Winkelmand

Geen producten in je winkelwagen.

Managen op afstand: ‘de praktijk is weerbarstiger’

Managen op afstand: ‘de praktijk is weerbarstiger’
Je leest nu: Managen op afstand: ‘de praktijk is weerbarstiger’

Door lage loonkosten werken Nederlandse bedrijven graag samen met Oost-Europa. Toch zijn er valkuilen, ontdekte Hugo Messer.

Soms zijn het toevallige ontmoetingen die het begin betekenen van een succesvol bedrijf. Toen Hugo Messer acht jaar geleden in een Amsterdamse drukkerij werkte, kon hij niet vermoeden dat een ontmoeting met twee IT’ers uit Odessa (Oekraïne) zijn carrière een nieuwe wending zou geven. ‘In India had ik al de enorme mogelijkheden gezien van IT-outsourcing. Ik was net een eigen bedrijf begonnen toen die jongens me meer vertelden over Oekraïne. Een land met 47 miljoen inwoners en een enorm aanbod van goed opgeleide IT-professionals. Ieder jaar komen er tussen 7.000 en 10.000 jongeren van de technische universiteiten af. Bovendien zag het er zeker toen nog niet naar uit dat het land heel snel bij de EU zou komen en dat is gunstig voor de loonkosten.’

Bonje

Het blijkt de aanzet voor Bridge Global IT Staffing in Oekraïne. Messer begint kleinschalig, met IT-opdrachten van Nederlandse internetbureaus die hij uitbesteedt aan programmeurs in Oekraïne. Hij is de intermediair die de partijen bij elkaar brengt en daarvoor na afloop een factuur stuurt. Klinkt simpel, toch blijkt de praktijk een stuk weerbarstiger. ‘In de internetwereld huurt de klant een reclamebureau in om de site te bouwen. Hun webpartner belt met ons en wij huren dan weer techneuten uit Oekraïne in. Dat zijn veel te veel schakels. Als iemand ook maar even zit te slapen in de communicatie, gaat er ineens van alles mis. Van de tien projecten gingen er acht goed, werd eentje een lang verhaal en liep het één keer uit op bonje met de opdrachtgever. Omdat we in die beginperiode nog op basis van vaste tarieven werkten, vielen we dan ook regelmatig tussen wal en schip.’

Juiste poppetje

Dat moet anders, beseft Messer. Het juiste poppetje voor de juiste opdracht en meer rechtstreeks contact tussen opdrachtgever en programmeur zijn de belangrijkste ingrediënten voor zijn verandering. ‘Een opdrachtgever vertelt ons tegenwoordig wat voor type programmeur ze nodig hebben. Wij gaan dan voor ze op zoek. Eerst in onze eigen pool van mensen, maar als we daar niet de juiste match vinden, zoeken we verder. Voordat hij aan de slag gaat, volgen eerst een testcase en een interview met de klant. Als er sprake is van een match, komt de programmeur bij ons op de payrol in Oekraïne.’

Communicatieblauwdruk

Wijs geworden door de lessen in het begin, pakt Messer tegenwoordig ook de begeleiding anders aan. ‘We beginnen met een workshop, dat een soort blauwdruk wordt voor de communicatie. Hier bepalen we bijvoorbeeld samen welke codestandaarden er gebruikt worden en hoe het proces van software development er uitziet. Tijdens het proces is er minimaal eens per dag een projectinhoudelijk gesprek tussen de programmeur en de opdrachtgever. Daarnaast hebben we iedere week een Skype-ontmoeting tussen de betrokken projectmanagers in Nederland en Oekraïne. Hier gaat het vooral over de communicatie en beslissen we of er moet worden bijgestuurd.’

Retourtje Kiev

Inmiddels heeft het bedrijf ongeveer 30 mensen aan de slag in Oekraïne en is er ook een eigen vestiging in India bijgekomen. De loonkosten in Oost-Europa liggen weliswaar hoger dan in Azië, twee tot vier keer schat Messer, de voordelen van nearshoring moeten niet worden onderschat. Onderzoek laat zien dat de afstand meetelt. Complexe problemen vragen soms om een face-to-face-oplossing en dan is een retourtje Kiev net even aantrekkelijker dan de verre vliegreis naar Mumbai. De cultuurverwantschap maakt samenwerken bovendien makkelijk, in ieder geval in de perceptie van veel mensen. Daarnaast speelt ook de overlap in kantooruren een rol. Dat maakt afstemmen eenvoudig.

Huiswerk doen

Over het niveau van de programmeurs in Oekraïne is Messer in ieder geval dik tevreden. ‘Die is over het algemeen erg hoog. Er zitten bovendien veel seniors, IT’ers met minimaal 15 jaar ervaring. Zeker als ik dat vergelijk met India.’ Bedrijven die graag gebruik willen maken van die Oost-Europese expertise moeten wel even hun huiswerk doen, adviseert Messer. ‘Het lijkt makkelijk om het allemaal zelf te ondernemen. Je huurt een programmeur in, vertelt wat hij moet doen en in no-time heb je software of een website voor de helft van de prijs. Maar ik kan uit eigen ervaring vertellen dat het zo simpel niet is. Je hebt echt dedicated mensen nodig die de boel daar voor jou kunnen regelen. Een klein foutje met grote gevolgen is zo gemaakt.’

Meer tips voor managen op afstand

Een vestiging in het buitenland is een bedrijf erbij. Dat vraagt om kennis van wet- en regelgeving over het land in kwestie en sturen op afstand. Hoe houd je grip? Waaraan moet je voldoen? Wat kun of moet je delegeren? Teken het op uit de mond van Jurjen Groot (advocaat bij CMS Derks Star Busmann), Piet Bezemer en Patrick Schneider (CEO van IIC, Vacuvin).

Meld je aan voor het gratis online seminar Managen op afstand: Hallo, is daar iemand? op 12 november van 12.30 – 13.30 uur.

Meer weten over internationaal zakendoen? Ga naar Grenzeloos Ondernemen, een platform van ABN AMRO