Zestig verschillende IT-systemen gebruikte elektronicabedrijf Philips toen topman Frans van Houten aan het roer kwam. Het terugbrengen van die systemen naar een nieuw IT-fundament was voor de nieuwe topman een randvoorwaarde om Philips weer te laten groeien. De topman noemde het op FD.nl een ‘kakofonie van data die onderling slecht vergelijkbaar zijn’, en menig managementvergadering zinloos maakte.
Ook woningbouworganisaties hebben te maken met een versnipperd applicatielandschap, is de ervaring van Business Unit Manager Pascal Greuter van Info Support. Door die versnippering van informatie hebben ze bijvoorbeeld onvoldoende inzicht in hoeveel vastgoed ze bezitten of hoe het met het planmatig onderhoud is gesteld, schrijft hij. Daardoor kunnen corporaties niet de juiste informatie leveren voor de accountantscontrole.
Helaas zijn bovengenoemde voorbeelden geen uitzondering, veel bedrijven hebben er mee te maken. Lead BPM-architect Maarten Veger van BPM Company legt uit: ‘Vooral grote organisaties willen de klantbediening vernieuwing vanuit hun bestaande gedistribueerde systemen. Voorheen was dat prima, de systemen doen stand-alone precies waar ze voor bedoeld zijn. Organisaties willen die systemen nu gaan koppelen, omdat ze de data uit die systemen willen combineren. De klant verlangt dat ze op een moderne en dus online manier worden bediend. Het maakt de klant niet uit dat die informatie uit verschillende databases moet worden gehaald, hij wil een zo goed mogelijk aanbod – waarbij data uit klantsystemen en productsystemen wordt samengevoegd – dat wil hij snel en via een mobiel kanaal.’
Belemmering van innovatie
Gedistribueerde systemen belemmeren organisaties om te innoveren, zegt Jeroen Eijskoot van softwaretestbedrijf Valorie. ‘Het ontbreken van maximale innovatiekracht beperkt dan ook de flexibiliteit van de organisatie om als geheel in te spelen op continu veranderende (markt-)omstandigheden.’ Die stelling wordt onderschreven door onderzoek van Grant Thornton onder CFO’s van Amerikaanse bedrijven. Bijna de helft (46 procent) vindt dat de IT-systemen de organisatie belemmeren bij het efficiënt inrichten en uitvoeren van hun processen. Daarom wordt een groot deel van het geld de komende jaren in IT geïnvesteerd.
Een Business Process Management-oplossing is de verbindende factor om in een versnipperd applicatielandschap een end-to-end geautomatiseerd bedrijfsproces te maken, zegt Veger. ‘Zie het BPM-systeem als de dirigent. Die coördineert van begin tot einde het proces en zorgt dat op het juiste moment de juiste informatie wordt gelezen of weggeschreven.’
Het BPM-systeem dirigeert dan welke dienst (service) wordt aangeroepen. ‘In de praktijk zie ik dat organisaties alleen nog services bouwen om applicaties te ontsluiten op het moment dat de applicatie nog lange tijd in de lucht blijft. Soms is dat niet het geval; vooral grote organisaties hebben vitale data in oude systemen staan die ze binnen drie tot vier jaar willen uitfaseren. Dan wil het bedrijf niet meer investeren in de bouw van een service. Een nieuwe technologie die dan gebruikt wordt is Robotic Process Automation (RPA). Met RPA worden repetitieve gebruikersacties automatisch nagebootst door het BPM systeem, zodat je het lezen en schrijven naar deze applicaties toch kan ontsluiten. De scripts kunnen worden gecreëerd door de acties van een gebruiker op te nemen, en dit is een krachtig middel voor het sneller en geautomatiseerd uitvoeren van processen.’
Koppelen van systemen is complex
Hoewel de noodzaak er is, wordt het integreren van IT-systemen ook steeds complexer, zegt Greuter. Er wordt namelijk niet alleen geïntegreerd met interne systemen. ‘Ook bij ketenpartners speelt zo’n integratieoplossing een belangrijke rol. Denk hierbij aan de gegevensuitwisseling met verschillende ministeries, de WOZ, het Kadaster of de energiemarkt.’
Bovendien, zegt Veger, is een BPM-project niet alleen een technische exercitie. ‘Het combineren van IT-systemen middels BPM is niet nieuw. De complexiteit zit in het feit dat je bij de automatisering van een end-to-end proces niet alleen de systemen verbindt, je verbindt ook mensen op een andere manier. Dat betekent dat een organisatie anders gaat werken, het werk gaat er voor werknemers anders uit zien. Het is daarom essentieel om ook het organisatorische aspect in ogenschouw te nemen.’
