Laat ik vooropstellen dat het belang van samenwerken in organisaties van alle tijden is. Waarom bestaan organisaties immers? Om gezamenlijk doelen te bereiken die je als individu niet kunt halen. Samenwerking zit daarmee in de organisatie ingebakken.
Toch wordt een goede samenwerking steeds belangrijker. Daarbij spelen twee elkaar overlappende trends een rol. In de eerste plaats gaat de ‘halfwaardetijd’ van onze kennis omlaag: in de snelle informatiestromen die op ons afkomen, is de kennis waarin we hebben geïnvesteerd minder lang houdbaar. Dat maakt dat we afhankelijker worden van de expertise van onder meer collega’s, klanten en leveranciers.
Zenuwstelstel
De tweede trend is het toenemende tempo van de veranderingen in onze omgeving, dat gevolgen heeft voor hoe organisaties zijn ingericht. Je zou de traditionele organisatie kunnen zien als een vanuit een centraal punt gecoördineerd zenuwstelsel. De top geeft instructies die aan de uiteinden van de zenuwbanen, in vakinhoudelijk gespecialiseerde teams, worden uitgevoerd.
Het is een efficiënte structuur, die vele jaren uitstekende diensten heeft bewezen. Maar ze mist de flexibiliteit waar tijden van disruptieve technieken en snel veranderde markten om vragen. Teams en teamleden hebben meer autonomie nodig om tijdig op veranderingen te kunnen reageren. Om hun werk onderling te coördineren is een goede samenwerking onontbeerlijk.
Gecompliceerd vraagstuk
Niet alleen gaan de ontwikkelingen sneller, hun complexiteit neemt bovendien toe. Een voorbeeld is de problematiek van de winkelcentra in veel Nederlandse binnensteden. Met de komst van onder meer e-commerce, pop-up-stores en prijsvechters verandert het karakter van de centra, met grote gevolgen voor retail- en onroerend goedbedrijven, gemeenten en vele andere betrokkenen – waaronder uiteraard het winkelpubliek.
Gratis whitepaper ‘Toekomstbestendig organiseren’
Vrees je de disruptie? Niet nodig. Dit whitepaper biedt je de tools om jouw organisatie in deze dynamische tijd relevant te houden.
lees verder
De binnensteden aantrekkelijker maken is een gecompliceerd vraagstuk dat verschillende vakgebieden raakt, en niet door één partij op te lossen is. Inmiddels is de Kamer van Koophandel (KVK) met VNO-NCW, overheden en brancheorganisaties een project gestart om de binnensteden te verlevendigen. Dat project heeft alleen kans van slagen als de betrokkenen partijen nauw samenwerken.
Niet stimuleren
Gezien het toenemend belang ervan is het goed om stil te staan bij enkele elementen die effectief samenwerken in organisaties vaak in de weg staan. Met het oog op hun efficiëntie en winstgevendheid hebben we onze organisaties meestal opgebouwd rond structuren en processen die vaak worden vertaald in indicatoren zoals KPI’s, beoordelingssystemen etc.
Wat je vaak ziet is dat de processen en structuren verouderd zijn en het beoogde gedrag niet stimuleren. Als mensen uiteindelijk worden afgerekend op de resultaten van hun eigen unit, waarom zouden ze dan mensen buiten hun unit gaan opzoeken?
Hekken en blinde vlekken
De metafoor die ik graag gebruik is van een weiland met paarden. Hoe zorg je dat de paarden de juiste kant opgaan? Daar gebruiken we hekken voor: hekken zijn de regels, procedures en processen in organisaties. Wat vaak blijkt, is dat al die processen nog steeds niet tot het gewenste gedrag van onze medewerkers leiden. Wat is meestal onze oplossing? De hekken verzetten of méér hekken plaatsen. Nog meer regels invoeren.
Maar in plaats van steeds opnieuw hekken neer te zetten, moeten we zorgen dat de paarden zelf de goede kant op willen gaan. Dus eerst zorgen dat de hekken goed staan en het gewenste gedrag stimuleren. Als de hekken goed staan, dan moet je ze met rust laten en kijken naar de onderlinge verstandhouding. Dat, zo heb ik gemerkt, is een van onze grote blinde vlekken.
Project Aristotle
In een recente, omvangrijke studie heeft Google de kern van succesvolle samenwerking onderzocht. Het Amerikaanse internetbedrijf wilde weten onder welke omstandigheden zijn teams goed functioneren. Zoals we van Google mogen verwachten, werd de studie met behulp van big data uitgevoerd.
Een verrassend resultaat van Project Aristotle (zoals de studie werd genoemd) was dat veel factoren waarvan vaak werd gedacht dat ze van invloed op de teamsamenwerking waren – zoals de samenstelling of omvang van het team – niet veel invloed hebben. Eén factor bleek doorslaggevend voor het teamsucces: de psychologische veiligheid, dat wil zeggen de vraag of mensen zich veilig voelen om zich te uiten, en het gevoel hebben dat er naar ze wordt geluisterd.
Psychologische veiligheid is nauw verwant met wat volgens Patrick Lencioni een essentieel ingrediënt van succesvolle organisaties is, namelijk vertrouwen. Voor vrijwel alle medewerkers is vertrouwen onontbeerlijk om gemotiveerd hun werk te doen. Met alle regels en procedures (de ‘hekken’) halen we dat vertrouwen soms juist uit de organisatie weg. Als we beter willen kunnen samenwerken, moeten we onze vaardigheden om vertrouwen te creëren versterken.
Cirkel van veiligheid
Bij TIAS werken we met verschillende trainingsvormen die de deelnemers aan de opleiding de kracht van vertrouwen zelf laten voelen. Een cruciaal element is dat de ‘cirkel van veiligheid’ op gang wordt gebracht. Pas als je jezelf bloot durft te geven, geef je anderen de ruimte om dat ook te doen.
Helaas hebben we nog vaak het idee dat we in onze werkomgeving stoer en sterk moeten zijn, en onze eigen problemen zelf moeten oplossen. Precies het tegenovergestelde is waar: het is juist sterk om kwetsbaar te zijn.
Hun hart raken
‘Presenteren met impact’ is daarbij een belangrijke vaardigheid. Om mensen in beweging te krijgen, gebruiken we vaak argumenten en feiten. Maar argumenten en feiten hebben doorgaans weinig impact. Ik ken niet veel mensen die geïnspireerd zijn geraakt door een analyse.
Mensen ‘mee’ krijgen houdt in dat je hun hart weet te raken, en dat lukt doorgaans pas als je laat zien waarom een maatregel of voorstel voor jou belangrijk is. Nadat je je eigen emoties durft te delen, geef je anderen de gelegenheid om dat ook te doen. Goede samenwerking komt alleen tot stand als de deelnemers zich op die manier verbonden voelen.
Heilig doel
Het resultaat is in veel organisaties een heilig doel. Maar de gedachte dat juist om de resultaten te verbeteren, aan het vertrouwen moet worden gewerkt, is voor veel bedrijven tamelijk nieuw.
Wat we bij TIAS hebben gemerkt is dat als managers en professional zich in het op gang brengen van de cirkel van veiligheid verbeteren, dat tot nieuwe en bijzondere gesprekken in hun organisaties leidt. Als je je collega’s vertrouwt, pak je eerder de telefoon of loop je naar ze toe om even iets te overleggen. Die snelle en informele communicatie is de olie die de radertjes van succesvolle samenwerking doet draaien.
Over de auteur
Roemer Visser is docent aan TIAS School for Business and Society en ondernemer.
Lees ook:
- Hoe de Kamer van Koophandel zichzelf verbetert in samenwerken
- Zo haal je het beste in je mensen naar boven
- Hoe The Greenery het uiterste uit haar organisatie haalt
- Hoe Ashley van den Broek het MT van haar bedrijf versteld deed staan
Dit artikel wordt u aangeboden door
TIAS School for Business and Society
Top-ranked business school voor leiders, professionals en managers, die het beste uit zichzelf willen halen en impact willen creëren voor hun organisatie en haar omgeving.
Meer info
