Kristel Kuit (Headroom Assistance): ‘Bedrijf opschalen? Laat je inboxverslaving los’

Oprichters van startups zijn vaak overwerkt en uitgeput, zo blijkt uit onderzoek van Sifted. 45 procent van de ondervraagde oprichters omschreef hun mentale gezondheid als ‘slecht’ of ‘zeer slecht’. 85 procent gaf aan ‘veel stress’ te hebben ervaren in het laatste jaar. Het resultaat? 61 procent overwoog om hun bedrijf te verlaten, terwijl 49 procent zei dat ze dit het komende jaar zouden overwegen.

Zonde én onnodig, stelt Kristel Kuit, die met Headroom Assistance ondernemers én executives over de hele wereld helpt met Executive Assistants op afstand. ‘Je ziet dat de jongere generatie worstelt met het jongleren van werk- én privé-ambities. Tussen de 20 en 40 jaar ben je bijzonder productief. Je bedrijf groeit, maar je gezin misschien ook. Je staat iedere week voor een aantal belangrijke beslissingen die bepalen hoe je werkweek eruit ziet. Ik spreek veel ceo’s die niet meer weten waar ze de energie vandaan moeten halen.’

Jongleren met ambities

Het zijn van ondernemer gaat vooral om het nemen van de juiste beslissingen, ziet Kuit. ‘Hoe kun je jouw privédoelen combineren met je werkambities? Je moet je eigen resources, tijd én energie te allen tijde bewaken. Als je geen ochtendmens bent en net terugkomt van een lange zakenreis, waarom zou je dan maandagochtend om 9 uur direct een board-call inplannen? Daar help je jezelf, jouw bedrijf én je stakeholders niet mee.’

Hours of power

Het draait erom dat executives kritischer naar hun eigen week durven kijken. ‘Je moet identificeren wat jouw hours of power zijn: wat zijn de momenten op een dag dat je in je kracht staat? En welke dagen van de week wil je bijvoorbeeld helemaal geen meetings hebben?’

Want, zegt Kuit, we hebben allemaal de neiging om een overleg van een uur ook helemaal vol te praten, terwijl het in de praktijk vaak weinig toevoegt. ‘Kies bijvoorbeeld één of twee dagen waarop je overleggen doet, zodat je de andere dagen écht verder aan je business kunt bouwen. Als je wilt groeien als ondernemer, moet je ook jezelf kennen. Daar mag je best streng in zijn.’

Getest in San Francisco

Kuit helpt met Headroom Assistance (gestart in 2014) inmiddels meer dan 100 leiders, verspreid over de hele wereld én alle industrieën. Executives van WeTransfer en Tony’s Chocolonely — maar ook minder ‘sexy’ bedrijven. ‘Het is geen luxe om met een assistent te werken. Ik weet uit eigen ervaring dat er áltijd kopzorgen zijn. Over de financiering, over de product-market fit én het vinden van het juiste talent.’

Ze testte haar bedrijfsmodel in de techhub van de wereld. In San Francisco, waar ze tevens een bachelor in bedrijfskunde behaalde aan de San Francisco State University. ‘Ik had zelf járen gewerkt als secretaresse — en kreeg zo grip op waar executives mee worstelden. Ik wilde het ondernemers en C-suites zo gemakkelijk mogelijk maken om te werken met goed secretarieel support.’

Leiders van de toekomst creëren

Dat gebeurt op basis van maandelijkse abonnementen, waarna gebruikers toegang krijgen tot hun eigen assistent én een eigen platform dat alle data inzichtelijk maakt. De assistenten van Headroom Assistance doorlopen eerst een volledige academie. Daar worden ze getraind binnen een eigen softwareplatform.

‘Denk aan e-mails, vergaderingen, reizen, to-do-lijstjes, uitzoekklusjes en nog veel meer. Wij worden eigenlijk een beetje de baas van jouw tijd. Wij kijken heel streng mee naar zakelijke, maar juist ook doelen die je privé gesteld hebt. Wij willen de leiders van de toekomst creëren. Daar past een traditionele secretaresse op kantoor niet per se bij.’

Last van de schouders

Eén van de eerste afnemers was Arthur Kosten, medeoprichter van Bookingsportal, waaruit Booking.com uiteindelijk is ontstaan. ‘Hij wilde juist geen traditionele secretaresse op kantoor of iemand die belang zou hebben bij de informatie die hij of zij te zien zou krijgen, financieel of persoonlijk. Daar komt bij kijken dat hij veel op reis was, dus er was ook weinig noodzaak voor iemand die altijd op kantoor zou zijn.’

Na twee weken hing Kosten bij Kuit aan de lijn. ‘Hij dacht dat het een leuk verhaaltje van een jonge ondernemer was, maar stond versteld van het effect. Hij voelde een last van zijn schouders afvallen, had meer tijd voor zijn familie én was niet de hele dag bezig om te reageren op e-mails en appjes.’

Slimmer, niet harder werken

Dat is dan ook iets waar meer ondernemers en executives aan lijden: inboxverslaving. Zo ook Ernst-Jan Pfauth, oprichter van De Correspondent. ‘Dat vinden ze misschien nog wel het lastigste om los te laten, maar is één van de eerste dingen die we aanpakken. Het idee dat je, als je even geen directe taak hebt, onmiddellijk je inbox opent om dezelfde mail voor de vierde keer te lezen — die je toch nog niet kunt beantwoorden. Dat is geen slim werken.’

Kuit adviseert executives dan ook om altijd twee momenten op een dag te kiezen om alle berichten, via mail, Slack of WhatsApp te beantwoorden. ‘Die reactiemomenten zijn echt de makkelijkste quick win. Kies een moment in de ochtend en de middag om te reageren — en laat je gedurende de dag niet continu verleiden door notificaties, waardoor je je focus verliest. Je moet het tussendoor loslaten. Het draait erom dat je slimmer, niet harder gaat werken als je jouw bedrijf wil laten groeien.’