Er zijn verschillende manieren om wanbetalers aan te pakken. De meest voor de hand liggende zijn strakke betalingstermijnen hanteren, aanmaningen sturen en dreigen met incassobureaus.
Punt is alleen dat er bij deze dwangmiddelen vanuit wordt gegaan dat klanten te kwader trouw zijn. Vaak is dat helemaal niet het geval. Als je dat eenmaal inziet en daarnaar handelt, is de kans groot dat wanbetalingen bijna niet meer voorkomen of snel worden opgelost.
Net echte mensen
Geloof het of niet, wanbetalers zijn net echte mensen: zo zijn ze net als iedereen gevoelig voor emotionele prikkels. Je manier van communiceren afstemmen op de doelgroep helpt daarom om die te laat betaalde factuur alsnog zo snel mogelijk betaald te krijgen. Maar nog belangrijker, communicatie vormt ook de sleutel tot het voorkomen van wanbetalers.
Zo zijn klanten die jij persoonlijk kent of met wie je een warme band hebt minder snel geneigd een factuur veel te laat te betalen. Kortom: houd de (persoonlijke) band warm. Bel eens hoe het gaat, zonder over geld te praten. En laat je medewerker, die heel toevallig elke zaterdag langs dezelfde zijlijn staat als de klant, hetzelfde doen.
Schrijf facturen in B1-taal
Wanneer heb je voor het laatst naar je eigen factuur gekeken? Want ook daar kan de manier van communiceren het verschil maken. Vaak worden er moeilijke woorden gebruikt en is het een brij aan informatie in een veel te klein lettertype.
Wat je hieraan kunt doen? Om te beginnen je facturen op B1-niveau schrijven, zodat het voor iedereen begrijpelijk is. Dat betekent korte zinnen maken en geen moeilijke woorden gebruiken zoals jargon, afkortingen of lange woorden.
Verwijder verder alle niet relevante informatie. En zorg dat op de factuur duidelijk staat hoe mensen kunnen betalen. Sowieso is het gebruik van tussenkopjes om structuur in de factuur aan te brengen een aanrader.
Begrip kweken
Als je toch de factuur onder handen neemt, pas dan ook de standaardzin ‘betaling binnen 14 dagen’ aan. Die is te algemeen, weinig concreet en motiverend. In plaats daarvan kun je ook een zin bedenken die begrip kweekt, sympathie zelfs.
‘Wij kunnen deze aanbieding alleen doen als je binnen twee weken onze factuur afhandelt. Veel dank voor je begrip’. Zo’n tekst op de factuur kan voor klanten net de trigger zijn om keurig op tijd te betalen.
Denk vooruit
Goed communiceren is ook eerder bellen. Zoals gezegd, persoonlijk contact werkt. Veel bedrijven nemen pas contact op met de klant als de betaaltermijn verstreken is. Toch kun je beter voor die datum bellen met de klant en vragen of de factuur is ontvangen en of alles klopt. Zo heb je op een ontspannen manier (weer) contact met de klant. Als hij meer rekeningen heeft liggen is de kans groot dat jij nu bovenop de stapel komt.
Een belletje en dus een echt gesprek kan bovendien minder gemakkelijk genegeerd worden dan een mailtje, waarover de klant-debiteur vaak zegt: ‘geen idee, wanneer heb je die verstuurd?’ Formuleer tijdens het telefoongesprek wel helder jouw vragen en wees voorbereid op de vele ‘smoezen’.
Beleefd en correct
Het kan het soms best lastig zijn beleefd en correct te blijven als je achter je geld aan moet gaan. Toch is een positieve manier van communiceren in combinatie met een band opbouwen én begrip kweken, het meest effectief om wanbetalers te voorkomen.
En waar jij om begrip vraagt de factuur tijdig te betalen, kun je ook wederzijdse interesse tonen door naar de reden te vragen waarom deze klant nog niet betaald heeft. Misschien heeft hij wel even geen liquide middelen. Of is hij ontevreden over het geleverde product. Daar kun je wellicht wat mee.
Zorg wel dat je voor de oplossing gaat en niet blijft hangen in begrip voor de oorzaak. Maar vooral: blijf duidelijk communiceren en zoek voortdurend naar een oplossing die voor beide partijen werkt en haalbaar is. Uiteindelijk loont ‘verantwoord incasseren’. Niet alleen omdat de factuur dan vaak sneller betaald wordt, maar ook omdat het je een goede naam oplevert.
Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Debiteurenbeheer’ op mt.nl. Dit dossier wordt mogelijk gemaakt door Janssen & Janssen Incasso & Gerechtsdeurwaarders. Zij gebruiken hun kennis en ervaring in adviestrajecten om schulden te voorkomen.
Lees ook:
