Een duurzaam medewerkersbestand: aan de slag met strategic workforce planning

In de basis gaat het bij strategic workforce planning om het bepalen wat je als bedrijf wilt bereiken en welke skills, expertise en ervaring je nodig hebt. Het is belangrijk om hierbij een goede balans tussen junior en senior medewerkers te bewaren.

‘Mocht je bijvoorbeeld een nieuw product gaan ontwikkelen, en je hebt op dit moment slechts één developer in huis, dan wordt dat lastig’, vertelt Margot van Soest, Managing Director Nederland en Spanje bij SThree, een internationale staffing partner in de STEM-sector (Science, Technology, Engineering en Mathematics).

‘Het is in het kader van strategic workforce planning belangrijk om continu te herijken wat je doel is en wat voor medewerkers je hiervoor nodig hebt.’ Strategic workforce planning bestaat uit twee componenten: het behouden van je huidige medewerkers en het aantrekken van nieuwe mensen. Hoe kun je hier concreet mee aan de slag?

Stel concrete organisatiedoelen

Merk je dat je niet de juiste mensen hebt om stappen te maken met je organisatie?  Dan is het allereerst zaak om duidelijk in kaart te brengen wat je doelen zijn.

Sta hierbij niet te veel stil bij de kortetermijnplanning, het is juist belangrijk om vooruit te kijken. In welke thema’s wil je je de komende jaren verdiepen? Welke vaardigheden heb je daarvoor nodig? En hoe krap is de arbeidsmarkt in dat vakgebied? Wil je je bijvoorbeeld focussen op nieuwe technologie, AI of data? Dan krijg je te maken met een zeer krappe arbeidsmarkt.

Breng je medewerkersbestand in kaart

Wanneer je doelen helder op papier staan, is het tijd om te inventariseren welk talent je al in huis hebt. Van Soest haalt hierbij het begrip performance management aan. ‘Je kijkt hoe je je huidige medewerkers kunt ontwikkelen om hun skillset te laten aansluiten bij je (toekomstige) doelen. En uiteraard naar welke ambities ze zelf hebben.’ SThree zet hiervoor talent mapping in, waarbij inzichtelijk wordt gemaakt waar medewerkers staan in hun carrière, senioriteit en kennisniveau.

Van Soest benadrukt dat je scherp moet hebben wat de cruciale kennis en vaardigheden zijn om je doelstellingen te behalen. Welke medewerkers zijn zo cruciaal dat de organisatie in de problemen komt als ze wegvallen? Denk na over de successieplanning voor deze rollen, zodat er altijd een geschikte opvolger is.

En in het verlengde daarvan, kijk ook goed naar de verdeling tussen junior, medior en senior specialisten binnen je organisatie. ‘Als je heel veel senior medewerkers hebt, maar weinig aanwas in junioren, kan dat op de lange termijn een uitdaging vormen. Er zijn dan onvoldoende doorstroommogelijkheden, waardoor mensen minder uitgedaagd worden om te groeien’, vertelt Van Soest. Natuurlijk kan het zo zijn dat sommige medewerkers niet (meer) passen bij de organisatie. Door middel van strategic workforce planning kom je hier op tijd achter en kun je slimme keuzes maken.

Leid talenten intern op

Wanneer je weet waar je huidige medewerkers staan, is het de kunst om ambitieuze mensen te helpen zich zo te ontwikkelen dat hun vaardigheden en kennis zullen aansluiten bij de (toekomstige) behoeften van je organisatie. Zo creëer je een interne kweekvijver. Hier heb je wel een strakke infrastructuur voor nodig.

Bij SThree wordt ook op deze manier gewerkt: door middel van een doorlopend trainingsprogramma worden mensen intern doorontwikkeld om zo bij te kunnen dragen aan de bedrijfsdoelen. Ook is er een constructieve feedbackcultuur waarbij medewerkers vanaf hun start regelmatig feedback krijgen. ‘Het is effectiever om direct te weten wat er anders moet, dan dat je dit pas bij een beoordelingsgesprek te horen krijgt.’

Van Soest raadt organisaties aan om goed te luisteren naar wat medewerkers willen. ‘Wat is de drijfveer van mensen? Sollicitanten geven soms aan de voorkeur te hebben voor een hoog salaris en een korte woon-werkafstand. Maar als je langer met ze praat willen ze eigenlijk een inhoudelijk mooie opdracht, en dan zijn die eerdere eisen veel minder van belang.’

Nieuwe mensen aantrekken

Van Soest gelooft dat in de huidige krappe arbeidsmarkt de focus op het behouden van huidige medewerkers de sleutel is om een gebalanceerd medewerkersbestand te realiseren. ‘Desalniettemin moet je ook mensen werven. Als je merkt dat bepaalde expertise mist bij je huidige mensen, is het belangrijk om nieuwe medewerkers aan te trekken.’  Ook hierbij moet je de doelstellingen als uitgangspunt nemen. Waar wil je naartoe en wat voor nieuwe medewerker(s) heb je hiervoor nodig?

Een goede manier om nieuwe medewerkers aan te trekken, is het inzetten van huidige medewerkers als ambassadeur. Wanneer zij tevreden en betrokken zijn, bevelen ze jou als werkgever aan bij vrienden en kennissen, of schrijven ze een positieve recensie op platforms als Glassdoor.

Employer branding speelt ook een grote rol bij het aantrekken van nieuw talent. Hierbij is het essentieel om te begrijpen wie je doelgroep is, wat ze precies zoeken in een werkgever en hoe je ze aanspreekt. Hoe positioneer je jezelf als bedrijf? Een marketeer slaat aan op een heel andere tone of voice dan een data scientist. ‘We adviseren onze klanten ook altijd om hun eigen sollicitatieproces te doorlopen. Vind je de informatie die je zoekt? Hoeveel stappen zijn er nodig om online te solliciteren en hoe lang duurt dat proces?’

Werk samen met gespecialiseerde partners

Maar wat als je specifieke specialistische vaardigheden zoekt, of talenten in een vakgebied met veel schaarste? Dit is waar een gespecialiseerd wervingsbureau als SThree waardevol kan zijn. Zo’n bureau kan je helpen in kaart te brengen welk type medewerker het beste bij jou en je bedrijfscultuur past. Ook kennen ze de markt vaak door en door, waardoor ze je kunnen adviseren over welke vaardigheden je in de toekomst nodig zult hebben.

SThree is actief in de STEM-sector. Hier is zeer specialistische kennis nodig en is het aanbod aan gespecialiseerde professionals schaars. Met behulp van strategic workforce planning zorgen de zeven recruitmentmerken binnen SThree dat organisaties verbonden worden aan de juiste specialisten, om zo te kunnen groeien.

‘Vroeger was het zo dat je pas een recruitmentbureau inschakelde wanneer je zelf al heel lang had gezocht. Inmiddels is het in veel vakgebieden zo normaal geworden, dat organisaties niet meer zelf zoeken.’ Bureaus hebben met hun uitgebreide netwerk toegang tot een pool van passief zoekende kandidaten die anders onbereikbaar zouden blijven voor de meeste werkgevers.