In de ontwikkeling van de huidige bedrijfssoftware spelen nieuwe technologieën een cruciale rol. Dit gebeurt door machines verbeteringen te laten bedenken die wij als mensen niet kunnen verzinnen. Die machines kunnen dat op basis van algoritmes en door grote hoeveelheden data te analyseren en om te zetten in kennis.
“ERP-software ontwikkelt zich van de automatisering van een aantal taken naar een volledig geautomatiseerde en directe verwerking van alle taken én responses, zonder enig menselijk handelen. Je kunt je voorstellen dat dit een enorm positief effect heeft op de snelheid en doeltreffendheid van de bedrijfsprocessen. Door dit soort smart software toe te passen voor vaak terugkerende handelingen beperk je bovendien het risico op eventuele fouten dat menselijk handelen met zich meebrengt”, vertelt Jarno van Hurne, product marketing director bij Exact.
Een serieuze optie
Het automatiseren en robotiseren van administraties en financiële processen is een optie om serieus te onderzoeken. Het zou je kansen kunnen vergroten om je concurrentie te slim af te zijn. Er zijn minder handmatige handelingen nodig en dat maakt tijd vrij voor activiteiten die meer waarde toevoegen. Je hebt namelijk veel meer grip op je gegevens en meer inzicht in je mogelijke successen en risico’s.
No hands accounting is op dit moment misschien nog niet als geheel te integreren, maar het biedt al wel een aantal opties om direct in te zetten binnen je bedrijf. Je eerste actiepunt daarbij is het goed in kaart brengen en analyseren van processen met een hoog aantal zich herhalende handelingen. Daarna breng je de handmatige activiteiten zo veel mogelijk terug door heel slim de juiste technologie in te zetten.
Denk aan de volgende processen
Het ‘order to cash’-proces kenmerkt zich door veel handmatige acties die goed te automatiseren zijn. Wanneer je de factuur niet meer als pdf in een e-mail stuurt maar via UBL 2.1, dan gaat de factuur meteen digitaal de administratie in. Vervelende misverstanden en te late betalingen zijn hiermee voor een groot deel verleden tijd. En dat is maar goed ook, want het blijkt dat 62% van de bedrijven moeite heeft met het op tijd betaald krijgen; hun DSO (Days Sales Outstanding) is te lang. Door het proces digitaal in te richten, verlopen de standaardcontroles automatisch. Op het moment dat er een afwijking of uitzondering wordt geconstateerd, is menselijk ingrijpen pas noodzakelijk.
Het ‘purchase to pay’-proces kenmerkt zich door een hoog volume standaardhandelingen, die vooral bij de inkomende factuurstroom repetitief zijn. Je kunt die inkomende stroom heel gemakkelijk digitaal omzetten met scansoftware. Zo hoeven je mensen de transacties niet meer in te kloppen; een controle is voldoende. En in de toekomst gaan we zelfs naar de verwerking zonder die menselijke controle. Een factuur wordt dan bij een specifieke debiteur geautomatiseerd doorgezet. De bedragen worden gescand, en als ze kloppen, wordt de factuur aan de financiële administratie toegevoegd. Zo simpel kan het gaan. Tot slot kijken we naar de mogelijkheden voor je rapportages.
Het samenstellen van de maandelijkse rapporten kost gemiddeld zeven werkdagen per maand. Je kunt daarbij vooral wat hulp en meer snelheid gebruiken als je bedrijf verschillende administraties heeft. Over het algemeen wordt nu zo’n 80% van de tijd besteed aan het samenstellen van de cijfers; de rest van de tijd gaat naar het duiden van die cijfers. Door no hands accounting kun je deze percentages waarschijnlijk om gaan draaien. Je kunt veel nauwkeuriger werken en zekerder zijn van je cijfers met gecentraliseerde stamgegevens en gestandaardiseerde processen en systeemcontroles.
Kwestie van de juiste mindset
Gaat het dan puur om het binnenhalen van de juiste oplossingen en technologieën? Was het maar zo simpel. Het is cruciaal om processen te analyseren en vast te stellen waar mensen nog onnodig handmatig werk doen. Exact biedt alle mogelijkheden om de eerste stappen naar no hands accounting te zetten, waarbij de laatste technologieën en initiatieven, zoals Simpler Invoicing, UBL 2.1, PSD2 en machine learning helpen om vandaag al veel handwerk uit het administratieve proces weg te gaan nemen.
