Wagenparkbeheer of – met een hipper woord – fleetmanagement. Zo heet het wanneer het gaat om alle randzaken rondom de busjes en andere bedrijfswagens waarmee jouw medewerkers dagelijks op pad zijn. Voor ondernemers met slechts enkele auto’s op de weg, is dat beheer redelijk overzichtelijk. Maar groeit het bedrijf en daarmee ook het wagenpark van vijf naar vijftien tot tientallen voertuigen, dan valt er al snel geld te besparen met een aantal slimme toepassingen.
Rijgedrag peilen
De belangrijkste? Het tracken van al die wagens. Je rust de auto uit met elektronica waarmee je de locatie en het rijgedrag van de chauffeur kan peilen. Toegegeven, daar krijgen veel mensen meteen een Big Brother-gevoel van. Maar daarover zometeen meer. Eerst zoomen we in op de redenen waarom steeds meer bedrijven voor zo’n oplossing kiezen. Allereerst om administratieve rompslomp tegen te gaan. Laten we even een situatie schetsen die veel voorkomt.
Een installatiebedrijf heeft twintig busjes op de weg rijden. Chauffeurs gebruikten pen en papier om de gemaakte kilometers te registreren. Zo’n rittenadministratie was nodig om bijtelling te voorkomen en gemaakte kosten te kunnen doorrekenen naar de klant. Deze manier van werken wekte veel ergernis op. Medewerkers vonden het gedoe en vergaten regelmatig hun kilometers te registreren. Daardoor was de administratie vaak niet volledig.
Altijd juiste gegevens
Door alle busjes uit te rusten met een klein, elektronisch kastje maakte de directie een einde aan al dat gedoe. Ritten worden nu vanzelf geregistreerd, daar komt geen pen meer aan te pas. Met de software die bij het kastje is geleverd, krijgen ze op kantoor nu automatisch de juiste gegevens binnen. Nooit te weinig kilometers, maar ook nooit teveel. En dat heeft meer voordelen. De tijd die medewerkers van het bedrijf nu kwijt zijn aan het handmatig invullen van de rittenadministratie kunnen ze straks besteden aan andere zaken die wél geld opleveren.
Bedrijven die voor het tracken van hun wagenpark kiezen, zien in de praktijk meestal ook het aantal gewerkte overuren afnemen. Doordat ze precies kunnen zien waar een medewerker op een zeker tijdstip is geweest, worden loonbonnetjes namelijk nauwkeuriger ingevuld.
Spoedklusje
De telefoon gaat. Bij een schildersbedrijf zo’n dertig kilometer verderop is er binnen een leiding gesprongen waardoor het water nu is afgesloten. Het moest snel gerepareerd worden, het liefst vanochtend nog. ‘Dat gaan we regelen’ klinkt het door de telefoon.
Voorheen was het een heel gedoe om uit te zoeken wie er in de buurt zouden zijn, maar op het kantoor van het installatiebedrijf zien ze nu in een handomdraai waar alle busjes zich bevinden. Eén daarvan blijkt vlakbij te zijn. Het kantoor belt met één van de twee medewerkers ter plaatse. Samen spreken ze af dat hij de auto pakt om de problemen bij het schildersbedrijf op te lossen, terwijl zijn collega deze klus afmaakt.
Rijgedrag
Nóg een reden waarom het tracken van bedrijfswagen in trek raakt, is de mogelijkheid om ook het rijgedrag te peilen en medewerkers daarop aan te spreken. Dan gaat het onder meer over de manier waarop een chauffeur optrekt en remt of de tijd die hij zijn wagen stationair laat draaien. Een half uur is al snel goed voor ruim anderhalve liter brandstof. Nu valt dat met één auto allemaal nog wel mee natuurlijk, maar voor bedrijven die dertig wagens op de weg hebben, kun je zo aardig wat tankkosten besparen. Gemiddeld tussen de 5 en 15 procent.
Zo biedt het tracken van bedrijfswagen voor MKB’ers met enkele tientallen busjes op de weg al snel de nodige voordelen. Hoeveel ondernemers er inmiddels gebruik van maken is niet bekend. Daarvoor ontbreken cijfers. Wel maakte brancheorganisatie TLN in 2015 een ruwe schatting van het aantal transportbedrijven dat werkt met zo’n fleet-managementsysteem. Het gaat inmiddels om zo’n 35 procent.
Big Brother
Toch staan niet alle medewerkers meteen te juichen als de directie aankondigt met het tracken van hun wagens te beginnen. Elke kilometer die ze maken, wordt hiermee immers geregistreerd en daar krijgen sommige mensen in eerste instantie toch een ietwat onbehaaglijk gevoel van.
Goed uitleggen waarom je hier als ondernemer voor kiest en daarbij benadrukken dat het ook voor medewerkers voordelen biedt, kan die scepsis wegnemen. Ze hoeven hierdoor niet meer handmatig hun ritten bij te houden. En gebruiken ze de bus ook privé, dan kan er geen gedoe meer ontstaan met de Belastingdienst over de bijtelling. De automatische rittenadministratie is nu eenmaal waterdicht.
Benadruk verder nog dat het tracken niet bedoeld is om de hele dag na te gaan waar iemand zich bevindt. Het draait allemaal om gemak, slimmer werken, betere veiligheid en een strakkere planning. Daar wordt iedereen beter van.
Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Mobiliteit’ op mt.nl. Dit dossier wordt mogelijk gemaakt door Wagenplan. Zij helpen organisaties om het maximale rendement uit mobiliteit te halen.
Lees ook:
- 7 trends voor al je grijze kentekens
- Autodelen: mobiliteit anno 2030
- 6 argumenten om te stoppen met leaseauto’s van de zaak
