Nieuwe mensen selecteren is de managementtaak met misschien wel de meeste impact. Waarom steken we er dan zo weinig tijd in?
Het sollicitatiegesprek from hell herken je meestal later. Soms pas maanden later. Alweer lang geleden zocht ik bijvoorbeeld een nieuwe secretaresse voor m’n team. Het duurde niet lang of we hadden een prima kandidate gevonden. Laat ik haar Ashley noemen. Soms moet je iemands identiteit beschermen.
De perfecte match
Ashley leek de perfecte match te zijn: ervaren, opgewekt, met een hart voor dienstverlening. Eén van de belangrijkste dingen die in haar voordeel sprak, was dat ze vertelde dat zij de meest punctuele collega was in het team waar ze op dat moment werkte. Ik heb me nog vaak afgevraagd wat voor een chaos het daar geweest moet zijn. Toen ze eenmaal voor ons werkte, was van die precisie namelijk niets meer te merken. Integendeel, de rest van het team moest continu bijspringen om onnodige fouten van haar op te lossen. Exit Ashley.
Alles gaat verkeerd
Het zoeken en selecteren van nieuwe mensen voor je team is misschien wel het werk met de meeste impact, van alles wat je kunt doen als manager. De meeste van mijn klanten steken er helaas maar weinig tijd in. En in veel organisaties loopt een sollicitatieproces nog min of meer hetzelfde als twintig jaar geleden. Het pijnlijke daaraan is, dat vrijwel alles in zo’n traject precies verkeerd gaat.
Vacaturewebsite
Het begint er al mee dat je een advertentie op een vacaturewebsite zet. Wie leest die vacatures? Waarschijnlijk niet de mensen die je wilt hebben, de A-spelers die zo goed werk afleveren dat ze een echte aanwinst worden voor je team. Die mensen hebben helemaal geen tijd en geen zin om vacaturesites uit te pluizen, want zij hebben al een baan waar ze in uitblinken. De uitzonderingen bevestigen de regel, maar hoeveel procent van je doelgroep is dat?
De tekst dan=
En kijk dan eens secuur naar de tekst van zo’n vacature. Met zo’n tekst wil je vooral de capabele medewerker die prima op zijn plek zit aanspreken. Lukt dat? Waarschijnlijk niet als jouw vacature vooral begint met wat een buitenkans het is dat jullie iemand zoeken. En ook een hele waslijst aan eisen voor deze functie triggert niet echt de fantasie over een betere toekomst. Een echte A-speler zul je allereerst moeten overtuigen van wat jullie aan haar te bieden hebben. Waarom zou ze überhaupt moeten nadenken over het maken van een job switch?
Geitewollensokken accountant
Ik hoorde een prachtig verhaal van een biologische supermarktketen in New York. Zij hadden dringend een nieuwe cfo nodig, maar het inschakelen van een headhunter liep op niets uit. Het salaris en de doorgroeimogelijkheden waren nou eenmaal niet echt concurrerend met de financiële sector daar. Tot ze adverteerden in een blaadje voor bewuste levensgenieters met de tekst: ‘Ben jij het ook zo zat om elke dag in een strak pak naar je werk te gaan?’ Wie had kunnen voorspellen dat ze in no-time 20 reacties kregen van gekwalificeerde accountants, die het liefst op hun geitenwollensokken naar kantoor wilden komen?
Sollicitatiegesprek = Verkoopgesprek
De stap na een sollicitatiebrief is vaak een sollicitatiegesprek. Maar wat meet je nou precies in dat gesprek? Of iemand goed aan de lopende band kan werken? Of een potentiële stafmedewerker leesbare rapporten schrijft? Of een secretaresse stipt is? Nee, natuurlijk niet. We kunnen een sollicitatiegesprek beter een verkoopgesprek gaan noemen. Dat is namelijk wat je meet: of iemand zichzelf goed kan verkopen.
Confirmation bias
En wat ik tenslotte de managers die ik train ook nog veel te vaak hoor zeggen, is: ‘Ik weet vaak binnen 10 minuten of iemand geschikt is of niet.’ Zo houden we onszelf voor de gek. Wat we namelijk binnen 10 minuten weten, is of we een klik hebben met iemand. Hoe groter die klik, hoe groter de kans dat de sollicitant op onszelf lijkt. En als iets niet productief is, is het een team met mensen die allemaal op elkaar lijken. Maar zolang je niet 2 jaar na dato nog eens meet hoe goed die eerste indrukken nou echt in de praktijk zijn uitgepakt, kun je blijven geloven dat je eerste indruk altijd goed is. Het enige wat je namelijk onthoudt, is die keer dat je het wél goed had. Een confirmation bias heet dat in de literatuur.
Extreem dure fout
De verkeerde persoon aannemen is een extreem dure fout. Als je dat op kunt lossen met een verbeterd sollicitatietraject, zelfs als het wat meer tijd en energie kost, bespaar je niet alleen veel geld, maar ook weken, maanden of zelfs jaren met problemen en stress. Het afgelopen decennium heb ik zelf veel veranderd bij het aannemen van nieuwe mensen. Daarmee is ons succespercentage bij het aannemen van nieuwe teamleden een flink stuk omhoog gegaan.
Sollicitatietestjes
Het werkt bijvoorbeeld heel handig om in het hele sollicitatietraject kleine testjes in te bouwen. Testjes waarmee je in de praktijk meet of iemand wel geschikt is voor de functie. Zoek je een secure secretaresse? Vraag je sollicitanten dan bijvoorbeeld om een willekeurig woordje (zoiets als ‘sneeuwpret’) in het onderwerp van hun sollicitatiemail te zetten. Elk mailtje waar dat woord ontbreekt, is blijkbaar gestuurd door iemand die ofwel de vacature niet echt goed heeft gelezen, ofwel geen eenvoudige instructies kan of wil opvolgen. Als ik dat 10 jaar geleden had geweten, denk ik dat ik Ashley veel ellende van een verkeerde match had kunnen besparen.
Taco's nieuwe boek: Schaamteloos delegeren
‘Ik kan het zelf beter.’ — ‘Ik kan het sneller.’ — ‘En ze doen het toch niet zoals ik het wil.’ Klinkt bekend? Delegeren is misschien wel de belangrijkste vaardigheid die moderne leiders, directeuren, managers en ondernemers nodig hebben. Maar er wordt nog veel mee geworsteld. Het nieuwe boek van Taco Oosterkamp: Schaamteloos delegeren laat zien hoe het wel moet. Dan ben je al snel een heel eind op weg naar meer tijd voor belangrijke dingen.
