrijft Hunt. Geen brand? Gebruik de functie niet, en je voorkomt de ‘allen beantwoorden’ fout bij voorbaat. Bovendien bespaart het een hoop onnodige e-mails (‘dank!’ naar 700 ontvangers), waar 90 procent van je collega’s niets op te zeggen heeft.
Gmail, Microsoft Outlook, Mail Butler en WhatsApp bieden ook alternatieve oplossingen. In deze mailprogramma’s is het mogelijk om een bericht tot 30 of 60 seconden na het verzenden te annuleren. Ook kun je in Outlook de ‘allen beantwoorden’ knop verplaatsen naar een verre uithoek van je toolbar, of een plugin downloaden die de functie verwijdert. WhatsApp geeft gebruikers de kans om zeven minuten lang een bericht te verwijderen.
Na jaren van verkeerd verzonden berichten zou een ingebouwde beschermingsfunctie in alle communicatieprogramma’s ook geen gek idee zijn. ‘Google, Apple en Outlook zouden inmiddels een ‘weet je het zeker?’-functie moeten aanbieden,’ schrijft Pogue. Tot die tijd: let op.
