Vorige week schreven we al over het verplicht uitzetten van mail buiten werktijd. Veel werknemers voelen zich opgejaagd als hun werkgever buiten werktijd mailt. In al onze buurlanden krijgt het recht ‘niet verbonden’ te zijn voet aan de grond: zo is er in Frankrijk een wet die mailen na 18.00 verbiedt. Maar WhatsApp kan misschien nog storender zijn dan e-mail. We zijn altijd ingelogd, gebruiken het voor privé- en werkdoeleinden door elkaar en we krijgen er pushberichten van. Volgens Multiscope gebruikt 40 procent van de WhatsApp-gebruikers de app ook voor werk.
Mijnenveld
WhatsApp kan een mijnenveld zijn om als toch al drukke werknemer door te navigeren. Vorig jaar werd een Indiase IT-medewerker ontslagen omdat hij (per ongeluk!) een professionele WhatsAppgroep verliet.
Toch heeft de dienst niet voor niets 1.5 miljard gebruikers: er zijn zat voordelen. Uit een onderzoek onder chirurgische eerstehulpteams uit 2009 blijkt dat gebruik van WhatsApp binnen teams de hiërarchie afvlakt. Jonge medici in dit onderzoek konden ervaren artsen beter bereiken voor ondersteuning. Artsen konden beter toezicht houden.
Ook kan communiceren via WhatsApp, al dan niet in een groepschat, informeel, luchtig, gezellig en snel zijn.
Grenzen vervagen
Maar door het informele karakter kunnen werknemers zich ook juist afgeleid, overladen met informatie, of buitengesloten voelen. De snelheid van berichten verandert het verwachtingspatroon: een dag geen reactie krijgen via WhatsApp vinden we raar, terwijl we voor een mail misschien niet anders verwachten. Bovendien vervaagt de app de grens tussen huis en kantoor. Je werk is ineens altijd zo dicht bij je als je telefoon dat is.
Ook leidt WhatsApp in veel gevallen tot te weinig concrete actie. Het is gemakkelijk om in een chat ideeën uit te wisselen en problemen te bespreken. Maar een informeel gesprek leent zich minder goed voor het daadwerkelijk verdelen van taken of het stellen van deadlines. Ook raakt informatie snel ondergesneeuwd onder nieuwe mededelingen én is het soms moeilijk om een serieuze reactie te krijgen.
Dan is er nog dat aspect dat we in de online wereld soms vergeten: privacy. Een van de oprichters van WhatsApp stapte in mei nog op omdat hij het niet eens was met de privacy-koers van WhatsApp-eigenaar Facebook.
Alternatieven
Er zijn dus ook zat nadelen. Je kunt de meldingen van een WhatsApp-gesprek of -groep dempen, maar daarmee verander je niet de verwachting van een snelle reactie. Een andere oplossing is om voor werkcommunicatie een alternatief te kiezen. ‘Ik ben voor werkvragen tijdens werktijd telefonisch of per mail bereikbaar. Voor urgente vragen gebruik ik buiten werktijd sms.’ Door dit helder naar collega’s en werk- en opdrachtgevers te communiceren, schep je duidelijke verwachtingen.
In groepsverband kun je afspreken om het voor werkgerelateerde onderwerpen echt alleen via bijvoorbeeld e-mail en Slack te bespreken. Diensten als Slack en Hibox zijn niet voor niets uitgevonden. Een manager beschrijft WhatsApp in de Financial Times als ‘de digitale koffieautomaat’. Dit is een handig geheugensteuntje voor hoe de dienst te gebruiken – het houden bij ‘hoe was je weekend’ is misschien wel het beste.
