Bedrijfsprocessen automatiseren kan op iedere afdeling, bij organisaties van ieder formaat en binnen iedere branche.
Neem als voorbeeld een manager bij een serviceorganisatie, die een aantal monteurs aanstuurt. Deze monteurs moeten bij de klant een probleem in kaart brengen met behulp van een checklist en na afloop van het werkbezoek moeten zij verslag uitbrengen aan hun leidinggevende. In veel gevallen gebeurt dit nog op de ouderwetse manier met behulp van pen en papier, of via een standaard applicatie die niet goed is afgestemd op de organisatie. De voordelen van een app zijn duidelijk: de monteur kan overal via de app meteen de checklist openen, de checklist snel afwerken en de resultaten van het bezoek real-time terugkoppelen aan zijn leidinggevende. Doordat de checklist in de app ‘intelligent’ is, is het onmogelijk om gegevens fout, incompleet of te laat in te voeren. De leidinggevende heeft vervolgens de correcte data van alle monteurs nog voor het einde van de werkdag overzichtelijk bijeen zonder dat hier nog administratieve handelingen voor nodig zijn. Fijn, want met de correcte data kan hij immers ook zelf betrouwbare dashboards maken die hem tijdig informeren als bepaalde monteurs uit de pas dreigen te lopen.
Maar een applicatie laten ontwikkelen is tijdrovend en daarom kostbaar, denken veel mensen nog steeds, zegt Wouter Kessener. En dat was voorheen ook zo.
Vroeger schakelde je dan een dure programmeur in. De programmeur komt met vragen die hij net zo goed in het Chinees had kunnen stellen en jij vertelt je ‘’business needs’’ die de programmeur op zijn beurt probeert te vertalen naar nullen en enen. Gevolg: langdurige, kostbare en frustrerende projecten met een statische app als resultaat die eigenlijk al niet meer voldoet aan de snel veranderende wensen en eisen van de wereld.
Nu kun je met behulp van Microsoft PowerApps deze applicatie eenvoudig zelf ontwikkelen. Het voorbeeld van de App voor monteurs is slechts één van de vele voorbeelden van applicaties die gemaakt kunnen worden om een bedrijfsproces te automatiseren en optimaliseren. Vaak hebben managers niet eens door dat er ook binnen hun afdeling nog vele automatiseringsmogelijkheden zijn voordat ze met ons hebben gesproken, aldus Wouter Kessener.
Er is bij businessmanagers veel vraag naar automatiseringsdiensten, merkt Unica ICT Solutions. ‘We zien dat salesdirectors, marketingdirectors, hr-managers etcetera vaak denken dat automatiseren zonder de ict-afdeling niet mogelijk is, terwijl dat met de hedendaagse Microsoft technologieën helemaal niet meer het geval is. Voorheen had je echt een ict-afdeling nodig om te automatiseren en bedrijfsprocessen op te zetten, nu kunnen businessmanagers dat eenvoudig zelfstandig. Daarvan willen we hen bewust maken en we willen hen handvaten geven om hiermee aan de slag te gaan.’
Daarom organiseert Unica ICT Solutions 13 juni een openbare (gratis) kennissessie ‘Automatiseren kun je leren in 30 minuten’ in Apeldoorn, met diverse workshops. De doelgroep van het evenement zijn businessmanagers als sales managers, hr-managers, marketing-managers, etcetera.
Er zijn drie workshops (waarvan bezoekers er twee kunnen volgen): maak een (mobiele) app met Microsoft PowerApps en Flow, bouw een data-dashboard met Microsoft PowerBI of leer hoe het is om samen te werken in Microsoft Teams.
Voorafgaand aan de workshops is er een presentatie waarin Unica vertelt over de noodzaak tot digitale transformatie en over de Microsoft bouwstenen die het voor iedere organisatie mogelijk maken om morgen snel en effectief te beginnen. Groot denken, klein beginnen en snel schakelen.
Ook zullen er tal van praktijkvoorbeelden worden getoond waarin procesautomatisering van enorme toegevoegde waarde is geweest. ‘We halen voorbeelden aan waarin businessmanagers uit het MKB zich herkennen, waardoor ze uiteindelijk zullen denken: dat automatiseren, dat kan ik zelf.’
Verder zal Unica Innovation laten zien hoe zij zelf het PowerPlatform inzet om haar ideeën te toetsen en deze ideeën snel weet om te zetten naar concepten.
In de workshop ‘Bouw een BI-dashboard in 30 minuten’ laat BI-consultant Thye Jansman zien hoe gemakkelijk het is om data uit diverse bronnen te combineren en in een interactief dashboard te tonen. Dat kun je dan doen met Microsoft PowerBI. Waar je voorheen data uit verschillende systemen exporteerde naar Excel en deze data afzonderlijk van elkaar analyseerde, heb je deze data nu in één dashboard inzichtelijk en kun je deze data met elkaar combineren. Is dat niet ingewikkeld? ‘Nee, juist niet, het is heel eenvoudig en leuk!’
Bijvoorbeeld voor managers die omzetgegevens willen analyseren, en deze omzetgegevens willen combineren met logistieke – of klantgegevens. Gegevens die zich normaliter in verschillende systemen bevinden, en niet in één dashboard inzichtelijk zijn. Door het gebruik van PowerBI hebben ze deze stuurinformatie wél in één overzicht inzichtelijk en kunnen managers dus betere beslissingen nemen.
In een andere workshop laat consultant Sjoerd van de Biggelaar zien hoe je in dertig minuten een mobiele app in elkaar klikt met Microsoft PowerApps. En hoe je vervolgens in deze applicatie taken – als bijvoorbeeld het fiatteren middels e-mail – kunt automatiseren via Microsoft Flow. ‘Na deze workshop ben je in staat om je eerste app te maken en heb je dus je eerste stap gezet om een (eigen) bedrijfsproces te automatiseren’, aldus Unica.
Tot slot is er de workshop ‘Werk samen in Teams in 30 minuten’ van adoptieconsultantant Elise van den Bosch. Daarin leer je een nieuwe manier van samenwerken aan, vertelt Wouter Kessener. Teams is een complete oplossing voor chatten, online vergaderen en het delen van informatie en voeren van discussies. Doordat alle conversaties en bestanden in Teams staan, zijn ze gemakkelijker vindbaar en wordt je e-mailgebruik verminderd, waardoor de kosten voor je e-mail database en back-up lager zijn. Externe deelnemers uitnodigen in je team is geen enkel probleem.
Omdat Microsoft Teams onderdeel is van de Office365 suite is het mogelijk om binnen Teams (gezamenlijk) aan Word, Excel en PowerPoint bestanden te werken.
Voor bijvoorbeeld verschillende klantprojecten of werkgroepen waarbij je betrokken bent kun je in Teams een teamsite aanmaken, legt zij uit. ‘Het voordeel is dat je hierin tegelijkertijd kunt werken, vanuit verschillende locaties, je hoeft niet meer te wachten tot iemand klaar is, het is centraal opgeslagen. Je kunt ook een discussie starten over een bepaald bestand.’
Wat je voorheen per mail deed, kun je nu in Teams doen, zodat alle teamleden op de hoogte worden gehouden.’
En iedereen kan automatiseren leren zonder kennis van ict? ‘Ja, door het in elkaar klikken van bepaalde onderdelen, kun je het zelf leren. Je hoeft geen html te kennen of te coderen. Als je met een computer kunt werken, kun je dit ook.’
Wil jij dit evenement bijwonen, klik dan hier.
