Best practices worden veelal klakkeloos overgenomen door anderen. Maar is dat wel zo slim? Vier redenen om het niet te doen.
Huur een big-5 consultant in en je hoort over het fenomeen de best practice. De gedachte erachter is zo verleidelijk dat er niks tegen in te brengen valt. Een best practice vertelt hoe de topspelers het doen. Door hun methode en principes over te nemen, behaal ook jij succes. Wanneer hun aanpak beter is dan wat je zelf doet én het is bewezen succesvol, waarom zou je er dan niet toe overgaan?
Tot zover het verkooppraatje. Consultants zijn vaak niet meer dan verkopers van voorverpakte adviezen. Ze doen net alsof hun zakje geraspte kaas verse Parmigiano Reggiano is. Ze beloven een geurige, smaakvolle kwaliteit en leveren uiteindelijk flauwe fabriekskaas af. Maar er is meer. De wereld is veranderd en wat vroeger wél werkte, blijkt nu tekort te schieten. Er valt anno 2011 namelijk heel wat af te dingen op het navolgen van best practices. Hier de vier redenen:
1. De uitgangspunten van het concept deugen niet
Vraag je je wel eens af hoe een best practice bepaald wordt? Er bestaat namelijk geen vaste procedure voor. Net zoals medisch-wetenschappelijk onderzoek maar in een klein percentage van de gevallen echt methodologisch verantwoord is, geldt dat ook voor best practices. Vaak zijn het succesverhalen waar geprobeerd is een standaard werkwijze uit te halen door – jawel daar zijn ze weer – consultants.
Stel jezelf eens de vraag hoe vaak er geprobeerd is de werkwijze van Apple en Steve Jobs te kopiëren? En hoe vaak is dat gelukt? De essentie van succes zit hem, net als de sterkte van een muur, niet in de bouwstenen, maar in de verbindende kracht van het metselwerk. In organisaties zijn dat de kernwaarden, de cultuur en de verbindende kracht van mensen als bijvoorbeeld een Steve Jobs. En daar was er toch echt maar een van.
Feit: Dat wat zonder problemen kopieerbaar is, is vrijwel nooit datgene wat een onderneming echt succesvol maakt.
2. Het kan je concurrentiepositie juist verzwakken
Differentiatie is een van de belangrijkste instrumenten om je concurrentiepositie te versterken. Door andermans best practice over te nemen, verklein je de ruimte om jezelf te onderscheiden. Dit speelt met name bij business process reengineering en de implementatie van zware bedrijfssoftware van het SAP type.
Afwijken van de standaard is een kostbare zaak en dus gaan organisaties die hiertoe overgaan, steeds meer op elkaar lijken. Form follows function is een tijdloze wetmatigheid. Dat deze trajecten doorgaans zwaar begeleid worden door dezelfde partijen, helpt ook niet mee voor het bewaren van je uniciteit.
Feit: Best practices brengen je op zijn best op een later tijdstip op het niveau van je concurrent, maar zeker niet verder.
3. Het is niet het beste voor jouw organisatie
Iedere organisatie is uniek en dat begint al bij de reden van haar ontstaan. Ook is er geen enkele organisatie die exact dezelfde ligging, omvang en cultuur heeft als een ander. Al deze factoren hebben een grote invloed op het functioneren en daarmee ook op de effectiviteit van bepaalde maatregelen.
Een overheidsorganisatie die een Management Development traject modelleert naar dat van een profit-organisatie, slaat de plank mis. Van managers in een kwartaalcijfersgestuurde commerciële omgeving worden hele andere kwaliteiten gevraagd, dan van managers in een lange termijn denkende overheidsorganisatie.
Feit: wat prima werkt in de ene organisatie, kan helemaal verkeerd vallen in de andere.
4. Het werkt demoraliserend
Werkwijzen van buitenaf je organisatie inbrengen, zendt een duidelijke boodschap uit naar je personeel. Namelijk: ‘Wat je tot nu toe hebt gedaan en hebt ontwikkeld, was beneden niveau.’ Zelfs als het waar is, en dat kan natuurlijk, dan nog hebben je medewerkers veel van hun energie gestoken in hun huidige werkwijzen. Ze identificeren zich er, al dan niet bewust, mee. Het adopteren van een oplossing van buiten, voelt dan als een afwijzing. Gevolg: actieve of passieve weerstand tegen de best practice.
Feit: Mensen worden er niet creatiever en gemotiveerder van wanneer ze andermans systeem moeten navolgen.
Nieuwe tijden, nieuwe practices
Best practices zijn een product van het industriële denken waar nog velen in vastzitten. Ze komen voort uit de aanname dat je organisaties kunt opknippen, optimaliseren, kopiëren en weer in elkaar zetten, als een brommertje van de middelbare school. Dat werkte een tijd lang goed, maar begint in het informatietijdperk snel aan kracht te verliezen.
Vergeten wordt dat mensen geen machinale onderdelen zijn én dat iedere organisatie uniek is. Zelfbewuste organisaties doen er goed aan wat meer te vertrouwen op hun eigen medewerkers en wat minder op externe consultants. Faciliteer je mensen en laat ze vooral flink buiten de deur kijken en snuffelen. Laat hen de opgedane inzichten vertalen naar de praktijk van jouw onderneming. Zo vernieuw je van binnenuit en kom je verder dan met welke best practice dan ook.
Voor de leiding is er helemaal een mooie taak weggelegd: zelf je visie ontwikkelen, zelf voorbeeld-leiderschap laten zien en je focussen op de verbindende kracht van je organisatie. In de 'beste' organisaties van 2020 wordt niet alleen Nieuw Gewerkt, er wordt ook Nieuw Leidinggegeven. De beste Best Practice is nog altijd degene die jezelf maakt.
Eerdere bijdragen:
Over de auteur:
Dit Podium-artikel is geschreven door Dirk A. Van Mulligen, eigenaar van Coherent Solutions, bureau voor organisatieontwikkeling
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
