Geen producten in de winkelwagen.
De gemiddelde secretaresse is tussen de 25 en 39 jaar oud en haalt 175 aanslagen per minuut. En als managers kunnen kiezen, nemen ze er een aan die er aantrekkelijk uitziet. Dat blijkt uit een enquête onder managers van bureau RM Interactive.
Nog krap zes weken en het is weer tijd voor de Nationale Secretaressedag. U weet wel, die ene dag in het jaar dat de steun en toeverlaat van de baas in het zonnetje wordt gezet. In de regel blijft het verrrassingselement beperkt tot een bloemetje, de rest van het felicitatieprogramma staat open voor individuele initiatieven. Moeten we Secretaressedag zien als een zinvol gebaar, of een complot van bloemisten? De secretaresses zelf vinden het hele festijn grote onzin, zo blijkt uit een enquête onder managers. Ruim 60 procent van de ondervraagden zit niet te wachten op het overhandigen van het ‘verplichte bloemetje’. Leuk detail: managers jonger dan 50 jaar zien er meer tegenop (63 procent) dan hun oudere collega’s (57 procent).
De andere vragen in het onderzoek maken maar weer eens duidelijk dat de eisen die aan de moderne secretaresse worden gesteld heel wat hoger liggen dan pakweg vijftig jaar geleden. Volstond toen een hoog aantal getikte woorden per minuut, een goede beheersing van het stenoschrift en een representatieve telefoonstem, tegenwoordig wordt van de secretaresse verwacht dat hij of zij zich opstelt als een volwaardige assistent van de baas. In het onderzoek komen functie-eisen aan bod als ‘plannen en organiseren’, ‘initiatiefrijke opstelling’, uitdrukkingsvaardigheid en het nogal vage begrip ‘organisatiesensitiviteit’.
Eerst het slechte nieuws. Wat plannen en organiseren betreft, is maar 51 procent van de managers tevreden over zijn of haar secretaresse. Nog eens 35 procent vindt dat de secretaresse onvoldoende oog heeft voor de grote lijn en onvoldoende prioriteiten stelt. Ook het vertalen van doelen in concrete acties of handelingen heeft de secretaresse onvoldoende in de vingers, dat vindt althans 30 procent van de ondervraagden.
Over de ‘initiatiefrijke opstelling’ van de secretaresse is maar 38 procent van de ondervraagden tevreden. Onder dit kopje vallen eigenschappen als het signaleren van werkzaamheden die buiten het werkpakket vallen en het oppakken daarvan. Daarvan vindt 46 procent dat de secretaresse hier nog een slag heeft te maken. Adviezen geven en een actieve rol spelen in overlegsituaties, zijn eigenschappen die volgens 38 procent voor verbetering vatbaar zijn.
Diplomatiek
We werken voor de volledigheid het rijtje netjes af. Slechts een minderheid van de ondervraagde managers (42 procent) is tevreden over de uitdrukkingsvaardigheden van de secretaresses. Verbeterpunten zijn het checken of een boodschap goed is overgekomen, en het vermogen een heldere en tactvolle boodschap schriftelijk en mondeling over te brengen.
De eigenschap ‘organisatiesensitiviteit’ ten slotte, stemt evenmin tot unanieme tevredenheid. 41 procent van de respondenten is er zonder meer over te spreken, de restgroep noemt het inschatten van motieven in anderen als gebrek, net als het vermogen tactisch en diplomatiek op te treden.
Is het dan een grote slechtnieuwsshow? Nee, dat ook weer niet. Tegenover de minpunten staat het feit dat een grote meerderheid van de managers (81 procent) tevreden is over de discretie die secretaresses aan de dag leggen. Daaronder vallen de kunst van het ‘voor zich houden’ van informatie, en het weten wanneer informatie niet voor de hele organisatie is bedoeld. Overigens helpt 69 procent van de respondenten een handje mee door de secretaresse geen privézaken te laten regelen.
Het merendeel van de managers (73 procent) onderneemt actie om het functioneren van de secretaresse te verbeteren. De meest genoemde aanpak is het persoonlijke gesprek (81 procent noemt dit), het aanbieden van cursussen gericht op het verbeteren van praktische vaardigheden (53 procent), en van competenties (47 procent) zijn de andere geijkte actiemogelijkheden.
Luxepositie
In het onderzoek kwam ook een profiel van de gemiddelde secretaresse naar voren. In veruit de meeste gevallen gaat het om een vrouw (95 procent), met een Schoevers- of hbo-diploma op zak, en een leeftijd in de categorie 25 tot 39 jaar. Gevraagd naar de ideale leeftijd van de secretaresse, zien de meeste managers het liefst iemand tussen de 25 en 39 jaar (63 procent), dan wel tussen de 40 en 54 (31 procent). Grappig genoeg weet de grootste groep respondenten vrij precies dat zijn of haar secretaresse als het moet 175 aanslagen per minuut tikt. Herinneren ze zich dat nog van het cv?
Managers houden van cijfers, zoveel is duidelijk. Het belang van uiterlijk moet niet worden onderschat. Als managers kunnen kiezen, dan valt 60 procent van hen op een aantrekkelijk persoon als secretaresse.
62 procent van de ondervraagde managers deelt zijn of haar secretaresse met anderen, 47 procent heeft een eigen secretaresse. Een luxepositie. Ook leuk om te weten: 47 procent had niets te zeggen over de aanstelling van de secretaresse, 29 procent had er als enige de hand in en 25 procent maakte de keuze met anderen.
Als managers een rapportcijfer moeten geven voor het functioneren van hun secretaresse, krijgt hij of zij gemiddeld een 7,0. Geen verrassingen op dit vlak, of misschien toch wel? Als secretaresses wordt gevraagd zichzelf een cijfer te geven, ligt het gemiddelde op 7,2.
Managers boven de 50 zijn n-g meer tevreden. Zij geven een 7,3. Het zijn dus de jongere managers die het gemiddelde cijfer omlaag trekken met een lagere beoordeling. Uitgesplitst naar subtaken, scoren secretaresses het hoogst op het regelen van afspraken (rapportcijfer 8,1) en het afhandelen van inkomende telefoontjes. Het slechtst scoren ze op het werken met Excel of PowerPoint (6,8) en het notuleren bij vakinhoudelijke discussies (6,3).
Bron: RM Interactive, in opdracht van Management Support
