Online samenwerken: steeds meer organisaties kozen er de afgelopen jaren bewust voor. Bijvoorbeeld omdat ze het aantal reiskilometers en de bijbehorende CO2-uitstoot willen beperken. Of simpelweg omdat ze kosten willen besparen.
Door de coronacrisis is het belang van effectief online samenwerken alleen maar verder toegenomen. Steeds meer mensen ontdekken dat online (thuis) samenwerken best goed mogelijk is. Ook komen ze erachter hoe heerlijk het is om ’s ochtends niet in de file te staan of in een volle trein of bus te zitten.
Langzaam schuift de norm op en wordt op afstand werken het ‘nieuwe normaal’. Wellicht óók als de coronacrisis op termijn afvlakt en we min of meer terugkeren naar hoe het was.
Voorwaarden effectief vergaderen
Dan is het wel zo handig als je weet hoe dat moet, effectief online vergaderen, overleggen en samenwerken. Een effectief overleg voldoet aan een aantal voorwaarden. Zo is het belangrijk dat de deelnemers op tijd aanwezig zijn en de juiste stukken bij de hand hebben.
Ook is het belangrijk dat ze hun aandacht er voldoende bij hebben en dat ze de andere deelnemers laten uitspreken. Na afloop is bovendien duidelijk wat er nou precies besloten is, en wie welke actie oppakt.
Technische randvoorwaarden
Bij online vergaderen en samenwerken komen daar nog een aantal (technische) randvoorwaarden bij. Hoe gebruik je een tool als Teams effectief? Hoe zorg je ervoor dat je de agenda en de bijbehorende stukken niet hoeft te zoeken in je mail? Hoe kun je je virtuele werkweek optimaal inrichten? Het zijn slechts enkele van de vragen en randvoorwaarden die er nog eens bijkomen wanneer je op afstand met elkaar in conclaaf gaat.
De 6 ingrediënten van een effectieve game
Gamification is een schaalbare veranderaanpak, waarmee je blijvende gedragsverandering realiseert en prestaties op de werkvloer verbetert. Maar wat maakt een game nu effectief? Hoe zorg je dat het écht bijdraagt aan de gestelde doelen?
lees verder
Overzicht
Medewerkers die al in enige mate digitaal vaardig waren, hebben de draad in deze crisistijd snel opgepikt. Ze kunnen goed uit de voeten met digitale tools als Teams, Outlook en andere Office-toepassingen.
Wel hebben ze soms moeite met het creëren van overzicht voor zichzelf. Welke tools gebruik je waarvoor? Digitaal minder vaardige medewerkers worstelen nog veel meer met alle veranderingen. In de wirwar van tools en platforms dreigen ze het overzicht helemaal te verliezen.
Spelenderwijs leren
Gamification is een goed middel om gewenst gedrag van mensen te triggeren. Zo kan gamification ook helpen om online samenwerking te stroomlijnen en om teamleden specifieke (technische) vaardigheden bij te brengen.
Gamification-platform The Cue ontwikkelde recent bijvoorbeeld een game die ervoor zorgt dat teams spelenderwijs hun vaardigheden op het gebied van effectieve online samenwerking kunnen verbeteren.
Hoe kun je goed virtueel vergaderen? Hoe houd je de teambetrokkenheid hoog, óók als je elkaar niet fysiek treft? Hoe kun je tegelijk aan documenten werken? Hoe stuur je in deze situatie op de voortgang van doelen?
Competitie
Teams die deelnemen aan de game, krijgen gedurende drie weken opdrachten waarbij ze precies met dit soort vragen vanuit de praktijk aan de slag gaan. En die ze samen tot een goed einde moeten weten te brengen.
De opdrachten (waarbij de nadruk ligt op het werken met Office 365) zetten deelnemers op een laagdrempelige manier aan tot experimenteren en reflecteren. Doordat teams in competitie zijn met andere teams, worden deelnemers als vanzelf gestimuleerd om hun vaardigheden op peil te brengen en te verbeteren.
Blijvende verandering
Door teamleden spelenderwijs kennis te laten maken met methodes en technieken, kun je ervoor zorgen dat er effectiever wordt samengewerkt. Een belangrijke voorwaarde voor een blijvend effect, is dat de betreffende game het gedrag in de werkelijkheid beïnvloedt.
Als je voor een opdracht nieuwe vaardigheden of inzichten toepast op een online meeting die je tóch al hebt, is de kans des te groter dat je deze vaardigheden een volgende keer ook aanspreekt.
Dagstart
In de games van The Cue worden teamleden bijvoorbeeld gestimuleerd een dagstart met elkaar in te plannen volgens een bepaalde structuur. Na een week evalueert het team wat wel en niet werkte. Door directe feedback en competitie in de game, worden teams gestimuleerd om de opdracht ook daadwerkelijk direct uit te voeren.
Interactie
Verder kun je, door mensen in teamverband te laten deelnemen, de interactie tussen deelnemers stimuleren. Teamleden die digitaal wat minder vaardig zijn, worden zo als vanzelf bij de hand genomen door de technisch al wat meer onderlegde collega’s.
Ten slotte is ook het competitie-element belangrijk. Door de ruimte te bieden aan competitie en creativiteit, wordt een game al snel veel meer dan een eenvoudige ‘knoppentraining’.
Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Performance Verbeteren’ op MT.nl. Dit dossier wordt mede mogelijk gemaakt door House of Performance. House of Performance is specialist in het radicaal verbeteren van prestaties op de werkvloer, onder andere met behulp van gamification.
Lees ook:
- 7 trends waardoor werknemers beter kunnen presteren
- Hoe gamification de omzet van deze vier bedrijven verhoogde
- Gedragsverandering doorvoeren? Maak er een spelletje van
