Voorkom een betalingsachterstand bij de klant

#1. Waardeer de vlotte betaler

Je denkt vast: wat een onzin. Ik heb toch een uitstekende dienst geleverd? Waarom zou ik een klant moeten bedanken voor de betaling? Omdat het werkt. De politieagent een hand geven of de scheidsrechter een compliment schenken betaalt zichzelf ook terug.

De klant zal eerder geneigd zijn om zijn afspraken na te komen omdat hij zo gelukkig werd van jouw telefoontje. Echt, een paar veren zo nu en dan doen wonderen. In dit kader kun je ook eens bellen en vragen hoe alles gaat, zonder over de betaling te beginnen. Ook dit motiveert de klant zijn afspraken met jou netjes na te komen.

#2. Tussentijdse facturen

Om met Philip Freriks te spreken: doe het in stukjes. Zeker als het om een grote klus gaat doe je er verstandig aan het eerste werk zo snel mogelijk te factureren. Zo kun je tijdens de rit tijdig ingrijpen als er vertraging op de lijn komt.

Dit heeft nog een voordeel: de klant schrikt niet zo van het bedrag en is daardoor eerder geneigd de boel tijdig over te maken. Ga zelf maar na: je betaalt toch ook liever maandelijks 600 euro aan huur dan in één keer 7.200 euro?

#3. Wees altijd vriendelijk

C’est le ton qui fait la musique. Met boos worden bereik je (meestal) niets. Het is net als met kinderen opvoeden: wie het rustig uitlegt en met respect praat, heeft de wedstrijd al bijna in z’n zak.

Schrijf ‘lieve’ brieven aan wanbetalers. Want van dreigementen schieten schuldenaren in de stress, zonder dat ze sneller betalen. En werkt aardig doen toch niet? Dan kun je altijd alsnog naar de grove middelen verwijzen.

#4. Monitor je klanten!

Customer scoring is in. Oftewel, je klantenportefeuille segmenteren. Door je klanten in verschillende groepen in te delen op basis van hun betaalgedrag, kun je gerichtere afspraken maken en acties ondernemen.

Op de eerste plaats heb je zelf data die je kunt inzetten. Welke klant betaalt onregelmatig? Dat is zo terug te vinden. Maar je kan ze dus ook laten monitoren door bedrijven die daarin gespecialiseerd zijn.

Zij kunnen middels een krediettoetsing kijken of er (financiële) veranderingen binnen het bedrijf zijn. Ook kunnen ze spitten in de privézaken van de directeur. Iemands privégedrag kan ook iets zeggen over zijn manier van zakendoen. Stel dat hij persoonlijk in de schuldsanering heeft gezeten, dan is het handig iets strakkere afspraken te maken.

#5. Zorg voor een goede factuur

Bind de kat niet op het spek. Een klein foutje op de factuur en de klant kan probleemloos weigeren te betalen. Flauw? Tja, het is niet anders. Geen of een foutief KvK-nummer en weg is je rechtsvorm. Geen poot om op te staan. Geen factuurdatum? De klant lacht zich een breuk.

En o ja, aan wie stuur je de factuur? De familie De Bruin? Helaas, families kun je niet dagvaarden. En ook zo belangrijk: het adres van de klant. Stel dat de deurwaarder moet ingrijpen: e-mailadressen staan niet op zijn TomTom. Kortom, een goede factuur is het halve werk werk.

#6. Steek hand in eigen boezem

Heb jij weer, chronische wanbetalers. Maar heb je wel eens bedacht dat het ook wel aan jezelf ligt? Zou kunnen toch? Misschien ben je wel veel te coulant met je (langlopende) betalingstermijn. Of werk je intern met te veel ‘wisselende contacten’.

Dan is de kans op onbetrouwbare klanten groter dan wanneer je voor je klanten vaste contactpersonen afspreekt, die je klanten na al die jaren door en door kennen. Als je weet waar jouw achilleshiel zit, kun je maatregelen nemen. Welke? Begin maar weer bij tip 1…

Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Debiteurenbeheer’ op mt.nl. Dit dossier wordt mogelijk gemaakt door Janssen & Janssen Incasso & Gerechtsdeurwaarders. Zij gebruiken hun kennis en ervaring in adviestrajecten om schulden te voorkomen.