Omgaan met culturele verschillen: zo doe je dat in 3 stappen

Misschien herken je het een en ander. Je schrijft een bericht naar je Amerikaanse collega: ‘Hoi, volgende week is er een meeting en dan heb ik deze input nodig. Kun je die sturen? Bedankt.’ Die collega stuurt een heel andere mail terug. ‘Hi, how are you? Hope you are fine, and that your family is okay.’

Amerikanen nemen vaak een langere aanloop in hun communicatie en zijn persoonlijker in hun contacten, weten Anja Goedkoop en Anne-Fleur Smits-Van Oostrom, beiden programmamanager Learning & Development bij trainingsbureau Boertien Vergouwen Overduin.

‘Amerikanen vinden Nederlanders soms bot, terwijl dat helemaal niet onze intentie is. Nederlanders willen vaak to the point komen, helder communiceren. Dat vinden we eerlijk. Zeggen we morgen, dan doen we het morgen. Afspraak is afspraak’, aldus Smits.

Culturele sensitiviteit

Als je elkaars manier van communiceren niet begrijpt, kun je overhaaste conclusies trekken. Dat kan leiden tot misopvattingen, stroeve samenwerkingen en zelfs conflicten.

Goedkoop: ‘Als je als bedrijf over de grens werkt met internationale teams en internationale klanten, is het dus zaak andere culturen en gebruiken te begrijpen.’ Smits: ‘Mensen denken soms: de wereld wordt kleiner. Of: iedereen spreekt Engels. Ze menen dat leren omgaan met andere culturen niet meer relevant is. Maar dan onderschat je hoe belangrijk culturele sensitiviteit is.’

Beide programmamanagers willen handvatten bieden aan leidinggevenden om goed om te gaan met culturele verschillen over de grens, als wel met culturele verschillen op de werkvloer. Zo kun je actiever werken aan diversiteit en inclusie binnen je organisatie.

Dimensies van Hofstede

Cultuur is een nogal breed begrip. Volgens organisatiepsycholoog Geert Hofstede is cultuur de collectieve mentale ‘programmering’ die leden van één groep onderscheidt van leden van andere groepen. Smits: ‘Simpel gezegd is cultuur hoe we met elkaar omgaan, de normen en waarden die we delen, de impliciete en expliciete regels die we met elkaar hanteren. Cultuur kan gaan over nationaliteit en continenten, de verschillen tussen stad en platteland, over organisaties, families of sportclubs.’

Hofstede deelt cultuur op in vijf zogeheten dimensies en onderzocht waarin landen van elkaar verschillen. Zo scoort Nederland hoog als het gaat om individualisme, vergeleken met meer collectivistische landen als Italië of Zuid-Korea. Een land als de Verenigde Staten, waar prestaties en assertiviteit belangrijk zijn, is behoorlijk masculien. Zweden daarentegen scoort hoog op femininiteit.

Hofstede kan helpen meer begrip te hebben voor de ander, zegt Smits. Zo vertelde een Nederlandse IT’er over zijn samenwerking met collega’s in India. ‘Die zeggen bijna nooit ‘nee’. Als ze je niet begrijpen, zullen ze dat niet snel aangeven. Dat vond hij vervelend. Dan kan je kwaad worden of gefrustreerd, of je kan proberen je Indiase collega’s te begrijpen.’

Hofstede verklaart gedrag vanuit cultuuroogpunt. In India wordt de groep als belangrijker gezien dan het individu. Een individuele medewerker zal niet snel zeggen wat hij ervan vindt – ook uit beleefdheid naar de ander toe. Om gezichtsverlies te voorkomen zegt hij bijvoorbeeld ‘ik zal het proberen’ in plaats van keihard ‘nee’. Smits: ‘Als je daar oog voor hebt, zul je in de toekomst misschien anders handelen’, zegt Smits.

Methode van Pinto

Daarbij helpt de driestappenmethode van David Pinto, oud-hoogleraar Interculturele communicatie. Doel ervan is om vooroordelen over elkaar weg te nemen en eigen grenzen kenbaar te maken, aldus Goedkoop. ‘De eerste stap is: wees bewust van je eigen culturele achtergrond. Stap twee: ervaar en onderzoek welke culturele verschillen je ervaart met de ander. De laatste stap is om de dialoog erover aan te gaan.’

Zo voelde een Nederlandse die speelde in een internationaal orkest zich niet prettig bij de begroeting van haar Amerikaanse collega. ‘Die gaf iedereen een knuffel bij binnenkomst. Haar collega uit Spanje verscheen vaak wat later. Ook dat ergerde haar.’

De Pinto-methode houdt in dat je eerst jouw Nederlandse normen en waarden onder de loep neemt. Goedkoop: ‘Op tijd komen, formele begroetingen – dat vinden we blijkbaar belangrijk.’ Terwijl tijd in andere culturen als flexibel wordt gezien – onderweg kunnen immers onvoorziene dingen gebeuren. Smits: ‘Dat een ander minder strikt is qua afspraken, is geen persoonlijke aanval op jou. Maar jij vindt dat wél vervelend, en dat mag natuurlijk. Maak dat bespreekbaar, leg uit waarom je dat vervelend vindt.’

Al hoeft dat niet natuurlijk. Wanneer je de ander leert begrijpen, kun je ook je eigen gedrag en verwachtingen aanpassen. ‘Dat kan net zo goed een uitkomst zijn. Dat je de eerste tien minuten gebruikt om in te spelen. Belangrijk is om zonder oordeel te leren kijken naar ander gedrag’, zegt Goedkoop.

Verder is het oppassen om niet te praten over ‘de’ Nederlander of ‘de’ Japanner. ‘Voorkom dat je in stereotypen vervalt of dat je geen oog meer hebt voor individuen. Binnen elke cultuur heb je een range aan verschillen tussen mensen. In onze trainingen leer je dan ook niet hoe je met Duitsers of Chinezen moet omgaan, maar je leert preciezer te kijken naar cultureel bepaald gedrag.’

Pietendiscussie

Cultuur kan gevoelig liggen. Het raakt mensen in de kern. Er hangen emoties aan. Goedkoop: ‘Daarom is het belangrijk daar goed mee om te gaan. Het is altijd moeilijk als mensen zeggen dat een bepaald aspect uit jouw cultuur er niet mag zijn. Denk aan de Zwartepietendiscussie. Dat werd door een heleboel medemensen in Nederland en het buitenland als kwetsend ervaren. Ineens merkte je hoe diep Sinterklaas en Zwarte Piet waren geworteld in de Nederlandse cultuur – althans, dat werd door veel geboren Nederlanders zo gevoeld.’

Dan ga je erover praten: is het wel traditie? Het bestaat pas zo’n 150 jaar. En: waarom raakt het jou als volwassene zo, terwijl het om een kinderfeest gaat? ‘Dan merk je hoe lastig mensen het vinden om culturele elementen los te laten. En hoe belangrijk het is om naar een gemeenschappelijk middelpunt te zoeken. Dat is niet altijd eenvoudig, maar wel broodnodig om mee te kunnen bewegen in een nieuwe wereld.’