Steeds meer lagen wegsnijden kan averechts werken. Dan gaan te dure mensen steeds meer tijd besteden aan te goedkope taken.
Was hij nu toch echt te ver gegaan? De afgelopen maanden was Robert enthousiast bezig geweest om mijn ideeën over slimmer en meer delegeren uit te proberen met zijn team. De resultaten waren goed. Niet alleen had hij veel tijd vrijgemaakt voor strategisch denkwerk, ook zijn teamleden leken gelukkig met de extra verantwoordelijkheid en afwisseling die ze hadden gekregen.
Het basisidee klonk logisch en overtuigend: laat zoveel mogelijk werk doen door degene die dat zo goed en goedkoop mogelijk kan uitvoeren. En dus was hij als directeur gestopt met het zelf opvragen van rapportages uit het SAP-systeem, het bouwen van slides voor belangrijke presentaties en allerlei ander werk, wat zijn medewerkers ook prima konden doen.
Méér business binnenhalen
Hetzelfde patroon had hij zelfs bij andere functies toegepast. De accountmanager had bijvoorbeeld een assistente gekregen, zodat hij zelf veel meer klanten kon bezoeken. Bovendien werd het CRM nu eindelijk ook weer goed bijgewerkt. Samen met zijn assistente haalde hij zoveel meer business binnen, dat het na een paar maanden al duidelijk was dat ook dat experiment zou gaan slagen.
Maar nu zat Robert in een meeting met een teamlid dat vroeg of hij niet iemand anders kon inhuren om de afwasmachine in en uit te pakken. Daar was zijzelf toch te duur voor?
Tussenlaag wegsnijden
In veel organisaties wordt geld bespaard door de administratieve tussenlaag weg te snijden. Managers moesten met pijn in hun hart hun secretaresses uitzwaaien en stafafdelingen zijn flink ingekrompen. Dat scheelt in de jaarlijkse salarislasten en bespaart vierkante meters. Onderaan de streep staan minder kosten, dus blijft er meer geld over voor de aandeelhouders. Maar is dat echt zo? Soms klinken de meest onzinnige redeneringen het meest logisch.
Natuurlijk hebben automatisering en internet een hoop dienstverlenend werk vervangen. Het is bijna easy geworden om agenda’s op elkaar af te stemmen, tickets en hotels te boeken en financiële overzichten te genereren. Als je wilt, kun je dat uitstekend zelf doen.
Rendabel maken
Tegelijkertijd zitten steeds meer managers de vakantiedagen van hun medewerkers te administreren. Werk wat vroeger voor 30 euro per uur werd gedaan door de HR secretaresse, ligt nu op het bordje van de 70 euro per uur manager. De enige manier waarop dat rendabel kan zijn, is als de overuren van die manager niet worden uitbetaald.
En in dat geval kun je het idee net zo goed nog even verder doorzetten en ook de technische dienst, de afdeling logistiek en de schoonmakers naar huis sturen. Een stoere manager moet overweg kunnen met hamer en nijptang, vorkheftruck en zwabber en dweil. Als zijn uren toch niets kosten…
Misgelopen opbrengsten
Wat natuurlijk ontbreekt in het hele plaatje, is iets dat onzichtbaar is: de misgelopen opbrengsten. Ja, je kunt kosten blijven verlagen om meer geld over te houden, maar als je daarmee tegelijkertijd de hele verdiencapaciteit van je organisatie in gevaar brengt, speel je een gevaarlijk spelletje.
De druk-druk-druk manager die tijd steekt in administratief werk, kan diezelfde tijd nooit meer besteden aan het verkennen van nieuwe markten, inhoudelijke gesprekken voeren met de belangrijkste klanten, of experimenteren met nieuwe businessmodellen. En omdat we weten dat soort werk wel belangrijk is, maar het als het erop aankomt toch véél minder urgent voelt, komt het er maar niet van.
Geld verdienen met ideeën
Het meeste geld is te verdienen met ideeën. Leren, afkijken, verbeteren, analyseren, creatief nadenken. Alleen zitten de mensen die daar voor zijn opgeleid vakantiedagen in te kloppen. En let maar op: overuren worden vrijwel nooit besteed aan strategisch denkwerk. Dat valt niemand op, want je ziet niet wat je misloopt aan innovaties, optimalisaties en transacties als je er niet eens over nadenkt.
Als een manager een uur nodig heeft voor het managen van een project, kost dat de organisatie zeg 70 euro. Denk aan salaris, belastingen, pensioenpremies, autokosten, kantoorkosten enzovoort. Maar zodra ze het administratieve werk eromheen (uitnodigingen versturen, agenda voor de vergadering opstellen, notulen uitwerken, actiepunten opvolgen en checken of iedereen heeft gedaan wat is afgesproken) kan uitbesteden aan een assistent die voor 30 euro per uur werkt, kunnen ze samen in datzelfde uur niet één, maar twee projecten draaien.
Normaal zou de manager daar zelf twee uur voor nodig hebben. Het zijn niet zulke ingewikkelde sommetjes: (2 * 70) – (70 + 30) = 40. Door het samen te doen, blijft er dus geld over! En zelfs als je rekening houdt met 20 procent overhead voor het overleggen tussen manager en assistent, ben je nog steeds goedkoper uit.
Alleen de manager die wel tijd over heeft, maar geen idee heeft hoe hij die tijd zo kan investeren dat het meer geld oplevert dan wat een secretaresse kost, heeft een probleem. Een mega-probleem. In dat geval heb je waarschijnlijk zo’n groot gat in je businessmodel, marketing of verkoop, dat het juist éxtra hard nodig is om tijd vrij te maken voor denkwerk.
Betere concentratie
Maar ‘de verdiencapaciteit in gevaar brengen’, is dat niet een beetje overdreven? Nou, als de wereld de komende twee decennia net zo snel (of sneller) gaat veranderen als de afgelopen 20 jaar, dan moeten er toch leiders zijn die die ontwikkelingen in de gaten houden? Vrouwen en mannen die op basis daarvan creatieve mogelijkheden voor de organisatie bedenken? Je wilt toch niet meemaken dat een ander bedrijf de Uber voor jouw sector wordt?
De echte winst van goede administratieve ondersteuning zit ‘m in de verbeterde concentratie en aandacht van de manager. Continu schakelen tussen high-level vraagstukken en een medewerker die binnenloopt om te vragen of de vergadering misschien een uurtje verzet kan worden, is nou eenmaal niet bevorderlijk voor je creativiteit. En goed denkwerk verrichten is lastig wanneer je dagen volgepakt zijn met dit soort rompslomp.
De kans is veel groter dat de meest waardevolle ideeën ontstaan, wanneer je de rust hebt om een tijdje uit het raam te staren, een rondje te lopen of wanneer je in alle rust de vaatwasmachine staat in te ruimen.
Taco’s nieuwe boek: Schaamteloos delegeren
‘Ik kan het zelf beter.’ — ‘Ik kan het sneller.’ — ‘En ze doen het toch niet zoals ik het wil.’ Klinkt bekend? Delegeren is misschien wel de belangrijkste vaardigheid die moderne leiders, directeuren, managers en ondernemers nodig hebben. Maar er wordt nog veel mee geworsteld. Het nieuwe boek van Taco Oosterkamp: Schaamteloos delegeren laat zien hoe het wel moet. Dan ben je al snel een heel eind op weg naar meer tijd voor belangrijke dingen.
Lees meer van Taco:
- Alles beter maken? Dat hoeft helemaal niet veel te kosten
- Alleen maar werken is slecht voor je werk
- Alle bijdragen van Taco Oosterkam
Bekijk groeitips van Taco:
Bij de collega’s van Sprout geeft Taco Oosterkamp tips om je bedrijf sneller te laten groeien. Bekijk de video’s:
