Met een big bang op zelfsturing overstappen is riskant. Wil je het goed doen, dan moet de organisatie flink op de schop: taken over de teams verdeeld, ondersteunende diensten zoals HR en planning opnieuw ingericht, managers van functie veranderd of ontslagen. Maar hoe weet je zeker dat alle verantwoordelijkheden in de nieuwe situatie worden opgepakt? Dat er genoeg afstemming en coördinatie is om de continuïteit van de productie te garanderen? Als het tegenvalt kan de organisatie niet eenvoudig even worden ‘terugveranderd’.
Pionierende teams
Veel organisaties gaan daarom stapsgewijs te werk. Bepaalde verantwoordelijkheden worden bijvoorbeeld op teams overgedragen. Bij gebleken succes kan de autonomie van de teams worden uitgebreid. Soms krijgen enkele teams een zelfsturende status, terwijl de rest ‘gewoon’ blijft. De ervaringen van de pionierende teams kan worden gebruikt om andere teams soepel op nieuw organiseren over te laten stappen.
Een duaal systeem
Dit soort groeimodellen roept echter ook een aantal lastige vragen op. Verantwoordelijkheden ‘half’ aan een team geven, werkt niet. Verantwoordelijkheden worden meestal pas opgepakt als mensen zich ook helemaal verantwoordelijk vóelen. Autonomie veronderstelt niet alleen de vrijheid om bepaalde taken op te pakken, maar ook voldoende ondersteuning om dat effectief te kunnen doen. Daarmee kan een duaal systeem ontstaan: administraties moeten bijvoorbeeld worden gesplitst. Het ene team valt onder het bedrijfsbeleid voor de aanschaf van kantoormeubilair, het andere (autonome) team mag over zijn eigen middelen beschikken, en dus zelf weten met welke stoelen en tafels het werk wordt gedaan. Behalve scheve ogen binnen de organisatie kan dat veel administratieve rompslomp geven.
Geleidelijk overstappen op zelfsturing
Waar moet je op letten als je de organisatie soepel richting zelforganisatie wilt laten bewegen? 5 tips.
#1. Gooi het open
‘Waar je hoe dan ook mee moet beginnen is met je mensen gaan praten’, zegt Ben Kuiken. Kuiken is oprichter van platform Nieuworganiseren.nu en auteur van onder meer Eerste hulp bij nieuw organiseren. ‘Wat je precies niet moet doen is zelforganisatie van boven opleggen’, zegt hij. ‘De essentie van nieuw organiseren is immers dat je het samen doet.’ Ook als je kiest voor een gedeeltelijke invoering kan dat prima bespreekbaar worden gemaakt met zowel de medewerkers die zelfsturend gaan werken als de ‘achterblijvers’.
De essentie van nieuw organiseren is dat je het samen doet
Kuiken raadt organisaties aan een werkconferentie te beleggen. Kuiken: ‘De eerste vraag daarbij is: wat is de zin van wat we aan het doen zijn? Wat drijft ons? Waar willen we naartoe?’ Als je je doel duidelijk voor ogen hebt, ontstaat richting voor het bedrijf. Je weet wat je nodig hebt en kunt de organisatievorm om de gewenste koers heen bouwen. Kuiken: ‘Zelforganisatie is niet alleen maar positief voor de medewerkers. Ze moeten meer dan voorheen bereid zijn om verantwoordelijkheden op te pakken en energie te steken in coördinatie en afstemming. Hoe los je dat met ze op? Als je het eens bent over de richting die je samen uit wilt, ontstaat voldoende betrokkenheid om het veranderproces aan te kunnen.’
#2. Maak een stappenplan
Bij een herverdeling van de bevoegdheden kan een stappenplan veel houvast geven, aldus Saskia Reijnen. Reijnen coacht medezeggenschapsraden en is auteur van onder meer Invloed op zelfsturing. De verwachtingen ten aanzien van de bevoegdheden zijn een cruciale factor in dit soort processen, aldus Reijnen. ‘Bij zelfsturing wordt vaak gepraat over het nemen van verantwoordelijkheid. Maar het gaat in de eerste plaats om de zeggenschap. Je moet weten wat je mag en kunt, en hoe je daarbij wordt ondersteund.’
Je moet weten wat je mag en kunt, en hoe je daarbij wordt ondersteund
In het stappenplan moet duidelijk staan wat er gaat veranderen en voor wie. Waarover mag het team beslissen? Heeft het bijvoorbeeld de bevoegdheid om nieuwe medewerkers aan te stellen? Zo nee, wanneer krijgt het die vrijheid? Op welke gebieden liggen de besluiten bij het management en ligt de adviesrol bij het team? Wanneer is dat andersom? Reijnen: ‘Zo’n plan creëert niet alleen duidelijkheid over de bevoegdheidsverdeling. Het team weet bovendien wat het in de toekomst kan verwachten als het zijn taken goed oppakt.’
#3. Gebruik agile
Vaak worden de eerste stappen op het gebied van zelfsturing in de vorm van een pilot gegoten, maar: ‘Meestal zien we dat een prototype beter werkt dan een pilot’, zegt Agaath Hermsen, organisatieadviseur bij Rijnconsult. Hermsen is regelmatig betrokken bij initiatieven op het gebied van zelforganisatie.
Een prototype werkt meestal beter dan een pilot
‘Prototype’ wil zeggen dat de nieuwe organisatievorm stapsgewijs wordt ontdekt, naar analogie met de agile-gedachte zoals bekend van ict-projecten. De verandering wordt opgedeeld in overzichtelijke onderdelen, waarvan de resultaten regelmatig worden teruggekoppeld. Hermsen: ‘Een nadeel van de pilot is dat de eerste resultaten soms tegenvallen, waarna een streep door het hele project wordt gehaald. Met prototyping kun je het onderweg nog bijstellen.’
Seminar Agile Leadership Europe 2020
De rol van de manager verandert door agile werken. Wat wordt er van leiders nu en in de toekomst verwacht? Tijdens deze dag gaan diverse topsprekers, waaronder Rini van Solingen, in op die vraag.
lees verder
#4. Zorg voor sturingsinformatie
‘Een van de dingen die nog wel eens wordt vergeten, is voldoende sturingsinformatie’, zegt Hermsen. Het imago van zelfsturing is dat teams vrijheden krijgen en dat allerlei regels en kaders worden losgelaten. Hermsen: ‘Maar des te belangrijker is het om vanuit goede sturingsinformatie te werken.’ Het management is niet anders gewend dan dat het zichzelf voorziet van voldoende informatie om de effectiviteit van maatregelen te meten.
De teams moeten weten wat wel en niet goed gaat
Bij de invoering van zelforganisatie kan het lastig zijn om gegevens zoals budgetten, kosten en klanttevredenheidscijfers naar de betrokken teams uit te splitsen. Hermsen: ‘Toch is het belangrijk om daar voldoende aandacht aan te besteden. De teams moeten genoeg informatie hebben om te weten wat wel en niet goed gaat. Anders kunnen ze zich niet verbeteren.’
#5. Communiceer de intentie
Hermsen: ‘Experimenten met zelforganisatie lopen vaak mis op weerstand bij de medewerkers. Zij voelen het feilloos aan als het management eigenlijk vooral een kostenbesparing voor ogen heeft.’ Het management moet helder communiceren wat het met de verandering beoogt. ‘Als het om een kostenbesparing gaat’, zegt Hermen, ‘moet je daar eerlijk over zijn.’ Maar ook als het doel is om de klanten beter te bedienen, moet die intentie bij iedereen helder voor ogen staan.
Vertrouwen krijg je alleen door open te zijn
Met zijn eigen gedrag, bijvoorbeeld door medewerkers die een fout maken niet meteen af te branden, kan het management zijn intenties onderstrepen. Hermsen: ‘Zelforganisatie veronderstelt onderling vertrouwen om naar de nieuwe verdeling van taken en bevoegdheden toe te kunnen groeien. Dat vertrouwen krijg je alleen door open te zijn.’
