Uiteraard wil je het liefst zo snel mogelijk je geld ontvangen. Helaas heb je het betaalgedrag van de klant niet helemaal zelf in de hand. Tegelijkertijd kun je wel ‘iets’ doen om problemen te voorkomen: zorgen voor een goed opgestelde factuur.
Een onjuist of onvolledig opgestelde factuur kan voor problemen zorgen bij het innen van je geld. Zelfs zo erg dat je niet naar de rechter kunt stappen als een klant niet betaalt. Zorg daarom voor een goed opgestelde factuur met onderstaande tips van Anja Bartelen, incassospecialist bij DAS.
1. Geen (juist) KvK-nummer
Het lijkt een open deur, maar bij menig bedrijf staat het KvK-nummer niet standaard op de factuur. Of er wordt een foutief nummer vermeld, bijvoorbeeld doordat twee cijfers zijn omgedraaid.
Het lijkt een kleinigheidje, maar zonder (correct) KvK-nummer is de rechtsvorm onbekend. Zo kun je niet gerechtelijk incasseren als de klant niet betaalt. Je bent immers niet degene waarmee zaken is gedaan.
2. Geen factuurdatum
Een datum wordt nog wel eens vergeten. Het lijkt een kleinigheid, maar zonder factuurdatum kun je een niet betalende klant niet dagvaarden. De factuur is immers niet vervallen. Vermeld voor de duidelijkheid dus altijd een vervaldatum op de factuur.
3. Onjuiste klantnaam
Cruciaal is ook een juiste tenaamstelling. Met name bij vorderingen op consumenten komt veelvuldig voor dat er een ‘familie’ wordt aangeschreven. Maar een familie kun je niet aansprakelijk stellen en dus niet dagvaarden. Heb je zaken gedaan met een particulier? Zorg dan dat de voorletters en achternaam van de consument op de factuur staan.
4. Geen adres
Veel facturen gaan tegenwoordig per e-mail. Daardoor heb je eigenlijk geen adres meer nodig. Maar voor de dagvaarding heb je wel een adres nodig. De deurwaarder kan immers geen e-mailadres bezoeken om een eventueel vonnis te betekenen. Zet dus altijd het volledige adres van je klant op je factuur.
5. Onoverzichtelijke btw
Wat moet ik nu precies betalen? Is dat bedrag inclusief of exclusief de btw? Op het moment dat de klant zichzelf zulke vragen stelt bij het zien de factuur, gaat er iets mis. De factuur eindigt al snel onderaan de stapel om op een later moment nog eens goed te bestuderen. En de kans dat de factuur helemaal vergeten wordt, neemt daardoor toe.
Vermeld daarom het factuurbedrag exclusief btw, het btw-tarief en het te betalen bedrag inclusief btw. Dat is niet alleen duidelijk voor de klant, maar ook voor jezelf en de Belastingdienst. Handig, want de btw is van groot belang bij de heffing van omzetbelasting.
6. Onduidelijke diensten of goederen
Ook twijfels over of de factuur wel klopt of terecht is, zorgen dat je factuur onderaan de stapel belandt. Zelfs bij klanten waarmee je al jarenlang zakendoet kan een onduidelijke factuur discussie oproepen over de vraag of de gefactureerde goederen of diensten wel echt geleverd zijn. Met een helderde omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten voorkom je dus twijfels en conflicten.
7. Geen bankrekeningnummer
Het ligt zo voor de hand, maar toch wordt het vaak vergeten: het (IBAN)-bankrekeningnummer. Daardoor moet de klant zelf op zoek gaan naar het rekeningnummer waarnaar hij of zij het geld moet overmaken. Zelfs de meest snelle betalers zullen de factuur in dat geval langer laten liggen dan nodig is.
Lees ook:
- Onderzoek: hoeveel heeft een onbetaalde factuur jou gekost?
- Niet-betalende klanten: vermijd deze 5 denkfouten
- ‘Handmatig een factuur maken leidde gelijk weer tot problemen’
Anja Bartelen
Anja is incassospecialist bij DAS Incasso Rotterdam. Zij en haar team helpen dagelijks ondernemers met incassovraagstukken. Vragen aan Anja, stuur een mail naar [email protected].
