DPG Media: ‘Als de migratie niet zou lukken, zou heel marketing platliggen’

DPG Media stond begin 2022 op een belangrijk kruispunt. De organisatie wilde graag versnellen, maar liep tegen een aantal belangrijke knelpunten aan. Er was een wildgroei aan datastromen ontstaan en er was te weinig capaciteit om deze data te verwerken.

DPG Media was zelf niet in staat om deze complexe uitdaging het hoofd te bieden. Hoe heeft Mobilee hen geholpen een futureproof, datagedreven organisatie te worden?

Een gecompliceerd traject

Binnen de marketingafdeling van DPG werd veel gewerkt met een applicatie waarin medewerkers konden segmenteren en rapportages konden maken. Dit vormt een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering.

Toen duidelijk werd dat deze applicatie binnen een jaar moest worden uitgefaseerd en werd vervangen door een datamesh-systeem, sloegen de zenuwen toe. Een datamesh is een flexibele manier om gegevens in een organisatie te organiseren. Het zorgt ervoor dat ieder organisatiedeel zelf gegevens kan bezitten, beheren en gebruiken, in plaats van dat ze hiervoor moeten aankloppen bij het IT-team.

‘Niemand durfde aan het project te beginnen’, vertelt Goossens. ‘Veel mensen begonnen bij de naam van de applicatie al te bibberen. Als de migratie niet zou lukken, zou de hele marketingafdeling platliggen.’

Toch besloot ze zich bij het project aan te sluiten. Ze concludeerde dat er niet echt sprake was van een team, maar van een aantal individuele medewerkers met verschillende disciplines die bij elkaar waren gezet. ‘Er was al wel een aanzet, maar het liep niet goed’, vertelt ze.

De start van een team

Omdat het project niet vorderde, besloot het management van DPG Media dat het tijd was om wat meer gewicht aan het project te geven. Staffingverantwoordelijke Dennis Groenendijk van de afdeling IT Marketing Products & Touchpoints besloot daarom Daniël Hoetmer (foto boven) en (later) Hanneke van der Boog van Mobilee aan te haken.

‘Daniël werkte binnen DPG al als businessanalist bij een ander project op het gebied van subscription’, legt Goossens uit. ‘Dat beviel heel goed, hij heeft veel expertise en het is fijn om met hem en zijn collega’s samen te werken. Ze hebben bij Mobilee geen mindset van ‘dit doe ik wel even’, maar zijn duurzaam betrokken en willen impact maken.’

Om meer teamgevoel te creëren, werd aan het begin van het traject (maart 2022) een officiële kick-offdag georganiseerd. ‘In de ochtend hebben we echt gewerkt, toen hebben we onze taken geïnventariseerd en in een planning verwerkt. Toen zag het management ook meteen wat er moest gebeuren. Deze sessie was heel fijn, want we hadden zo een aanpak waarmee we direct aan de slag konden, in plaats van dat we tegen een draak van een systeem op moesten kijken.’

In de middag stond een leuk uitje gepland, om zo het groepsgevoel te bevorderen. Binnen de organisatie bestond namelijk het idee dat het project onmogelijk kon slagen. Vanuit een veranderkundig perspectief werd er veel aandacht geschonken aan het gevoel dat er heerste onder betrokkenen bij de voortzetting van dit project.

Start met analyse

Na de kick-off werd gestart met een stevige analysefase om te bepalen waar precies de knelpunten lagen met de oude applicatie. Hoetmer vertelt dat hier soms stevige discussies over gevoerd werden. Niet iedereen geloofde in de haalbaarheid van het traject. ‘Wanneer we vertelden dat de oude applicatie in november moest worden uitgefaseerd, vroegen mensen lachend welk jaar we bedoelden.’ Hier lieten Hoetmer en Goossens zich niet door uit het veld slaan.

Om er zeker van te zijn dat ze op schema liepen, werd de voortgang van het project regelmatig geëvalueerd. Zo kon op tijd worden bijgestuurd wanneer dat nodig was. Dit betekende wel dat door voortschrijdend inzicht de planning uit de beginfase de prullenbak in kon.

‘We kregen ook veel vertrouwen vanuit Dennis (Groenendijk, red.). We hoefden ons niet te verantwoorden voor alles wat we deden. Dat heeft ons erg geholpen’, blikt Goossens terug. ‘Toen we een aantal zieken kregen, konden we dit direct escaleren naar de directie. We kregen er toen meteen extra mensen bij, dat was fijn’.

Lastige momenten

Doordat het team zo gefocust was op de analysefase, startte de ontwikkeling van de nieuwe applicatie pas vrij laat. ‘Toen we in april onze voortgang moesten presenteren, hadden we die eigenlijk nog niet. Daniël heeft toen een goede manier gevonden om dit toch inzichtelijk te maken’, vertelt Goossens. Hoetmer vult aan: ‘Ik heb toen uitgelegd dat het verkrijgen van inzicht ook progressie is.’

Ook in de zomerperiode werd het even spannend. Doordat veel medewerkers op vakantie waren, werkte het team in augustus maar met de helft van de normale capaciteit. ‘We vroegen ons even af of we het wel zouden halen’, vertelt Goossens. ‘Doordat er tijdelijk andere mensen in het team aansloten, kwamen we eigenlijk weer in dezelfde situatie als in het begin. Het piepte en kraakte, maar we hebben het toch gered’, vult Hoetmer aan.

Dit was het moment dat Hanneke van der Boog aanhaakte bij het team. ‘Haar kracht ligt in de aandacht voor het informele aspect van en de vrolijkheid in het team.’

Duidelijke communicatie

Tijdens de projectperiode zijn Hoetmer en Van der Boog regelmatig bij DPG op kantoor geweest. ‘Wij kwamen vanuit Nederland elke twee weken naar Antwerpen om fysiek samen te kunnen werken. Zo creëer je meer saamhorigheid. Ook helpt het enorm om elkaars lichaamstaal te kunnen zien bij lastige gesprekken.’

Om ervoor te zorgen dat de marketingafdeling alvast zou wennen aan het nieuwe systeem, werden zij al betrokken voor de definitieve uitfasering. ‘We wilden geen IT-silo creëren’, vertelt Goossens. Er werd dus veel aandacht geschonken aan stakeholdermanagement.

Ruim op tijd klaar

Door het grote doorzettingsvermogen van het team was het project uiteindelijk ruim van tevoren klaar. Het team had een datum in november gekozen om de switch te maken, maar er waren nog twee maanden uitloop waar het oude systeem als back-up diende. ‘Dat hebben we uiteindelijk niet nodig gehad’, vertelt Goossens. ‘Het ging eigenlijk gewoon meteen goed.’

De projectmanager kijkt met een goed gevoel terug op de samenwerking. ‘Het voelde echt alsof Daniël en Hanneke onze collega’s waren, ze waren onderdeel van het team.’ Het nieuwe datamesh-systeem maakt snelle aanpassingen mogelijk en ondersteunt datagedreven besluitvorming.