To Do: stoppen met To-Do-lijstjes

Een To-Do-lijstje lijkt helderheid te brengen. In feite is het vaak beter om duidelijk te maken wat je níet gaat doen.

Een welgemeend advies uit het gedachtengoed van de wereld van het timemanagement is: lijstjes maken. Nog beter is de lijstjes te ordenen volgens de zogenoemde Eisenhower-matrix. Daarbij plan je elke taak tegen de achtergrond van het belang en de urgentie. Zo ontstaat er overzicht. Eerst de urgente en belangrijkste taken, dan de minder urgente, maar wel belangrijke, etc. Helaas vraagt de uitvoering van de zo ontstane overzichten een forse dosis zelfdiscipline. Mocht je dat ontberen, dan levert een ‘To-Do-list’ eerder meer spanning op dan rust in het hoofd.

Van de regen in de drop

De afdelingssecretaresse komt om in het werk. Dagelijks moet ze langer blijven om de urgentste zaken toch nog weg te kunnen werken. Ook begint ze regelmatig vroeger dan alle anderen, want dan kan ze zo heerlijk doorwerken. Het gevoel van overbelasting dat steeds meer de kop opsteekt, bespreekt ze met haar leidinggevende. Deze stelt voor een cursus timemanagement te volgen, want daar lijkt de achtergrond van het probleem in te schuilen. Na de cursus ordent ze zaken nog beter dan voorheen, diverse soorten activiteiten worden met kleuren herkenbaar en nieuwe mappen zorgen voor de maximale ordening. Er is eindelijk overzicht. Maar na enige weken de nieuwe werkwijze te hebben gevolgd, stelt zij vast dat ze eerder nog meer werk heeft gekregen dan minder. De To-Do-lijstjes geven weliswaar overzicht, maar ze moet de lijstjes ook nog bijhouden en dagelijks verplaatsen taken zich van 'nog te doen', naar ‘nu direct doen’. Het maakt de situatie er niet beter op.

Andere oorzaak

Is dit nu een aanklacht tegen de lijstjes en de ambities van het timemanagement? Ik zou niet durven. Velen zeggen tenslotte ontzettend veel baat te hebben bij de methodiek voor de optimale tijdsbesteding. Voor de afdelingssecretaresse gold dat echter niet. Zij had wel een goed doordachte planning, maar het ondersteunen van een afdeling met 10 medewerkers die de hele dag allerlei nieuwe taken voor haar bedenken, gaat dwars door haar planning heen. Dan moet ze de medewerkers beter instrueren, zou je kunnen denken. Daar zit nu net de kneep. Haar dienstverlenende instelling maakt dat ze op elk verzoek van elke medewerker positief reageert. Niets lijkt haar te veel en iedereen complimenteert haar daar ook regelmatig mee. Zo krijgt die dienstverlenende instelling alleen nog maar meer waarde. Alle lijstjes ten spijt;  gewaardeerd willen worden om haar coöperatieve opstelling wint het telkens weer van de weldoordachte planning.

Niet meer doen

Een ‘niet-te-doen’-lijst zou de secretaresse meer hebben geholpen dan een Eisenhower-matrix. Het is een tip die meer mensen ter harte zouden mogen nemen. De aard van de lijst is anders en heeft als eerste winst dat ze niet dagelijks bijgesteld hoeft te worden. Zo'n lijst zou bijvoorbeeld als taak kunnen bevatten: 'Antwoord nooit direct ‘ja’ op een verzoek'; 'Kijk wanneer de taak uitgevoerd zou kunnen worden' of: 'Vraag aan de ‘opdrachtgever’ welke andere taak van hem/haar zou kunnen vervallen'. Feitelijk zou de secretaresse haar dienstverlenende houding moeten wijzigen. Dat zal haar lukken als ze in staat is haar zelfwaardering ergens anders uit te halen dan uit de complimenten die haar collega’s haar maken voor haar nimmer aflatende inzet. Lijstjes die nooit afgerond kunnen worden knagen immers aan het zelfvertrouwen en leveren eerder spanning dan een rustgevend overzicht.

MEER BIJDRAGEN VAN CEES SCHENK?

• Goede voornemens? Maak eerst een plan
  
• Besluit nooit iets met zijn allen
  
• Passie, kotsziek word ik ervan
• Alle bijdragen van Cees Schenk