Steeds meer bedrijven lopen tegen de beperkingen van hun ERP-systeem op. Vooral consultancybedrijven kunnen er onvoldoende mee uit de voeten. Podiumauteur Henk Jan onstwedder beschrijft de opkomst van SRP.
Aan het eind van de vorige eeuw hebben veel bedrijven hun automatisering aangepast. De jaar 2000-problematiek en de invoering van de euro waren voldoende aanleiding om te vernieuwen. In de professionalservices-sector is toentertijd veel geïnvesteerd in nieuwe systemen. Sommige bedrijven kochten een bestaand ERP-systeem en probeerden het passend te maken voor het ondersteunen van hun projecten. Anderen bouwden compleet nieuwe, eigen systemen.
Recent onderzoek van IDC geeft aan dat beide systeemvarianten de bedrijven steeds meer beperken in hun mogelijkheden. Zij moeten op veel concrete vragen het antwoord schuldig blijven, zoals vragen naar facturabele uren per medewerker of conversie van voorstel naar project. Doordat de informatievoorziening niet optimaal is, maken bedrijven gemakkelijk keuzes die verkeerd uitpakken of verliezen ze klanten door ondermaatse prestaties.
Het nieuwe ERP: Services Resource Planning
Dat traditionele ERP-systemen niet datgene brengen dat bedrijven nodig hebben, is niet verwonderlijk. Ze zijn ooit ontworpen voor de productiesector en niet voor professionele diensten. Laat staan voor branches waarbij het plannen van kennis als resource een belangrijke rol speelt. In de industrie gelden andere eisen dan in de sterk projectgestuurde adviessector. Daarnaast vragen maatsystemen om kostbaar onderhoud. En er zijn inmiddels oplossingen op de markt die wel inspelen op de processen in de consultancymarkt. IDC noemt ze naar analogie van ERP SRP-systemen: Services Resource Planning.
Wat bieden SRP-systemen?
SRP-systemen spelen in de eerste plaats in op projectportfoliomanagement. Om een projectgestuurde organisatie goed te sturen, is meer nodig dan alleen inzicht in de losse projecten. Het is ook nodig om te weten hoe het staat met de pijplijn en de beschikbare mensen en middelen op de korte en middellange termijn. Daarnaast levert inzicht in afgeronde projecten informatie op over wat beter kan, of prijzen nog actueel zijn en of bepaalde projectonderdelen wellicht te hergebruiken zijn.
Daarnaast bieden SRP-systemen ruime mogelijkheden voor resourcemanagement. In de projectgeoriënteerde branches draait alles om mensen en middelen. Het gaat erom deze resources zo efficiënt mogelijk in te zetten. Daarbij spelen kennis, ervaring en beschikbaarheid op het juiste moment een cruciale rol. De mogelijkheid om de vraag te voorspellen en de medewerkerpool te optimaliseren is een kritische factor voor wat betreft rentabiliteit en klantbehoud.
Problemen bij consultancybedrijven
Consultancybedrijven hebben te maken met diverse praktische en administratieve problemen. Waaronder:
- CRM-functionaliteit: Uit het IDC-onderzoek blijkt dat bestaande klanten goed waren voor driekwart van de nieuwe projecten in de afgelopen twaalf maanden. Dat onderstreept het belang van effectief klantrelatiebeheer. Daarvoor is het nodig om de projectvoortgang goed te volgen én te zorgen voor de juiste communicatie met de klant.
- Financieel beheer: Projectgebaseerde bedrijven hebben unieke eisen voor wat betreft financieel beheer. Zij hebben te maken met veel verschillende contracttypes en voorwaarden. Dat heeft gevolgen voor het beheer van alle individuele projecten.
- Offerte- en voorstelbeheer: Offertes en voorstellen zijn cruciaal voor een consultancyorganisatie. Het gaat daarbij steeds om het bepalen van geschikte projecten en die te combineren met de juiste resources. Daarbij moet een organisatie in staat zijn om voorstellen op tijd in te dienen.
- Mobiliteit: Steeds meer mensen werken mobiel. Dat geldt uiteraard al heel lang voor consultants. Door de opkomst van mobiele technologie zijn de mogelijkheden voor hen om informatie op ieder moment te ontsluiten echter sterk verbeterd. Dat stelt uiteraard eisen aan de manier waarop een organisatie informatie bewaart en distribueert.
Moderne SRP-oplossingen voorzien in deze en andere functies. Zij bieden een antwoord op de uitdagingen van dit moment in de consultancysector. Zij zijn een nadere bestudering dan ook meer dan waard.
Over de auteur:
Dit artikel is geschreven door Podiumauteur Henk-Jan Onstwedder, managing director Deltek.
Over het Podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
